Sensorer og kommisjoner

Frå UAWiki

For å kunne registrere sensur på emner må det oppnevnes sensorer samt eksamenskommisjoner må opprettes. En sensor er å oppfatte som en fagperson og kan registreres/opprettes i bildet Fagperson under Person- menyen. Her kan man registrere en person, samt å knytte ham eller henne til et sted/institutt.

Når dette er gjort kan man i neste omgang definere personen som en sensor ved et gitt sted/institutt. Dette kan gjøres i Bildet Sensoroppnevning (modulen Forberede Eksamen, Bilder/Sensor/kommisjon)

Merk at det er mulig å oppnevne en fagperson for lengre tidsperioder frem i tid. I tilfeller hvor institutter benytter seg av de samme eksterne og/eller interne sensorer kan det da være en fordel å oppnevne slike som sensorer langt frem i tid, slik at en slipper å gjøre dette hvert semester eller hvert år. Det er også mulig å hente ut liste over oppnevnte sensorer ved et sted for en gitt periode. Dette kan gjøres ved å bruke rapporten FS.501.001 Oppnevnte sensorer (modulen Forberede Eksamen, Rapporter/Sensor/kommisjon)

Når sensorer er oppnevnt kan definere kommisjoner med sensorer for en bestemt eksamen i et emne. Dette gjøres i bildet Kommisjoner med sensorer (modulen Forberede Eksamen, Bilder/Sensor/kommisjon)

Her kan man definere en eller flere kommisjoner for en eksamen på et emne i en bestemt eksamenstermin. Ved å hake av for ”automatisk fordeling” sørger en for at eksamenskandidatene automatisk blir fordelt på denne og evt andre kommisjoner. En kan også sette totalantall for oppgaver per kommisjon, Effektivt sett er dette antall eksamenskandidater som skal knyttes til denne kommisjonen. Det er også mulig å knytte kommisjonen til studenter som er i et studiekull på et bestemt studieprogram, slik at kommisjonen kun vil gjelde for bestemte studieprogramstudenter. Merk at sensorene er lagt inn i underbildet, og det er her mulig å definere sensorene som henholdsvis eksterne eller interne sensorer. I visse tilfeller opprettes det ved UiB kommisjoner uten at en direkte knytter fagpersoner/sensorer til kommisjonen på denne måten. Dette skyldes at for eksempel ikke har tilstrekkelige persondata om fagpersonen, og han eller hun er dermed ikke lagt inn i FS som person. I slike tilfeller kan man allikevel definere kommisjoner uten tilknyttede fagpersoner. En kan da forsøksvis navngi kommisjonen med etternavnene til fagpersonene som skal være sensorer i kommisjonen, slik dette er indikert i bildet over. Det å ikke knytte fagpersoner/sensorer direkte til kommisjonen har den ulempen at annen funksjonalitet i FS, slik som avlønning av sensorer og lignende blir umulig. Studentene som er på et emne kan i neste omgang fordeles på disse kommisjonene ved at en kjører rutinen FS.551.001 Kommisjonsfordeling (Eksamensmodulen, under Rutiner). Denne rutinen kan enten kjøres for enkeltemner eller for alle emner som er knyttet til et gitt sted (fakultet eller institutt osv)

OBS: Det er per dags dato en mulig feilsituasjon i FS i forbindelse med kommisjoner som er viktig å merke seg. Som allerede nevnt er det mulig å definere antall oppgaver for en kommisjon på et emne. Si at det er 100 studenter på et emne, og det opprettes fire kommisjoner, som alle får satt 24 som det maksimale antall oppgaver i kommisjonen. I slike tilfeller vil det ved senere (automatisk) fordeling av eksamenskandidater på kommisjoner være slik at fire kandidater ikke blir knyttet til noen kommisjon, som selvsagt er svært uheldig. Dette er noe som det jobbes med å få en endring på, men det er per dags dato et problem. Det er derfor viktig å sjekke antall eksamensmeldte kandidater på emnet og beregne antall oppgaver per kommisjon på basis av dette tallet. Eventuelt kan man også sørge for at en av kommisjonene har fått definert ”for mange” oppgaver tilknyttet seg, slik at en unngår å få kandidater uten kommisjontilknytning. Dette vil bli endret i en kommende versjon av FS, slik at et varsel om antall studenter som ikke er blitt kommisjonsfordelt vil bli gitt i rutinen som kommisjonsfordeler studentene.