Tjenestetelefon og andre elektroniske kommunikasjonstjenester
1. DEFINISJON: Hva som anses som elektroniske kommunikasjonstjenester
Med elektroniske kommunikasjonstjenester menes tjenester som helt eller i det vesentlige omfatter formidling av elektronisk kommunikasjon og som normalt ytes mot vederlag, jf. lov om elektronisk kommunikasjon av 04.07.2003 , nr. 83. Dette kan f.eks. gjelde vanlig telefon, mobiltelefon, internettilgang, bredbånd, bredbåndstelefoni o.l.
1.1 Regler for beskatning gjelder likt både for fordeler i form av naturalytelse og i form av utgiftsrefusjon. Det skal leveres originalbilag som dokumentasjon på at utgiftene er pådratt, og det må kunne sannsynliggjøres at arbeidstaker har tjenestelig behov for elektroniske kommunikasjonstjenester. Hvis tjenestelig behov ikke foreligger, beskattes arbeidstaker for hele arbeidsgivers dekning. Se generelle regler for beskatning pkt 3 og 4 og nye regler innen statens ordning, se pkt 2.
2. STATENS ORDNING
Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) har med virkning fra 01.01.2006 endret reglene for fri telefon innen statens ordning. Endringen påvirker ikke den skattemessige behandlingen (pkt 3 og 4) Se Statens personalhåndbok 10.2 – PM 2006-08 .
Elektroniske kommunikasjonstjenester kan etter statens ordning bare tilstås i den grad det er nødvendig av hensyn til arbeidssituasjonen.
Fastsatt øvre beløpsgrenser for dekning av elektronisk kommunikasjon innen statens ordning fastsettes etter en vurdering av virksomheten og/eller den enkelte medarbeiders tjenestlige behov. De nye reglene for fri telefon innen statens ordning gjelder med virkning fra 01.01.2006. (Dette medfører at de gamle grensebeløpene på inntil kr 800 pr. kvartal for en fri telefon og inntil kr 1.600 pr. kvartal for to telefoner ikke gjelder fra 01.01.2006. ) Det skal i stedet foretas en konkret vurdering av hva som kan dekkes, og dette medfører at dekningen kan variere fra virksomhet til virksomhet og fra person til person. De nye reglene er bindende for offentlig ansatte. (Statens ordning er uavhengig av beskatningsreglene, dvs. påvirker ikke den skattemessige behandlingen.)
2.1 NTNUs telefonordning
Ved NTNU dekkes i tillegg til tjenestesamtaler også nøktern privat bruk av telefon. Det er anvisende myndighet på enheten som i hvert enkelt tilfelle avgjør hva som er nøktern bruk, og om den enkelte ansatte skal trekkes i lønn for private samtaler. For privat abonnement vurderes dekning etter fastsatt beløp eller legitimerte tjenestesamtaler.
For NTNU 2006 gjelder L 13/2006 Rutiner for beskatning av tjenestetelefon og andre elektroniske kommunikasjonstjenester
3.1 Definisjon: - Utenfor ordinær arbeidssituasjon
Skatteplikt utløses når arbeidstaker helt eller delvis disponerer arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester utenfor ordinær arbeidssituasjon. Med uttrykket "utenfor ordinær arbeidssituasjon" menes f.eks. at arbeidstaker disponerer ordningen i sin fritid, i perioder med beredskapsvakt eller i andre perioder hvor arbeidstaker må være tilgjengelig for arbeidsgiver på sin fritid eller i andre perioder han ikke er i operativ tjeneste. Tjenestereise anses vanligvis som ordinær arbeidssituasjon. Når tjenestereisen avsluttes ved ankomst til hjemmet, vil man imidlertid være utenfor ordinær arbeidssituasjon.
Arbeidstakere som får dekket elektroniske kommunikasjonstjenester av arbeidsgiver utenom sin ordinære arbeidssituasjon skal fra 2006 beskattes for standardiserte beløp. Det har ingen betydning om det er arbeidstaker eller arbeidsgiver som eier abonnementet/kommunikasjonsordningen. Det har heller ingen betydning hvor mye arbeidstaker benytter ordningen privat og i tjeneste.
Beskatning – Standardbeløp se pkt 4.
3.2 Unntak fra beskatning - Skattefri:
3.2.1 Telefoner som ikke brukes utenom arbeidstiden
Arbeidstaker skal ikke beskattes for telefoner som ikke benyttes utenfor ordinær arbeidssituasjon. Hvis en arbeidsgiver f.eks. har "trådløst kontor" og benytter mobiltelefoner i stedet for fasttelefoner i arbeidstiden, skal arbeidstaker ikke beskattes hvis telefonene legges igjen på arbeidsplassen etter arbeidstidens slutt. Det er arbeidsgiver som er ansvarlig for at dette etterleves og sannsynliggjøres. Det kan f.eks. inntas bestemmelse i arbeidsavtalene om at telefonene kun skal benyttes i arbeidstiden og ikke tas med på fritid, eller det kan innføres systemer med inn- og utkvittering av telefoner ved arbeidstidens slutt og start. Dette er kun eksempler på en form for sannsynliggjøring, og andre kriterier kan også legges til grunn. Det er foreløpig ikke stilt konkrete krav til dokumentasjon av forholdet fra skattemyndighetenes side, men dette kan komme på et senere tidspunkt. Det er arbeidsgiver som må dokumentere/sannsynliggjøre forholdet overfor skattemyndighetene.
Det er alltid arbeidsgiver som har ansvaret for å vurdere bruken av telefonene. Arbeidsgiver skal derfor innberette skattepliktige fordeler i de tilfeller arbeidstaker disponerer telefonen utenom sin ordinære arbeidssituasjon.
3.2.2 Legitimering av tjenestesamtaler
Arbeidstakere som legitimerer tjenestesamtaler/yrkesbruk etter spesifisert originalbilag fra kommunikasjonsleverandøren kan få dekket slike utgifter skattefritt i de tilfeller arbeidsgiver kun dekker legitimerte tjenestesamtaler/yrkesbruk. Arbeidstaker må spesifisere alle tjenestesamtaler/yrkesbruk ved å merke disse samtaler/bruk på en spesifisert samtaleoversikt fra kommunikasjonsleverandøren. Legitimasjonen må inneholde tilstrekkelig informasjon slik at det er åpenbart at utgiften skyldes yrket. Det må for eksempel klart fremkomme hvem som er kontaktet ved oppringt nummer, dato, klokkeslett, kommunikasjonens varighet samt pris på kommunikasjonstjenesten. Andeler av eventuelle faste avgifter kan ikke anses som tjenestelig bruk. Faste avgifter faller i sin helhet på privat bruk.
Hvis arbeidsgiver dekker mer enn legitimerte tjenestesamtaler, f.eks. andeler av privatsamtaler eller faste avgifter, vil skatteplikt etter sjablonreglene utløses, se pkt 4. Arbeidstaker beskattes da for de standardiserte beløp redusert med eventuell egenbetaling. I slike tilfeller har det ingen hensikt å spesifisere tjenestesamtalene fordi sjablonbeskatning likevel vil bli utløst.
4. BESKATNING - STANDARDBELØP (sjablonbeskatning)
Arbeidstakere som har én fri elektronisk kommunikasjonstjeneste utenfor sin ordinære arbeidssituasjon beskattes for et standardbeløp på inntil kr 4.000. Dette gjelder både når arbeidsgiver dekker utgiftene helt eller delvis, men standardbeløpet reduseres med arbeidstakers eventuelle egenbetaling.
Det legges inn et skattefritt bunnbeløp på kr 1.000 for å skjerme dem som har lave kommunikasjonsutgifter i yrket. Utgifter som overstiger kr 5.000 (bunnbeløp på kr 1.000 + skattepliktig standardbeløp på kr 4.000) anses å falle på yrkesbruk i sin helhet og er skattefritt. Hvis utgiftene (fakturabeløpet på årsbasis) er lavere enn kr 5.000, (bunnbeløp på kr 1.000 + skattepliktig standardbeløp på kr 4.000), reduseres den skattepliktige fordelen tilsvarende.
Arbeidstakere som har to eller flere frie elektroniske kommunikasjonstjenester utenfor sin ordinære arbeidssituasjon beskattes for et standardbeløp på inntil kr 6.000. Dette gjelder både når arbeidsgiver dekker utgiftene helt eller delvis, men standardbeløpet reduseres med arbeidstakers eventuelle egenbetaling, se nedenfor. Det legges inn et skattefritt bunnbeløp på kr 1.000 for å skjerme dem som har lave kommunikasjonsutgifter i yrket. Utgifter som overstiger kr 7.000 (bunnbeløp på kr 1.000 + skattepliktig standardbeløp på kr 6.000) anses å falle på yrkesbruk i sin helhet og er skattefritt. Hvis utgiftene (fakturabeløpet på årsbasis) er lavere enn kr 7.000 (bunnbeløp på kr 1.000 + skattepliktig standardbeløp på kr 6.000), reduseres den skattepliktige delen tilsvarende.
Hvis arbeidstaker betaler deler av utgiftene med beskattede midler (for eksempel ved trekk i nettolønn), skal skattepliktig standardfordel reduseres tilsvarende.
Hvis arbeidstaker bare har hatt frie elektroniske kommunikasjonstjenester i deler av året, foretas fordelsbeskatning for antall hele og påbegynte måneder tjenesten har vært til disposisjon.
Betalingstjenester faller utenfor og skattlegges separat . Dette kan for eksempel gjelde overprisede tekstmeldinger som nedlasting av logoer, ringetoner, TV-sendinger og lignende. Beskatning av slike tjenester skal foretas med den reelle kostnaden som arbeidsgiver betaler for tjenesten.
Det må kunne sannsynliggjøres tjenestlig behov for kommunikasjonstjenestene for at standardbeløpene skal kunne benyttes som skattepliktig verdi. Hvis arbeidstaker ikke har tjenestlig behov for kommunikasjonstjenestene, vil arbeidsgivers dekning bli skattepliktig i sin helhet.
Det skal leveres originalbilag fra kommunikasjonsleverandøren som dokumentasjon på at utgiftene er pådratt. Hvis originalbilag ikke leveres, vil hele arbeidsgivers dekning bli skattepliktig. Reglene gjelder både ved fordel i form av naturalytelse og i form av utgiftsrefusjon.
Ved sporadisk tilgang til elektroniske kommunikasjonstjenester, vil det ikke utløses noen skatteplikt. Ved tilgang til tjenesten mer enn 14 dager i løpet av en periode på 30 dager eller mer enn 30 dager i løpet av et inntektsår, overskrides begrepet sporadisk tilgang. Det skal da foretas beskatning for hele og påbegynte måneder tjenesten har vært tilgjengelig.
5. EKSEMPLER - arbeidstaker får dekket hele regningen (betaler ingen egenandeler)
Antall kommunikasjons-tjenester
Totalt faktura-beløp
Bunnbeløp (skattefri yrkesbruk)
Skattepliktig verdi
Skattefri yrkesbruk
En
3 000
1 000
2 000
0
To eller flere
3 000
1 000
2 000
0
En
4 000
1 000
3 000
0
To eller flere
4 000
1 000
3 000
0
En
6 000
1 000
4 000
1 000
To eller flere
6 000
1 000
5 000
0
En
7 000
1 000
4 000
2 000
To eller flere
7 000
1 000
6 000
0
En
8 000
1 000
4 000
3 000
To eller flere
8 000
1 000
6 000
1 000
Hvis arbeidstaker betaler andeler av kommunikasjonsutgiftene med beskattede midler, (f.eks. ved trekk i netto lønn), reduseres den skattepliktige verdien tilsvarende, se ovenfor.
