Oppretting av utvalgssaker
Alle faste utvalg som blir opprettet for en periode på mer enn ett år har som hovedregel to ulike saksnummer:
Hvert kalenderår opprettes faste saksnummer for hvert utvalg. Her legges innkallinger, referat/møtebok og eventuelt møteplan for inneværende år.
Saksforelegg skal alltid journalføres og arkiveres på sakens tema.
Journalnummeret til de enkelte sakene skal være påført den enkelte sak i referatet/protokollen.
Journalnummeret kan også påføres innkallingens saksliste.
Ved nytt valg/ny oppnevning av hele utvalget opprettes ny sak som løper over gjeldende periode for utvalget. Her legges alt om medlemmene: Brev til valgte medlemmer/oppnevningen, korrespondanse med medlemmer vedr. permisjoner, årlig oppnevning av nye studentrepresentanter o.l.
Husk: Legg alltid kryssreferanse til sak på foregående år/funksjonsperiode.
