Satser på teamorganisering og prosjekter

Mer teamarbeid og prosjekter på tvers av avdelinger, fakulteter og øvrige enheter vil gjøre Universitetet i Tromsø til en mer effektiv organisasjon. Det mener styringsgruppa som fikk i oppdrag å gå gjennom Universitetets administrasjon, og som nå har levert universitetsstyret en rapport spekket med ulike forslag til forbedringer.

Rapporten vil bli lagt fram for universitetsstyret som orienteringssak 15. november og skal realitetsbehandles 13. desember - i det aller siste møte til det sittende styret.
  Styringsgruppa foreslår blant annet å opprette en prosjektgruppe for studentrekruttering, et forum for studiekonsulenter og et forum for studiekonsulenter og andre involverte som skal være superbrukere på Felles studentsystem. Gruppa foreslår også et eget forum for de som arbeider med forskningsadministrasjon ved Universitetet, en egen gruppe som skal påvirke og endre IT-tjenestene, en felles hjelpesentral for IT-problemer og et forum for å utvikle UiTøs bruk av Internett og andre elektroniske medier.
  - Det har vært et overordnet mål for oss å få til mer samarbeid på kryss og tvers internt. Vi mener det vil bidra til bedre kommunikasjon mellom ulike enheter og ulike nivå, og gjøre Universitetet bedre i stand til å utnytte den kompetansen som fins og gjøre Universitetets administrasjon mer effektiv. Mer samspill mellom enhetene vil også gjøre mange jobber mer spennende, sier assisterende universitetsdirektør Jan Larsen, leder for styringsgruppa.
  Målet for prosjektet var å foreslå tiltak slik at administrasjonen ved Universitetet støtter opp om forskning, undervisning og formidling på en bedre og mer effektiv måte enn i dag. Styringsgruppa mener det som må til er mer samhandling og bedre forståelse for felles arbeidsoppgaver på tvers av nivåer og enheter. Gruppa mener også at oppfølginga av prosjektet må inkludere holdningsskapende arbeid slik at alle ansatte får forståelse for at de ulike arbeidsoppgavene som utføres ved UiTø henger sammen og støtter opp om hverandre for å nå de felles målene som er satt.

Internopplæring står sentralt
Styringsgruppa valgte å sette ned 11 prosjektgrupper som skulle se nærmere på de ulike funksjonene i administrasjonen og komme med forslag til forbedringer. Kartleggingen viser blant annet at Universitetet mangler kompetanse på en rekke viktige områder, blant annet økonomistyring, og økt satsing på intern kompetanseheving er derfor et sentralt tema for de fleste områdene.
  De fleste av prosjektgruppenes forslag ble tatt godt imot av styringsgruppa, og legges nå fram for universitetsstyret. Av enkelttiltak foreslås blant annet å sentralisere arkivfunksjonen, flytte postfunksjonen fra Økonomiavdelinga til Teknisk avdeling, legge ned innstillingsrådene, en ny funksjonsfordeling mellom lokal og sentral IT, innføring av lederevalueringer på alle nivå, styrket personaladministrasjon, medarbeidersamtaler for stipendiater, servicefunksjon for studenter og andre brukere, forbedret forskningsdokumentasjon, kartlegging og styrking av markedsføringskompetanse, en generell kartlegging av kompetansebehov, elektronisk arkiv, utredning av personaldatasystem og utvikling av en kommunikasjonsstrategi. De fleste tiltakene foreslås gjennomført i 2002.
  - Forslagene vil gi merkbare effekter dersom de blir gjennomført, men det vil ikke bli noen revolusjon som endrer administrasjonen til det ugjenkjennelige, kommenterer Larsen.

Ny sentervurdering?
Prosjektgruppa som så nærmere på administrasjonen av forskningen ved UiTø foreslo å legge ned Roald Amundsen senter for arktisk forskning og Senter for miljø og utvikling, og i stedet la de oppgavene disse sentrene utfører bli lagt direkte til Forskningsavdelinga. Samme gruppe foreslå også at Kvinnforsk enten blir lagt direkte under universitetsstyret eller blir etablert som et eget institutt. I dag er alle disse tre sentrene underlagt Forskningsavdelinga. Styringsgruppa ville imidlertid ikke videreføre disse forslagene til styret. I stedet foreslår styringsgruppa at det legges fram en separat sak for styret hvor de ulike senterfunksjonenes framtid og organisering er vurdert både ut fra administrative og universitetspolitiske hensyn.
  Styringsgruppa sier ikke noe om hva det vil koste å realisere de mange forslagene. Selv om tiltakene vil kunne gjøre UiTø mer effektivt og dermed gi besparelser, vil Universitetet i alle fall i første omgang måtte investere mer penger dersom forslagene skal gjennomføres. For eksempel til kurs og opplæring for å øke de ansattes kompetanse.
  - Vårt mandat var å foreslå tiltak som kunne utnytte de ressursene vi har i dag mer effektivt og få en gevinst i form av reduserte kostnader. Vi har ikke sagt noe om kostnader og har heller ikke forespeilet kostnadsreduksjoner. Det er klart at noen av forslagene vil koste penger, for eksempel økt satsing på internopplæring, men over tid mener vi Universitetet i Tromsø vil tjene på å gjennomføre tiltakene vi foreslår, sier Larsen.

Ingen omorganisering av Sentraladministrasjonen
Styringsgruppa hadde også i oppdrag å vurdere avdelingsinndelingen i Sentraladministrasjonen og eventuelt foreslå endringer. Underveis i prosjektet har imidlertid styringsgruppa sett at det var uheldig å se Sentraladministrasjonen for seg, og har derfor kommet med forslag som ser den samlede administrasjonen og Sentraladministrasjonen under ett. Styringsgruppa mener den ikke har grunnlag for å komme med forslag til omstrukturering av avdelingene i Sentraladministrasjonen, og tilrår at de forslagene gruppa har kommet med - og som også involverer Sentraladministrasjonen i stor grad - blir gjennomført og evaluert før det eventuelt blir gjort omfattende omorganiseringer av avdelingene i Sentraladministrasjonen.
  Prosjektet om administrasjonsgjennomgangen ble vedtatt av universitetsstyret i november i fjor, og startet opp i februar i år. De som har vært med i styringsgruppa i tillegg til Jan Larsen er Kirsti Andersen, fakultetsdirektør ved Med.fak., Trude Haugli, førsteamanuensis ved Jur.fak., Knut Heen, prorektor ved NFH, Stig T. Johnsen, studentrepresentant, Eirik Liland, fakultetsdirektør ved Hum.fak., Egil-Børge Mikalsen, hovedtillitsvalgt i Forskerforbundet, Randi Olsen, hovedtillitsvalgt for 2fo, Kjell Arne Røvik, professor ved SV-fak., Morten Thoresen, informasjonsdirektør, Bjørn Solheim, prodekan ved Mat.-nat.fak., Coby Weber, leder for NTL - 93 og Solveig Wiesener, personaldirektør.

Rapporten fra administrasjonsgjennomgangen kan leses på prosjektets hjemmesider: http://www.adm.uit.no/admpro/

Tromsøflaket har skrevet om administrasjonsgjennomgangen og bakgrunnen for prosjektet i tidligere.