Ut å reise?

• NTNUs reisepolicy: Denne sier noe om hvilke avtaler som gjelder, og er viktig å ha god kjennskap til.
• Statens reiseregulativ for reiser innenlands gir retningslinjer for hvilke satser som til enhver tid gjelder for overnatting, kost, kilometergodtgjørelse mv. Vær oppmerksom på at det er eget reiseregulativ for reiser utenlands.

Hvordan bestiller jeg reisen?

Det er viktig å være klar over at det er fremforhandlet egne avtaler for fly, hotell, leiebil mv. Disse avtalene skal benyttes med mindre ikke unntak i statens reiseregulativ eller i NTNUs reisepolicy kommer til anvendelse. Oversikt over NTNUs avtaler finner du i NTNUs reisepolicy. For mer detaljer om den enkelte avtale, klikker du på overskriften på det aktuelle punktet.

NTNU har avtale med eget reisebyrå, VIA Flyspesialisten. Klikkbar lenke finnes på NTNUs reisepolicy. Bestillinger kan gjøres direkte til reisebyrået,- via telefon, fax, e-mail eller internett. Du finner mer informasjon i reisepolicyen.

Bestiller du via internett bruker du til VIA Flyspesialistens kundelounge. På denne siden trenger du passord og brukernavn, og det bestiller du på samme side. Internettbestilling er godt egnet til enkle reiser,- f.eks. Trondheim-Oslo t/r med fly. Gjør du jobben selv, slipper du gebyr på regningen. For mer sammensatte reiser, anbefaler vi å bruke reisebyrået. Da betaler du gebyr i tillegg, men det kan fort lønne seg i tidsbruk eller i en rimeligere løsning enn du selv klarer å finne frem til.

Hvordan betaler jeg for reisen?

Som hovedregel brukes kredittkort til betaling. Hvilket kreditkortselskap NTNU har avtale med, finner du under NTNUs reisepolicy. Gjeldende avtale er med Diners Club Norge AS. Søknadsskjema for Dinerskort får du ved å henvende til de stedene som er angitt i reisepolicyen, eller ved å henvende deg til SVT's personal- og økonomiseksjon.

Når du bruker kortet til å betale reisene dine med, vil NTNU dekke årsavgiften for kortet ditt. Du påfører da årsavgiften på reiseregningen, og legger originalfaktura på avgiften med som bilag. Husk at når NTNU dekker årsavgiften, er du også pliktig til å bruke kredittkortet ditt på tjenestereisene dine så sant dette er mulig.

Kredittkortet er ditt private kort. Regningen skal derfor betales innen den fristen som kredittkortselskapet setter. Dette gjelder selv om du ikke har fått refundert dine reiseutgifter fra NTNU innen forfall. Med kortet er det inntil 50 dagers rentefri kreditt, slik at dette vanligvis ikke er et problem dersom du leverer reiseregning umiddelbart etter reisens slutt.

Hvordan får jeg tilbake de pengene jeg har lagt ut?

Etter at du har avsluttet en tjenestereise, skal reiseregning umiddelbart fylles ut. Vanligvis fyller du reiseregningen ut på PC'n ved hjelp av en elektronisk reiseregning for statens tjenestereiser. Fyller du den likevel ut manuelt, må du bruke blokkbokstaver. Da slipper vi unødige feil.

Alle utgifter som du har krav på å få dekket, påføres reiseregningen. Originalkvitteringer skal legges ved, men enkelte utgifter trenger ikke dokumenteres. I Statens reiseregulativ finner du mer informasjon om dette. Mange synes det er vanskelig å fylle ut statens reiseregning. Særlig de første gangene. NTNU har derfor laget en egen veiledning for utfylling av reiseregningen. Merk at det er laget egne veiledninger for utfylling av reiseregning for faglige tilskuddsreiser og forskertermin. Bruk veiledningene, det vil lette arbeidet med utfyllingen!

Ved noen enheter er det innarbeidet å redusere satsene for kostgodtgjørelse med en % - andel. Det har vært benyttet ulike % - satser for Europa og USA, og for hvor lenge oppholdet har vart. Vi presiserer med dette at kostgodtgjørelse for inn- og utenlandsreiser er hjemlet i særavtale for staten, og skal ikke reduseres av arbeidsgiver med mindre dette ikke er hjemlet i avtaleverket.

Når det kreves kostgodtgjørelse etter det enkelte lands sats, vil en del av kostgodtgjørelsen være skattepliktig. Den blir rapportert inn på lønns- og trekkoppgaven din. Mer om dette finner du her på NTNUs intranettsider. Satsene for kostgodtgjørelse finner du i Statens reiserergulativ.

Får du påspandert måltider under oppholdet, enten av NTNU eller andre (eks. frokost på hotellet, lunsj på konferansen osv) og du krever kostgodtgjørelse for reisen, skal det gjøres fratrekk for de påspanderte måltidene på reiseregningen. Du finner mer informasjon om satsene i utfyllingsveiledningen og under ”Skatt på reiser”

For noen typer reiser er det nødvendig med en annen rutine for å få dekket utleggene tidligere enn ved levering av reiseregning. F.eks. for tjenestereiser av lengre varighet, eller reiser/konferanser som må bestilles lang tid i forveien. For disse tilfellene har NTNU laget egne retningslinjer.

Flere detaljer finner du på NTNUs intranettsider for reiser. Så ønsker vi deg en riktig god reise!