Dokumentasjon av balansen
Beskrivelse av: Avstemming, Dokumentasjon av balansen
Dokumentasjon av balansen er en oppstilling av allerede bokførte opplysninger, og er ikke i seg selv grunnlag for bokføring. Virksomhetens avstemming av alle balansekonti i regnskapet bekrefter fullstendighet, nøyaktighet og realitet av postene.
Med balansekonti menes for eksempel:
For hver måned og ved årets slutt skal virksomheten foreta avstemminger og spesifiseringer av regnskapsførte tall som benyttes ved rapportering til statsregnskapet, intern styring og rapportering til overordnet departement. Avstemmingene og spesifiseringene skal omfatte alle balansekonti, herunder interimskonti. Videre skal det foreligge kommentarer til eldre, uidentifiserte poster.
En avstemming innebærer å kontrollere at motsvarende poster eller summer stemmer overens med det som er bokført i regnskapet. Brukes for eksempel til å kontrollere kontoutskrift fra banken mot bokføring på den aktuelle kontoen i regnskapet. Andre eksempel er
- avstemming av kunde og leverandørreskontro mot konto i kontospesifikasjon
- avstemming av registrerte opplysninger i lønnssystemet mot bokførte opplysninger i regnskapssystemet
Avstemmingsarbeidet kan for eksempel avdekke uidentifiserte poster. Dette er poster det ikke er mulig å relatere til en spesifikk konto eller post i regnskapet. Eksempler på uidentifiserte poster:
- Det kan være at virksomheten ikke finner ut hvem som har foretatt en innbetaling, slik at det blir umulig å utligne et tidligere krav.
- En kontantinnbetaling hvor det ikke er mulig å finne hvem det er til, hvor det kommer fra, eller hva det gjelder.
- Virksomheten klarer ikke å identifisere hvilken inntektskonto som innbetalingene skal føres på.
For å sikre videre oppfølging av uidentifiserte poster er det viktig at virksomheten lager en kommentar som forklarer hva som er gjort av tiltak for å identifisere innbetalingen, se også innbetalinger uidentifiserte.
Den som utfører avstemminger skal signere og datere for utført arbeid på det dokumentasjonsmateriale som oppbevares. Avhengig av virksomhetens kompleksitet og størrelse, skal det vurderes behov for å etablere rutiner med at en annen person signerer for ettersyn av avstemmingene eller spesifiseringene.
Avstemminger kan gjøres
- manuelt ved uttrekk av rapporter fra virksomhetens økonomisystem, og der rapportene avstemmes mot annen dokumentasjon (jf. avstemming av arbeidskonto i bank)
- elektronisk ved at opplysninger fra økonomisystemet avstemmes mot opplysinger fra andre systemer
Vanligvis utføres avstemmingene manuelt, men dersom avstemmingene gjøres elektronisk og oppbevares elektronisk bør det legges til rette for at signering og datering skjer i systemet.
Ved utarbeidelse av regnskap ved årets slutt skal det foreligge dokumentasjon for alle balansekonti. Dette innebærer også at hver balansekonto skal avstemmes, med mulighet for å kontrollere den aktuelle dokumentasjonen. Oversikten nedenfor angir typiske bekreftelser for å dokumentere balansekontoene og avstemming av disse:
Eksterne bekreftelser
Saldo på arbeidskonto i bank og oppgjørskonto i Norges Bank dokumenteres med kontoutdrag eller årsoppgave fra banken. Børsnoterte aksjer og andre noterte verdipapirer dokumenteres med oppgaver fra verdipapirregisteret i Verdipapirsentralen eller lignende.
Opptelling av fysisk beholdning
Konto for kasse dokumenteres med bekreftelse på opptalt kontantbeholdning, se kasseoppgjør.
Varelager eller oversikt over eiendeler dokumenteres med opptellingslister. Dokumentasjon bør inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum og verdi for hver enkelt vare, samt en summeringskolonne for de spesifiserte verdiene.
Annen dokumentasjon
Kundefordringer/leverandørgjeld dokumenteres med saldolister fra kunde-/leverandørregisteret mot motkonto. Dersom virksomheten har merverdiavgiftspliktig omsetning, dokumenteres skyldig merverdiavgift avstemming mot innsendte oppgaver til skatteetaten.
Relaterte temaområder:
Bokføring
Se også:
Arbeidskonto i bank
Fagforeningstrekk
Forskudd på lønn
Håndkasse
Innbetalingskasse
Interimskonto
Kontoutskrift
Innbetalinger uidentifiserte
Kasseoppgjør
Lønnssystem
Kontospesifikasjon
Kundereskontro (fordringer)
Leverandørreskontro (gjeld)
Lån til ansatte
Oppgjørskonto i Norges Bank
Skattetrekk
Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.5.
Sist oppdatert: 22.08.2005
