Oppretting av sak
I NOARK (NOrsk ARKivstandard) brukes begrepet "sak" om enkeltdokumenter som naturlig hører sammen, og som derfor har samme saksnummer.
I forvaltningen brukes begrepet "sak" om et sammenhengende, administrativt begivenhetsforløp som oppstår på grunn av en henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksomheten selv.
Hvis dokumentet ikke tilhører en eksisterende sak, må ny sak opprettes. Arkivet foreslår arkivkoden, og saksbehandler skal kontrollere denne ved oppretting av nye saker.
Saksbehandler som ønsker å opprette ny sak, må henvende seg til arkivet.
Som hovedregel gjelder at den enhet som starter en sak i DocuLive, skal ha saksansvar og dermed også arkivansvar for saken.
Saker som opprettes i FA skal være komplette i FA . Hvis en avdeling må journalføre i en FA-sak, skal FA ha kopi.
Saker som opprettes på en avdeling, skal være komplette på vedkommende avdeling. Hvis FA må journalføre i en slik sak, skal avdelingen ha kopi.
Unntak gjelder i følgende tilfeller, hvor saksansvaret blir overført fra en avdeling til FA
- Saker hvor beslutningsmyndigheten er lagt til styret
- Saker til styrets klagenemnd
- Saker til tilsettingsutvalg
- Saker hvor ledelsen fremmer en sak for UFD eller andre departement
- Saker som blir gjenstand for sentrale drøftinger/forhandlinger med tjenestemannsorganisasjonene
Saken registreres da som en FA-sak (på saksnivå), men saksbehandler på avdelingen skal registreres som saksansvarlig.
Når saken oversendes FA til viderebehandling, skal kopi av samtlige dokumenter i saken følge med over til FA.
