Hvordan redigere og publisere sakskart og protokoller?

[Generelt om webredigering] [Opprette og redigere sakskart] [Lage protokoll] [Opprette og redigere innholdsfortegnelse] [Vedlegg og PDF] [Generelle tips/kommentarer]

Generelt om webredigering

For å redigere dokumenter starter du med å finne fram til riktig sted på web, f.eks. http://www.admin.uio.no/kollegiet/moter/ og klikke på "administrer dette dokumentet" nederst i høyre hjørne.

Før du starter med å redigere sakskart og protokoller anbefaler vi deg å lese gjennom veiledningene som beskriver hvordan du via nettleseren edigerer dokumenter, administrerer mapper, dokumenter, rettigheter mm:

• Vortex hjelp
• Webredigering av XML-dokumenter i Vortex
• Administrasjon av webdokumenter

Opprette og redigere sakskart

For å opprette et nytt sakskart må du

• Administrere mappen du ønsker at sakskartet skal ligge i
  
• Velge "Nytt dokument" oppe til høyre på i flappen "Innhold i mappen".
  
  
  
• Velg sakskart.xml i listen over dokumenttyper. Gi dokumentet et passende navn, eks sakskart-241205.xml (skal alltid slutte med '.xml'). Hvis "sakskart.xml" ikke finnes i listen, ta kontakt med vortex-hjelp@usit.uio.no
  
  

Sakskartet redigeres via nettleseren på samme måte som for andre dokumenttyper i Vortex, med noen spesialtilpasninger for sakskart:

• Når du klikker på "rediger" etter tittel-informasjonen får du fram egne felter du kan fylle ut:
  
  
  
  
• Du setter inn en ny sak ved å klikke på "ny sak"
  

Lage protokoll

Når du er ferdig med sakskartet lager du en protokoll ved å klikke på "lag protokoll":

Opprette og redigere innholdsfortegnelse

For å gi en oversiktlig innholdsfortegnelse for dokumentene oppretter du en index-fil (index.html) i de aktuelle mappene. Disse kan redigeres via nettleser (med Kupu) og med html-editorer.

Den raskeste måten i dette tilfellet er antakelig å bruke Kupu. Se egen brukerveiledning for Kupu. En html-editor som er støttet ved UiO og som kan brukes mot Vortex er Nvu. Se egen brukerveiledning for Nvu.

Vedlegg og PDF

Vedlegg/sakspapirer bør ligge sammen med sakskart og protokoller, enten i samme mappe eller i undermapper dersom det er et stort antall vedlegg.

Vedleggene plasseres i mappene ved å bruke "Last opp fil" i Vortex eller via "Mine nettverksteder/windows utforsker", se brukerveiledning for Mine nettverksteder.

Vi anbefaler at dokumentene gjøres tilgjengelig i PDF-format. Dokumenter som allerede finnes elektronisk kan du konvertere til PDF med Adobe Acrobat. Disse vil automatisk bli søkbare via web.

Dokumenter som kun finnes på papir må scannes inn. For at de skal bli søkbare må du i tillegg åpne de i adobe acrobat og bruke en av funksjonene der for å knytte "metadata" til dokumentene. NB! Søkeresultatene vil ikke bli like treffsikre som når dokumentene konverteres fra de som allerede finnes eletronisk.

Se egen brukerveiledning for Word til PDF med Adobe Acrobat på terminalserver. Vi anbefaler at du installerer programvaren lokalt på din maskin, da kan du se bort fra beskrivelsen av hvordan du logger inn/ut på terminalserveren.

Generelle tips/kommentarer

• NB! Viktig å unngå æøå og blank tegn i filnavn.
• Valget "Lag protokoll" genererer en fil med filnavnet "protokoll.xml". Dvs at hvis du velger "Lag protokoll" flere ganger vil det komme en melding om at dokumentet finnes fra før. Da kan du enten redigere videre på det som allerede finnes eller slette/omdøpe det og lage ny protokoll.
• Dersom originaldokumentet finnes elektronisk bør du konvertere til PDF. Dersom det kun finnes på papirt bør du scanne det inn og legge på "metadata" for å gjøre det søkbart.

---

Redaksjon: XML-gruppen, saus-xml@usit.uio.no
Forfatter: Astrid Jenssen
Dokument opprettet: 15.12.2005, endret: 15.05.2006Administrer dette dokumentet