Møtebok 3/05 - 21. april 2005 (s-sak 21 - 25/2005)

21.04.2005

15:30

18:30

Elisabeth Lampes hus, møterom 6. et.

Per Lilleengen, Unni Knutstad, Marit Spurkland, Mons Oppedal, Morten Reksten, Geir Syversen, Anne Marte Klubbenes, Mona Sandbæk møtte for Irene Dahl Andersen, Mats Eriksson, Knut Fægri, Lene Løken

I tillegg til Mona Sandbæk (møtende for Irene Dahl Andersen) deltok varamedlemmene Merete Maberg og Ragnar Audunson på styreseminaret forut for styremøtet.

Fra administrasjonen: Åsulv Frøysnes, Else Bjørnæs, Kari Aamli,
Anne Berit Faaberg

Irene Dahl Andersen hadde meldt forfall.

Anne Berit Faaberg

Det var ingen merknader til innkalling eller dagsorden.

• STYRESEMINAR

  Før styremøtet ble det avviklet et seminar for styrets medlemmer og varamedlemmer om videre strategiutvikling i lys av tilbakemeldinger i etatstyringsmøte med UFD 31. mars. I samråd med rektor hadde høgskoledirektøren lagt fram et notat til seminaret om hvordan tiltak fra HiOs side kunne iverksettes for å følge opp UFDs krav til HiO.

  Rektor refererte fra etatstyringsmøtet, jf også utsendt meldingssak med omtale fra HiO-veven, og gjorde rede for de tilbakemeldinger HiO hadde fått, og hvilke krav som nå stilles til HiO fra UFDs side. HiO fikk bl.a. god tilbakemelding for styrkede tiltak innen internasjonalisering – noe som var et ankepunkt i møtet ett år tidligere. På forskningsområdet fikk også HiO positiv tilbakemelding om satsingen på integrerte forskningsprogrammer og oppbyggingen som skjer her, men man ønsket mer fokus på skolerettet forskning. Det vil også bli mer vekt på publisering. Likeledes var UFD svært fornøyd med HiOs etablering av doktorgradsprogram ved SPS. Samtidig signaliserte UFD denne gangen at man ønsket at HiO skal fortsette som en profesjonshøgskole, med ambisjoner på vegne av profesjonsutdanningene, slik doktor­gradsprogrammet legger opp til. HiOs satsing på førstelektorprogram fikk også positiv tilbakemelding.  

  UFD etterlyste mer aktiviteter på lærerutdanningssiden, og etterlyste spesielt HiOs satsing innen ”Kunnskaps­løftet”. Det var tydelige krav til HiOs lærerutdanning om å satse på videreutvikling innen språk og realfag. HiOs og lærerutdanningens samvirke med omverdenen og skoleverket burde klart styrkes, i følge UFD. I tillegg var UFD opptatt av kvalitetssikringssystemet, rekruttering av menn til lærerutdanningen og rekruttering av minoritetsstudenter.

  UFD stiller krav til HiO om å redusere utdanningsaktiviteten med 185 studieplasser slik det er lagt opp til i statsbudsjettet, jf kuttet på 4000 studieplasser for hele sektoren. Kvalitetsreformen skulle ikke føre til økning i studieplasser. Høgskoledirektøren redegjorde for hvilke grep HiOs ledelse nå legger opp til for å imøtekomme UFDs krav, jf utsendt notat. Han påpekte også at halvparten av HiOs vekst har kommet som en direkte følge av kvalitetsreformen: Studiegjennomføringen er bedret for mange grupper studenter. Kvalitetsreformen har altså hatt ønsket effekt, men studiepoengproduksjonen er dermed – paradoksalt nok – blitt for stor. Denne utviklingen ser man også ved UiO. HiO og UiO har omtrent nøyaktig samme økning. Paralellt har HiO drevet effektivisering innen fagporteføljen bl.a. med utvikling av nye studieløp. Dette er fra HiOs side ansett som en viktig og ønsket aktivitet for å drive fornyelse og faglig utvikling. Så er det pålagt reduksjon i studieplasser fra UFDs side, men det er ikke anvist hvor det bør kuttes. Å kutte nye studieløp som fagmiljøene har slitt mye med å få realisert vil være en demotiv­erende linje å velge. I mange sammenhenger representerer dette viktig nyutvikling som fagmiljøene har vært opptatt av i lang tid. HiO har også hatt en aktiv linje i forhold til sektorens åpne opptak til høgre utdanning, ved at man har valgt en offensiv linje for å fylle studieplassene. Dette har også gitt positive resultater for HiO. Til sammen gir dette god uttelling, for god vil da enkelte mene, og pålegget om redusert aktivitet må nå følges opp. Ledelsen ved HiO legger derfor fram et forslag til ”kuttliste”. Her er det tatt utgangspunkt i faktiske forhold ved utdanningene, som mangel på lærerkrefter, mangel på lokaler og det konkrete behovet ute i arbeidsmarkedet. Om styret gir tilslutning til denne linjen, vil ledelsen videreføre de påbegynte drøftingene med avdelingene etter dette opplegget. Sak vil deretter bli lagt fram for styret til beslutning i neste møte, 2. juni.

  Fra styret var det tilslutning til tiltakene som var foreslått i det utsendte notatet. Styret var samstemmige om at UFDs pålegg måtte følges opp, men flere stilte seg undrende til tilbakemeldingen. Kvalitets­re­formen og en ny økonmimodell for sektoren har sammen bidratt til den utviklingen man nå ser. At institusjonene aktivt har tatt i bruk de virkemidler som er stilt til disposisjon innen en insentivmodell som det nye finansieringssystemet vitterlig er, burde være ventet. At man da ønsker å sette bremsene på, og redusere studiepoengsproduksjonen, er ikke bra som signal overfor institusjoner og fagmiljøer. Man endrer da forutsetningene i modellen for sektoren underveis. Imidlertid må styringssignalene fra overordnet myndighet følges, selv om man prinsipielt sett mener det er klart negative signaler ved dette. HiO skal følge opp, men de faktiske kuttene i kapasiteten skal være synlige, slik at det er en åpen linje rundt dette internt i HiO, mente styret.

  Rektor oppsummerte  med å konstatere oppslutning om tiltakene som er lagt fram i notat overfor styret, og at konkret sak om dette vil bli fremmet til neste styremøte.

• Dagsorden

  S-sak 21/2005             Meldinger til styret

  S-sak 22/2005              Senter for profesjonsstudier (SPS) - Årsmelding for 2003 og 2004 – Årsplan for 2005 (Jnr. 03/2569)

  S-sak 23/2005              Godkjenning av utlysingstekst – professor i profesjonsstudier ved SPS (Jnr. 05/1044)

  S-sak 24/2005              Godkjenning av strategiplan for Pedagogisk utviklingssenter (PUS) 2005 - 2007 (Jnr. 05/984)

  S-sak 25/2005             Styrets årsberetning for 2004 (Jnr. 04/2171). Riksrevisjonens kommentarer til årsavslutningsrevisjon av regnskapsåret 2004

• S-sak 21/2005

  Meldinger til styret

  a)         Møtebok fra styremøtet 10. mars

  b)        Ny lov om universiteter og høgskoler - Brev fra UFD datert 11. mars og 5. april 2005

  c)         Etatstyringsmøte med UFD 31. mars – Orientering i møtet samt omtale fra HiO-veven

  d)        Omrokering av areal og virksomhet på Frydenlundområdet - Orientering i møtet

  e)         Utdrag fra St.meld. nr. 20 (2004-2005) - Vilje til forskning (Utdelt i møtet)

  f)          Samordnet studentservice – Omtale fra HiO-veven om planer for Pilestr. 46, 1.et.

  g)         Planer for styreseminar 12. - 13. september - Orientering/drøfting i møtet

  h)        Foreløpig saksplan

  i)           Andre meldinger

  Til punkt c)      Etatstyringsmøte med UFD 31. mars  

  Referat herfra er gjengitt ovenfor i avsnitt om styreseminaret.

  Til punkt d)      Omrokering av areal og virksomhet på Frydenlundområdet  

  Høgskoledirektøren orienterte. Administrasjonen har arbeidet videre med saken ut fra styrets føringer fra forrige styremøte. Det har vært avholdt nye møter i arbeidsgruppa, nå også med deltakelse fra rektoratet og dekanene. Det er alminnelig tilslutning til hovedprinsippene i saken, inklusive å bidra til en bedre arbeids­situasjon for studentene på Frydenlund. Når man kommer til konkrete grep for å få dette til, stopper det imidlertid opp. Det er nå blitt enighet om å utrede et tilleggsforslag, der avdelingene konsentreres om bygg: Avd. JBI til P 52, Avd. LU til P 48 og Avd. HF i P 50 og P 44, og med en del felles auditorier/under­visningsrom i tillegg. Det er enighet om å utrede dette alternativet, selv om dette betyr større omflyttinger enn etter den første planen. Administrasjonen regner med å kunne legge fram et forslag i løpet av mai, som deretter sendes ut på høring. Konkret sak er tenkt lagt fram for styret i oktober. Iverksettelse vil imidlertid være vanskelig å få til før i 2006, siden flyttinger/ombygginger stort sett helst kan skje om sommeren.

  Rektor konstaterte at styrets signaler er fulgt, og at det er gjort et godt arbeid med saken, selv om styret må avvente en konkret sak til avgjørelse i noen måneder.

  Til punkt g)      Styreseminar 12.- 13. september

  Rektor varslet at dette seminaret kan bli lagt til Paris, gitt at flere institusjoner nylig har hatt vellykkede ekskursjoner hit med møter med UNESCO samt med den internasjonale sammenslutningen for universiteter, der HiO er medlem. Seminarprogrammet er tettpakket allerede, og det kan derfor bli aktuelt med en samling allerede søndag ettermiddag/kveld. De fleste av styrets medlemmer kunne delta også på en slik samling. Rektor og administrasjon arbeider videre med konkrete planer ut fra dette.

  Til punkt i)       Andre meldinger 

  Fra studentenes side var det fremmet spørsmål om det kan iverksettes kurs. el.l. for å sikre at nye studenter faktisk får og setter seg inn i informasjonen de bør ha som studenter. Utfordringen består i å nå fram til alle nye studenter med den mest relevante informasjonen. Erfaringen er at dette er svært ulikt fra avdeling til avdeling.

  Rektor viste til at det kommende studentsenteret i P 46 fra høsten av er ett grep for bedre å tilrettelegge for informasjon og oppfølging overfor studentene, og å gjøre generell studentinformasjon og student­service mer tilgjengelig ett sted på høgskoleområdet. Mye er ellers gjort, og det er viktig å ikke frata den enkelte student ansvaret for selv å sette seg inn i viktig informasjon man bør være kjent med, og som er tilgjengelig en rekke steder (skriftlig, på nettsider osv.). Han ville imidlertid ta saken opp med Studentparlamentet, og melde tilbake om utfallet på et senere tidspunkt.

• S-sak 22/2005

  Senter for profesjonsstudier (SPS) - Årsmelding for 2003 og 2004 – Årsplan for 2005 (Jnr. 03/2569)

  Fra Senter for profesjonsstudier (SPS) er det lagt fram årsmeldinger for 2003 og 2004, samt årsplan for 2005. Senterleder Lars Inge Terum var tilstede og besvarte utfyllende spørsmål fra styret.

  Rektor viste til sine erfaringer i samarbeidet med SPS, og pekte på at senteret handler aktivt innen de rammer og signaler som er gitt fra styret. Arbeidet gir positive resulateter og stor aktivitet: Produksjonen er imponerende. Doktorgradsprogrammet er akkreditert og starter opp i høst. Dette er eneste doktorgradsprogram i sitt slag i Europa. StudData er nylig videreført for flere år med eksterne midler, slik at dette unike prosjektet kan fortsette. SPS innfrir i høy grad de forventninger som er stilt til senteret, og er også i ferd med å skaffe seg internasjonale samarbeidspartnere.

  Tilbakemeldingene fra styret var utelukkende positive til aktiviteten og planene som er presentert. Det var ellers spørsmål til ny strategiplan for senteret, og Terum bekreftet at en sak om dette vil komme til styret i løpet av året. Det var videre spørsmål til hvordan samarbeidet med avdelingene realiseres. Terum viste til at dette stort sett skjer gjennom samarbeid om konkrete prosjekter, jf. bl.a. doktorgradspro­gram­­met der 4 ulike mastermiljøer tar del. Samarbeidet kunne nok vært eksemplifisert noe mer i saken.

  Rektor avsluttet med å stadfeste styrets tydelige anerkjennelse til SPS´ planer og aktiviteter, og styret gjorde enstemmig vedtak i samsvar med administrasjonens tilråding: 

  ”Styret tar Årsmelding 2003 og 2004 og Årsplan 2005 for Senter for profesjonsstudier til etterretning.”

• S-sak 23/2005

  Godkjenning av utlysingstekst – professor i profesjonsstudier ved SPS (Jnr. 05/1044)

  Stillingen ble opprettet ved behandlingen av budsjettforslaget for 2005, jf S-sak 22/2004. Det er foretatt midlertidig tilsetting i stillingen fram til 31. juli 2006 i påvente av utlysing og fast tilsetting.

  Styret gjorde enstemmig vedtak i samsvar med administrasjonens tilråding: 

  ”Styret for Høgskolen i Oslo godkjenner utlysingstekst for stilling som professor i profesjonsstudier ved SPS.”

• S-sak 24/2005

  Godkjenning av strategiplan for Pedagogisk utviklingssenter (PUS) 2005 -  2007 (Jnr. 05/984)

  Fra Pedagogisk utviklingssenter (PUS) er det lagt fram forslag til strategiplan for perioden 2005-2007. Senterleder Jon Frode Blichfeldt var til stede, og rektor presenterte ham som ny senterleder overfor styret. Blichfeldt tiltrådte stillingen sist høst.

  Rektor viste til PUS´aktiviteter, jf evalueringen som ble sluttbehandlet i 2004. Den foreliggende planen er lagt fram i tråd med intensjonene etter styrets behandling av den eksterne evalueringen. Han krediterte ellers senteret med en nylig gjennomført nasjonal - og godt besøkt - konferanse om førstelektor­kvalifisering.

  Fra styret var det en del kommentarer til planutkastet – og mer til form enn til innhold: Planen er på tre ulike nivåer og formen er noe avvikende i forhold til en tradisjonelt formulert strategiplan, der konkrete og realiserbare mål er beskrevet. Ut fra den foreliggende planen kan det synes vanskelig å kunne etterprøve om konkrete mål blir oppnådd. Det er formuleringer i planen, bl.a. om kurset i høgskolepedagogikk, som bør justeres for ikke å virke misvisende.

  Høgskoledirektøren bekreftet at planen nok har mer form av arbeidsplan enn av en tradisjonell strategiplan. Han anbefalte styret å gi tilslutning til planens innhold, men stadfestet at planen burde tilpasses en mer tradisjonell strategiplanmal i fortsettelsen.

  Rektor oppsummerte med å vise til evalueringen av senteret og den positive oppslutningen om senterets aktiviteter, men at selve planens form bør vurderes noe nærmere.

  Styret gjorde enstemmig vedtak i samsvar med administrasjonens tilråding: 

  ”Styret for Høgskolen i Oslo godkjenner strategiplan for Pedagogisk utviklingssenter 2005 – 2007, med de merknader som framkom under styrets behandling av planen.”

• S-sak 25/2005

  Styrets årsberetning for 2004 (Jnr. 04/2171)Riksrevisjonens kommentarer til årsavslutningsrevisjon av regnskapsåret 2004

  Til denne saken var det gjort avtale om det årlige møtet mellom Riksrevisjonen og styret, i samsvar med den nye ordningen som er innført for dette. Riksrevisjonen skal ha årlig møte med styret når årsregnskap og årsberetning behandles. Fra Riksrevisjonen møtte ekspedisjonssjef Jens Gunvaldsen og stedlig revisor Tove Bjørg Martinsen.

  Styret behandlet først forslaget til årsberetning: Det ble pekt på at årsberetningen burde gjennomgås mht. korrektur, men ellers var det kun ett innholdsmessig forhold som ble korrigert: Det ble pekt på at under avsnittet om internasjonalisering synes det som om vi underkommuniserer det faktum at det nedlegges et betydelig arbeid med å hente studenter inn til HiO. Dette bør komme tydeligere fram. Ut over dette hadde ikke styret forslag til endringer i årsberetningen.

  Riksrevisjonen fikk deretter ordet til sin gjennomgang: Ekspedisjonssjef Gunvaldsen konstaterte at årsregnskapet allerede var behandlet av styret i forrige møte, noe som var utradisjonelt i henhold til ny saksgang. Årsregnskapet burde vært behandlet sammen med årsberetningen og revisjonsberetningen, og styret skulle være kjent med revisjons­beretningen før godkjenning av egen årsberetning, i tilfelle det var tilbakemeldinger fra Riksrevisjonen som burde behandles og omtales her. Imidlertid var HiO på forhånd gjort kjent med revisors konklu­sjoner -  at HiOs årsregnskap for 2004 er godkjent og at man vil få et avsluttende revisjonsbrev uten merknad  - og dermed gir ikke dette resultatet grunnlag for endringer i saksgangen dette året. Møtet skal ellers normalt være lukket når Riksrevisjonen møter styret og gir sine tilbakemeldinger, jf prinsippet om utsatt offentlighet som gjelder til Riksrevisjonen har avgitt sine tilbakemeldinger til Stortinget.

  Gunvaldsen presiserte videre at man nå ikke bare vektlegger regnskapsdata, men også resultatdata, og dette er viktig å være oppmerksom på i fortsettelsen. Mål, risiko og risikohåndtering er forhold styret og ledelsen ved institusjonen skal ha fokus på, og der Riksrevisjonen vil sjekke ut status i ettertid. Han la tydelig vekt på kvalitetssikring av tall og data. Det er et vanlig funn at dette ikke alltid er godt nok. Han la til at Riksrevisjonen også ser på hvordan UFD utøver sin etatstyring overfor institusjonene, jf referatet fra møtet som HiO nylig har hatt med UFD.

  Revisor Tove Bjørg Martinsen fikk deretter ordet til presentasjon av revisjonen av HiOs regnskap for 2004: Tre forhold er spesielt gjennomgått i 2004: Utestående fordringer, innkjøp av varer og tjenester og årsavslutning. Avd. LU hadde mye utestående fordringer pr. 2. tertial, men etter brev til HiO om dette ble fordringer krevd inn, slik at dette var på et akseptabelt nivå ved årsskiftet. Innkjøpsrutinene ved HiO er funnet å være gode. HiO ble bl.a. innklaget for klagenemnda for offentlige anskaffelser (vedr. kjøp av trykkeritjenester), men kjennelsen hefra stadfestet at HiO ikke hadde brutt regelverket. Fra regnskaps­avslutningen ble ett forhold påpekt: HiO har tidligere regnet 3,5 mill.kr. som utestående fordring i forbindelse med overgangen til nytt regnskapssystem, begrunnet i periodiseringsproblemer mv. Kravet er rettet til UFD, som har avslått dette. HiO burde derfor ha korrigert denne fordringen i årsregnskapet for 2004 før dette ble avsluttet, og lagt beløpet til i underskuddet for 2004. Det regner man med blir korrigert. Forholdet er ikke av en slik art at det har gitt merknader til regnskapet. Martinsen avsluttet med å stadfeste at dokumentasjonen til revisor har vært tilfredsstillende og at årsregnskapet gir et korrekt bilde av virksomheten. HiO får dermed avsluttende revisjonsbrev for 2004 uten merknader.

  Rektor takket Riksrevisjonens representanter, og konstaterte deretter at det er et profesjonelt arbeid fra administra­sjonens og spesielt Økonomiseksjonens side som ligger til grunn for at HiO kan få en slik tilbakemelding fra Riksrevisjonens side.

  Styrets enstemmig vedtak ble som følger: 

  ”Styret avgir sin årsberetning for 2004 i samsvar med administrasjonens forslag, med de merknader som framkom i styrets behandling av saken.”

   

  Oslo 3. mai 2005

  Per Lilleengen, rektor   

  Åsulv Frøysnes, høgskoledirektør