Felles retningslinjer for reiser ved NTNU, HiST og HiNT
Innledning
Dette er en overordnet felles politikk for reiser, overnattinger og leie av bil for hele virksomheten. Evt. avvik fra denne politikk skal begrunnes og må forhåndsgodkjennes av overordnede.
Før en reise foretas skal det vurderes nøye om reisen kan erstattes med telefonmøter, videokonferanse, etc
Målsetting
Alle reisetjenester skal skje på en effektiv og behovsdekkende måte slik at tid og ressurser i organisasjonene frigjøres for virksomhetenes primæroppgaver; utdanning, forskning og formidling.
Leverandøravtaler
For å oppnå en best mulig økonomisk utnyttelse av de midler som brukes til reiser, er det viktig at den enkelte planlegger og bestiller sin reise i så god tid som mulig.
Det er inngått reiseavtaler for å sikre lavest mulig totalkostnad. Reisekostnader som skal dekkes via reiseregning skal være kjøpt hos de leverandører det er gjort avtale med. Alle reiseavtaler er gjort tilgjengelig i reiseportalen.
Reisebestilling
Alle reiser som må forhåndsbestilles, skal bestilles hos VIA Travel Trondheim (VIA). Bestilling fra andre bestillingssteder (andre reisebyrå eller direkte bestillinger) vil ikke bli akseptert.
Bestillingsrutiner
Bestilling av reiser skal primært foretas gjennom reiseportalen, alternativt hos VIA pr telefon/e-post. VIA har forpliktet seg til å gi veiledning og tilby gunstigste reiserute og pris.
* Reiseportal link
* E-post: trd@viatravel.no
* Tlf.: (735)52 288
* VIA Travels åpningstid: Hverdager 08:00-17:30.
For å oppnå rabatterte billetter skal den reisende alltid bestille sine reiser tidligst mulig, fortrinnsvis senest 10 dager før avreise.
Kredittkort/betalingsmåte
Benytt avtalen med Diners Club, kredittkort med personlig ansvar. Diners kredittkort kan kombineres med SAS rabattkort (TPC).
Årsavgiften påføres første reiseregning etter betalt årsavgift (legg ved kvittering). Alle reiseutlegg belastes den enkeltes personlige kredittkort og gjøres opp gjennom reiseregning.
Betales reisen med kredittkort, vil den reisende også være dekket med reiseforsikring.
Valg av transportmiddel
Reisen skal gjennomføres på billigste måte, dog slik at reisetiden ikke blir urimelig lang. Hvis ikke reisen kan planlegges og bestilles gjennom reiseportalen, kontaktes VIA som veileder ift. beste reiserute og pris.
Hotell
Felles hotellavtale i UH-sektoren (Rica, Choice, Thon og Britannia) skal benyttes såfremt dette er mulig.
Hotell skal i størst mulig grad bestilles gjennom reiseportalen. Finnes ikke gode alternativer på reiseportalen, kontakt VIA, som har egne gunstige hotellavtaler. Hotellet gjøres opp av den enkelte med sitt personlige kredittkort.
Flyreiser
Rabatterte billetter (lavprisbilletter som ikke kan endres):
Skal brukes der dette er mulig, og billigste flyselskap skal velges.
Fleksible billetter (billetter som kan endres):
Avtaleleverandører
* SAS innen Norge/Skandinavia
* KLM enkelte destinasjoner i Europa
Ved bruk av fleksible billetter skal avtaleselskap fortrinnsvis benyttes. For SAS med partnere benyttes rabattkort (TPC). Kortet utstedes kun i kombinasjon med personlig kredittkort
Fly innland
Det skal reises billettløst der dette er mulig. Flyreiser skal bestilles fra reiseportalen. Det skal alltid velges billigste alternativ.
Ved noen tilfeller kan du av tjenestemessige årsaker ha behov for å endre retur reisen. Da kan fleksible billetter benyttes. Begrunnelse for ikke å velge billigste alternativ, skal påføres reiseregning.
I noen tilfeller kan det av ulike årsaker bli nødvendig å endre rabatterte billetter. Hvis endring ikke er mulig, kjøpes ny flybillett rimeligst mulig. Kvitteringer for begge flybilletter vedlegges og godtgjøres etter reiseregning, samt at forklaring påføres.
Ved spesielt kompliserte reiser kontaktes VIA, som vil veilede til beste/billigste alternativ.
Fly utland
Flyreiser til utlandet bestilles også gjennom reiseportalen, dette gjelder utvalgte destinasjoner. Finnes ikke reisemålet på reiseportalen, skal reiserådgiver hos VIA benyttes.
Leiebil
Benytt avtalen med Avis Bilutleie. Leiebil skal i størst mulig grad bestilles gjennom reiseportalen, og type bil tilpasses den enkeltes behov. Husk å krysse av for forsikring. Leiebilen betales med personlig kredittkort.
Privatreiser
Ved bestilling av privatreiser anbefales det å bruke portalen VIA Express eller ev. andre bestillingskanaler. Reiseportalen for virksomhetene NTNU/HiST/HiNT er primært beregnet for tjenestereiser.
Reisen kan betales med det kredittkortet hvor virksomheten betaler årsavgiften, men den enkelte er personlig ansvarlig for bruk av kredittkortet.
Ved uforutsette problemer/avvik ifm. reisen utenfor VIA Travel Trondheims åpningstid, kan VIAs 24-timers service kontaktes på tlf.: 23 15 16 00. Det belastes et tilleggshonorar for denne service-tjenesten hvis det bestilles en ny reise. Bruk av tjenesten skal begrunnes i reiseregning. Endring av en reise som opprinnelig er bestilt hos VIA er gratis.
Reisebestemmelsene for tjenestereiser ved NTNU følger gjeldende Regulativ for reiser på statens regning, og er basert på inngåtte særavtaler om reiser, ref Statens Personalhåndbok pkt. 7.01 (ny SPH 11.1)
Denne sier:
Samtykke til å foreta reiser for statens regning skal innhentes før reisen finner sted.
Reisen skal foretas på den for staten hurtigste og rimeligste måte så langt dette er forenlig med utførelsen av oppdraget når man herunder samlet tar hensyn til alle utgifter og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av tjenesten.
Der det er inngått flyreise-, hotellavtaler m.v., plikter arbeidstaker å benytte disse i forbindelse med reisen så langt det er mulig. Men dersom en reise med avtaleselskap innebærer mer enn en (1) times venting/ekstra reisetid og/eller det eksisterer markedspriser/tilbud som er lavere enn effekten av totalvurdering av pris, rabatt fra avtaleselskap, samt besparelse av kostdøgn og eventuelle nattillegg, kan dette fravikes.
Forlenget opphold ved reiser i inntil 2 døgn kan benyttes dersom det samtidig gir en større besparelse for arbeidsgiver. Arbeidstakeren kan i slike tilfeller få dekket nattillegg og kostgodtgjørelse for inntil 2 døgn ekstra under forutsetning av at netto besparelse (for arbeidsgiver) ved forlengelse av oppholdet, blir et beløp som minimum tilsvarer satsen for ett kostdøgn. En slik forlengelse av oppholdet kan ikke pålegges arbeidstakeren. Under et slikt forlenget opphold, skal arbeidstakeren som hovedregel benytte fleksitid, ferie og/eller helge- og høytidsdager hvor arbeidstakeren ordinært har fri.
Bruk av eget transportmiddel (bil etc. ) ved tjenestereiser skal forhåndsgodkjennes av arbeidsgiver.
Ved mer kompliserte reiser er det såpass vanskelig for den enkelte å holde seg 100% oppdatert om priser, rabatter og betingelser at det anbefales å bruke reisebyrået konsekvent.
Såfremt mulig skal elektroniske billetter benyttes. Papirbilletter skal som hovedregel hentes ved ankomst til avgangsflyplassen (Væ rnes).
Reisebyrået sender reisebekreftelser pr. e-mail til den oppgitte mail-adressen. Den enkelte er ansvarlig for omgående å kontrollere denne og sørge for at det blir gjort korreksjoner dersom det er oppstått feil.
Reisebyrået vil fakturere tjenestene ut fra gjeldende prisliste.
Ved flyreiser skal avtalepartnerne benyttes, men med unntak som er nevnt i pkt. 3 ovenfor.
Det kan benyttes billetter som tilsvarer Business Class, som gir full fleksibilitet med hensyn på endringer, avbestillinger etc. I slike tilfeller og dersom det finnes rabattkort etc. (for eksempel TPC-kort for SAS) skal dette benyttes.
Ved mer omfattende reiser anbefales at det vurderes billett-typer med noe begrenset fleksibilitet, men som gir betydelig høyere rabatter.
For reiser hvor det kan opptjenes bonuspoeng på personlige bonuser, kan den reisende anskaffe og benytte slike ordninger. Den ansatte kan ikke privat benytte eurobonus eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom tjenestereiser. Privat bruk anses som brudd på tjenestemannsloven § 20.
Avtalehotellene skal benyttes så langt dette er mulig.
Grunnprinsippet er at den reisende skal kunne bo nøkternt, men komfortabelt.
Det skal tas hensyn til totalkostnaden med hensyn til transport til/fra arbeidssted i forhold til hotellets bokostnad.
For arrangement av kurs eller konferanser kan det innhentes pristilbud fra hoteller som ikke er med på rammeavtalen, men avtalehotellene skal alltid forespørres før endelig valg av hotell.
Hovedregelen er at den reisende betaler alle reiseutgifter ved hjelp av sitt kredittkort, og får dekket sitt tilgodehavende fra NTNU etter levert reiseregning som utbetales i forbindelse med lønnskjø ring.
Årsavgiften for ett kredittkort fra avtaleselskapet dekkes av NTNU. Når årsavgiften er dekket av arbeidsgiver, er den reisende pliktig til å benytte dette.
Ved reiser i områder hvor avtalekortet har dårlig dekning, kan NTNU dekke årsavgiften for annen korttype. Dette avgjøres på den enkelte enhet, vurdert ut fra behovet hos den som reiser.
Bruk av kredittkort gir også reiseforsikring såfremt hoveddelen av transportkostnadene er betalt gjennom kortet. Den enkelte oppfordres imidlertid til å være spesielt oppmerksom på eventuell dekning dersom reisen betales på andre måter.
Staten er i utgangspunktet selvassurandør, og har satser for dekning av tap, skader og ulykker under tjenestereise. Hvis det kommer til slike utbetalinger, vil dette bli direkte belastet enheten hvor den reisende er ansatt. Det er imidlertid noe usikkert omkring i hvor stor grad Statens selvassuranse oppfattes som en god ordning av de som skal behandle helseskader i utlandet. Det anbefales derfor den reisende å sikre seg at man alltid har en god reiseforsikring.
For transport mellom Trondheim og Værnes kan det være aktuelt å benytte Flytaxi som et alternativ til taxi/flybuss eller bruk av egen bil. Den enkelte må vurdere dette ut fra totalkost for NTNU, ref. bestemmelsene i pkt. 2 (side 1)
Reiseregning og oppgjør for tjenestereiser, - faglig tilskuddsreiser, - forskertermin: ( Ta kontakt med Lønnsseksjonen hvis du har spørsmål)
Reiseregning skal, senest innen 1 måned etter avsluttet reise, leveres på godkjent blankett: Reiseregning Statens fellesblankett Reiseregning ny utgave "papirformat" Statens fellesblankett i Word format uten makroer. Skrives ut og fylles ut med blå penn. Reiseregning engelsk utgave. Reiseregningsprogram fra Arbeids- administrasjonsdepartementet. Dette programmet må lastes ned og installeres.
