Om Høgskulen / Helse, miljø og tryggleik / HMS-rutiner ved HVO / HMS-arbeidet ved HVO, - framlegg til nokre rutiner

1          BAKGRUNN

HMS har vore tema i arbeidsmiljøutvalet i fleire år, men det har ikkje lukkast å få etablert ein god struktur på dette arbeidet.  I møte 19. desember 2001, sak AMU-S 20/2001, drøfta arbeidsmiljøutvalet aktuelle tiltak på HMS-området både på kort og noko lengre sikt. Med bakgrunn i vedtaket i saka vart det utforma eit brev til høgskuledirektøren, datert 15. januar 2002.  Her vart høgskuledirektøren m.a. tilrådd å nemne opp ei arbeidsgruppe som får i oppdrag å kome med ei tilråding i tråd med fastsett mandat.

Frist for utvalsarbeidet vart sett til 5. april 2002.

1.2     MANDATET

I brev frå høgskuledirektøren 18. februar 2002 vart følgjande mandat for gruppa sitt arbeid fastsett:

q       Setje opp ein struktur for kva ansvarslinjer og mynde som bør gjelde for HVO sitt HMS-arbeid (leiarar/HMS-ansvarlege, verneombod/hovudverneombod).  Skissere tenesteveg/saksgang i HMS-saker

q    Drøfte og kome med eit framlegg til tal på verneområde og verneombod ved

Høgskulen i Volda

q       Avklare ansvarstilhøve i budsjettsaker på HMS-området.  Kven er ansvarleg for utarbeiding og oppfølging av budsjett ?  Korleis skal ulike tiltak finansierast ?

q    Drøfte og kome med framlegg til samansetjing av eit attføringsutval ved HVO

q    Peike ut tre satsingsområde innanfor HMS-området dei næraste to åra

2        ANSVARSLINJER OG MYNDE INNANFOR HMS-OMRÅDET VED HVO

2.1       UTØVANDE HMS-ANSVAR

Høgskuledirektøren har eit overordna HMS-ansvar på verksemdsnivå.  Direktøren er ansvarleg for at

- lover og forskrifter blir følgde opp

- at det kvart år blir lagt fram for styret ein rapport om høgskulen sitt HMS-arbeid

- at det etter behov blir lagt fram saker for styret som gjeld høgskulen sitt arbeidsmiljø

HMS-ansvarlege

Det er naturleg at direktøren delegerer det utøvande HMS-ansvaret til lokale, administrative leiarar, m.a. kontorsjefane, mellomleiarane og hovudbibliotekaren.   Administrative leiarar har eit utøvande HMS-ansvar for den gruppa tilsette som dei også har arbeidsgjevaransvar for.   Dei har likevel ikkje eit totalt driftsansvar for alle tilhøve dei tilsette arbeider under, men skal sjå til at arbeidstilhøva er tilfredsstillande. 

Ifølgje organisasjonskart i gjeldande internkontrollmanual, punkt 1.3 har økonomisjefen ”et administrativt hovedavsvar for at IK-systemet til en hver tid er oppdatert, lover og forskrifter tilgjengelig for alle etc.”

Utvalet tilrår at økonomisjefen er ansvarleg for å gjennomføre vernerunde i desse areala i Berte Kanutte-huset:

Biblioteket, fellesadministrasjonen sine lokale i 3. etasje og følgjande fellesareal i 1. etasje: hovudekspedisjonen, studentekspedisjonen og hustrykkeriet.   Det blir elles vist til punkt 3 nedanfor.

Gruppa vil peike på at arbeidsgjevaransvaret er noko utydeleg for enkelte funksjonsområde, og rår til at dette blir avklart.

2.2       KOORDINERANDE HMS-ANSVAR

Med heimel i arbeidsmiljølova § 24 nr. 1 og § 25 nr. 3 ligg det koordinerande HMS-ansvaret i første rekkje til arbeidsmiljøutvalet og hovudverneombodet. 

Arbeidsmiljøutvalet skal etter arbeidsmiljølova § 24 nr. 1 verke for gjennomføring av eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø i verksemda, delta i planlegginga og følgje utviklinga nøye i spørsmål som vedkjem arbeidstakarane sin tryggleik, helse og velferd.

Som eit samordnande og styrande organ må AMU vere kopla nært både til utviklinga av HMS-systemet og til den vidare gjennomføringa/oppfølginga av HMS-arbeidet.

Hovudverneombodet har etter arbeidsmiljølova § 25 nr. 3 ansvar for å samordne verneomboda si verksemd ved høgskulen og skal delta i den årlege HMS-gjennomgangen i einingane.

2.3       ANSVAR FOR MÅL OG PLANAR

Styret for Høgskulen i Volda

skal vedta overordna mål for høgskulen si verksemd.  Dette gjeld også for HMS-arbeidet.  Styret bør årleg behandle status og vidare planar for HMS-arbeidet i eiga sak.

Rektor

Som styreleiar har rektor ansvar for at styre  sine HMS-vedtak blir følgde opp – m.a. inspirere og motivere tilsette og studentar til å engasjere seg i eit kontinuerleg arbeid for å utvikle eit godt arbeidsmiljø ved høgskulen.

Avdelingsstyret

Styret for den einskilde avdelinga skal vedta mål og tiltak for si verksemd.  Dette gjeld også for HMS-arbeidet.  Avdelingsstyret bør årleg behandle status og vidare planar i eiga sak.

Dekanus

Som leiar for avdelingsstyret skal dekanus ha ansvar for at avdelingsstyret sine HMS-vedtak blir følgde opp, m.a. inspirere og motivere tilsette og studentar til å engasjere seg i eit kontinuerleg arbeid for å utvikle eit godt arbeidsmiljø ved avdelinga.

Administrativ leiar (kontorsjef) ved avdeling

I tillegg til sitt utøvande HMS-ansvar har den administrative leiaren ved avdeling ansvar for å førebu og effektuere HMS-saker for avdelingsstyret, og sjå til at desse er i samsvar med vedtekne mål på verksemdsnivå.

2.4       DEI TILSETTE SITT ANSVAR OG MEDVERKNAD

Kvar enkelt tilsett

har medverknadsansvar ved gjennomføring av tiltak som blir sette i verk for å skape eit godt, sunt og trygt arbeidsmiljø.  HMS-spørsmål skal normalt takast opp med næraste overordna, eventuelt gjennom verneombod eller tillitsvalt.

2.5       BRANNBEREDSKAP/BRANNANSVAR

Gruppa vil peike på at det er behov for å utgreie nærare ansvar og oppgåver knytt til brann-beredskap ved HVO.

2.6       ARBEIDSMILJØUTVALET MED UNDERUTVAL

Oppgåver for høgskulen sitt arbeidsmiljøutval går fram av arbeidsmiljølova § 24 .  AMU skal m.a.

-          verke for gjennomføring av eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø

-          delta i planlegginga av verne- og miljøarbeidet

-          følgje utviklinga i spørsmål som vedkjem arbeidstakarane sin tryggleik, helse og velferd.

Gruppa tilrår at arbeidsmiljøutvalet set opp ein prioritert arbeidsplan kvart år.

Arbeidsmiljøutvalet skal utarbeide årsrapport som blir sendt til dei styrande organa ved høgskulen og arbeidstakarorganisasjonane, jf. arbeidsmiljølova § 24 nr. 5.   Gruppa tilrår at rapporten blir utarbeidd innan utgangen av mars kvart år.   Årsrapport over verne- og miljøarbeidet skal ikkje lenger sendast til det lokale Arbeidstilsynet, men oppbevarast i verksemda, jf. brev frå Arbeidstilsynet 9. distrikt 17. januar 2002.

Underutval til AMU

I tråd med tilrådingar i Retningslinjer for det personalpolitiske arbeid ved Høgskulen i Volda (personalpolitisk plan), jf. oppdatert utgåve etter styresak 21/98, punkt 3.3 Aktuelle tiltak, tilrår gruppa at det blir oppretta følgjande underutval til AMU:

q       Attføringsutval

q       AKAN-utval

Gruppa tilrår dessutan oppretting av følgjande utval:

q       Kriseberedskapsutval

Attføringsutvalet skal bidra til at høgskulen som arbeidsgjevar kan følgje opp sjukefråvær og oppfylle lovfesta forpliktingar overfor yrkeshemma arbeidstakarar på ein god måte (jf. arbeidsmiljølova § 13).

Gruppa tilrår slik samansetjing av attføringsutvalet ved HVO:

Hovudverneombod

Personalsjef

Næraste føresette

I tillegg kan/bør attføringsutvalet ha konsultativ(e) medlem(er):

Representant for Ørsta og Volda Bedriftshelseteneste

Representant for trygdekontoret

AKAN-utvalet

AKAN står for Arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani. 

Utvalet skal organisere og tilretteleggje AKAN-arbeidet ved Høgskulen i Volda, og vere ein pådrivar i det førebyggjande og haldningsskapande arbeidet.

Gruppa tilrår slik samansetjing av AKAN-utvalet ved HVO:

Verneombod/hovudverneombod

Personalsjef

Næraste føresette

Vernetenesta kan innkalle støtte-/ressursperson til desse utvala etter behov.

Det bør også oppnemnast AKAN-kontakter ved avdelingane: tilsette som skal vere støttespelarar/rettleiarar for kollegaer i høve til problem med alkohol eller narkotika.

I tillegg vil likestillingsutvalet ha særleg relevans for HMS-sektoren.

2.7       ANSVARSTILHØVE OG SAKSGANG I BUDSJETTSAKER PÅ HMS-OMRÅDET

Gruppa rår til slik saksgang:

Melding om behov for større, spesialtilpassa utstyr (t.d. PC, skrivebord, kontorstol) skjer på denne måten:

1 Arbeidstakaren sender søknad til næraste overordna, vedlagt nødvendig dokumentasjon.

2  Næraste overordna kommenterer/vurderer behovet, og sender søknaden om tilpassa utstyr vidare til driftsansvarleg eller IT-leiar alt etter kva type utstyr det er behov for. Innkjøp blir organisert av IT/Drift.  Desse har fått fullmakt frå AMU m.o.t. budsjettdisponering og attesterer innkjøpet saman med personalsjef.

3  Mindre kostnadskrevjande utstyr, dvs. beløp under kr 1 000,-, blir dekt av dei einskilde budsjett-einingane.

Utstyrstandard

Gruppa gjer framlegg om at det ved innkjøp av undervisnings- og kontorutstyr i størst mogleg utstrekning bør leggjast vekt på ergonomi og dagens miljøstandard og ikkje  berre kostnadsmessige omsyn.

2.8       LØYVINGAR TIL ULIKE  HMS-FORMÅL

Løyvingane frå styret bør inkludere

q       Frikjøpsmidlar til hovudverneombod og AMU-leiar

q       Driftsmidlar (til opplæring av AMU-medlemer og verneombod, deltaking på kurs/ seminar, eigne HMS-dagar osv.)

Hovudverneombod og AMU-leiar har ansvar for å levere budsjettforslag.

3          VERNEOMRÅDE OG VERNEOMBOD

Pr. i dag er det tre verneområde ved Høgskulen i Volda:

q       Kaarstad-området: alle kontor- og undervisningsbygningane + Idrettsbygget

q       Berte Kanutte-huset

q       Strøm-området: Ivar Aasen-huset, Hans Strøm-huset, Lettbygget og paviljongane A, B og C

To av verneområda, Kaarstad og Strøm, er svært omfattande i så vel areal som mangfald av funksjonar/aktivitetar i bygningane.  Etter gruppa si vurdering er det nødvendig å splitte opp verneområda i noko mindre og meir oversiktlege område.  Det bør vidare vere godt samanfall mellom avdelingar og verneområde.  Det må avklarast om HMS-ansvarlege også skal ha ansvaret for fellesareal som auditorium, grupperom m.v. og studentlokale.   Slike fellesareal er delvis også  ”arbeidsplass” for teknisk personale.  

Verneområda bør vere inndelt på ein slik måte at verneombodet må forhalde seg til færrast mogleg HMS-ansvarlege.

Etter gruppa si vurdering bør verneombod fortrinnsvis ikkje ha arbeidsgjevaransvar.   Ideelt sett bør teknisk personale ikkje inneha verv som verneombod eller vere HMS-ansvarleg.   Slik unngår ein at desse til ein viss grad får ”kontrollere” sitt eige arbeid.   Verneomboda bør også ”bu” på det verneområdet dei har tilsynsansvar for.

Det bør gjennomførast vernerunde ein gong pr. år innafor kvart verneområde.  Som generell regelen er den lokale, administrative leiaren (den HMS-ansvarlege) ansvarleg for å ta initiativ til og gjennomføre aktiviteten saman med verneombodet.

Gruppa rår til at arbeidsmiljøutvalet vedtek reglar for val av verneombod ved

Høgskulen i Volda.

Etter ”Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg” § 2 nr. 2 skal arbeidsmiljøutvalet dele inn arbeidsplassen i verneområde.

Gruppa gjer framlegg om slik inndeling i verneområde ved Høgskulen i Volda frå 1. januar 2003:

Merknader:

Uteområde

Tilstøytande uteområde skal sjekkast i samband med vernerunden.

Fristasjonsareala

Høgskulen i Volda har ansvar for å gjennomføre vernerunde i kantineareala i Berte Kanutte-huset og Henrik Kaarstad-huset.   Studentsamskipnaden for Sunnmøre er ansvarleg for vernerunde i kjøkken og ekspedisjonar i tilknyting til kantinene.

4          PRINSIPP, RUTINAR OG SAKSGANG I DET GENERELLE HMS-ARBEIDET

HMS-arbeidet ved Høgskulen i Volda bør ha som overordna prinsipp å alltid prøve å løyse saka på det nivået der problemet er registrert, dvs. lågast mogleg.

Gruppa tilrår følgjande generelle prinsipp for behandling av HMS-saker:

-          Prinsipielle saker og/eller større/samansette saker skal fremjast for  arbeidsmiljøutvalet.

-          Brei medverknad frå dei saka gjeld.  Både overordna og verneombod er ansvarleg for dette.

-          Dersom brei medverknad er umogleg, skal dei involverte haldast orientert om framdrift og vedtak.

-          Saker skal gå tenesteveg.

-          Eksternt sakkunnige blir berre konsultert ved behov.

Gruppa tilrår følgjande saksgang i generelle arbeidsmiljø-/HMS-saker:

Dersom saka framleis er uløyst:

Dersom saka framleis er uløyst:

Dersom saka framleis er uløyst:

4.1              Ansvarslinjer for samarbeidet mellom Høgskulen i Volda og

Ørsta og Volda Bedriftshelseteneste

Det må avklarast kva for ansvarslinjer som skal gjelde for samarbeidet mellom

Høgskulen i Volda og Ørsta og Volda Bedriftshelseteneste.   Gruppa vil understreke at det er viktig å bruke bedriftshelsetenesta som eit personalpolitisk verkemiddel.

5          SATSINGSOMRÅDE INNANFOR HMS-SEKTOREN 2003-2005

Gruppa gjer framlegg om følgjande satsingsområde innanfor helse, miljø og sikkerheit dei næraste to åra:

1          Oppfølging av langtidssjukmelde og attføringsarbeid

2          Medarbeidaroppfølging med tanke på å betre det psykososiale arbeidsmiljøet

3          Fagleg styrking av HMS-funksjonen.  Oppretting av stilling som HMS-koordinator

Skriv ut