Nettleserklient for Oracle Calendar

Klienten

Nettleserklienten kan nås overalt fra og fungerer i de aller fleste nettlesere.

Hvis du bruker Opera er det lurt å identifisere den som Internet Explorer (IE) eller Netscape. For å få Opera til å identifisere seg som IE, gå på Tools -> Quick Preferences -> Identify as MSIE 6.0, eventuelt trykk F12 på tastaturet og velg Identify as MSIE 6.0.

I artikkelen refererer verktøylinja til raden med ikoner/knapper øverst i vinduet.

Innlogging

For å logge inn, gå til http://www.kalender.ntnu.no. Du logger inn med det samme brukernavnet og passordet som du bruker overalt ellers. Trykk Sign-in og du skal nå ha fått opp Monthly View (månedsvisning).

Hvis du får problemer med å logge deg inn kan det være at du husker feil passord eller at det er noe galt med kontoen din. Ta i så fall kontakt med Orakeltjenesten.

Agenda

Det er tre ulike visningsformer for agenda: dags-, ukes- og månedsvisning. Du kan skifte mellom de tre visningsformene ved hjelp av "kalender"-knappene på verktøylinja. Avhengig av hvilken visningsform du har valgt kan du gå én dag/uke/måned fram eller tilbake i tid ved hjelp av pil-knappene.

Dagsvisning

Dagsvisning kommer fram når du trykker på kalenderen med én gul rute.

Det største feltet viser agendaen din. Feltet øverst til høyre viser daglige notater og hendelser og det nederste feltet viser oppgaver.

Hvis du trykker på 30 min. over klokkeslettene vil kalenderen vise hver halvtime separat.

Ukesvisning

Ukesvisning kommer fram hvis du trykker på kalenderen med én rad gule ruter og viser avtaler, notater og hendelser.

Månedsvisning

Månedsvisning kommer fram hvis du trykker på kalenderen som er helt gul og viser avtaler, notater og hendelser.

Møter og avtaler

Framgangsmåte for å avtale et møte:

1. Når du er i agendavisning kan du enten klikke på (+) som vises på det tidspunktet møtet skal være eller klikke på "møteknappen" på verktøylinja.

2. Fyll inn i aktuelle felter. Access-feltet henviser til hvorvidt andre har tilgang til å se avtalen din og et kryss ved Tentative sier at avtalen er foreløpig.
3. Hvis du ønsker å bli påminnet møtet følger du lenka til Notification. Her kan du også spesifisere hvorvidt det skal sendes e-post eller ikke.
4. På fanen Details kan du legge til vedlegg og en beskrivende tekst.

Når du er ferdig trykker du på Create-knappen og møtet blir opprettet. Husk at du må passe på å legge på gjentakelser på møter som skal gjenta seg i det du oppretter møtet, du vil ikke få muligheten til å endre dette senere.

Invitere andre

Enkeltpersoner

Følg lenka People & Resources . Her kan du søke opp personene som skal inviteres. For å legge til personer sørger du for at det står Users i nedtrekkslista ved siden av søkefeltet. Hvis du får flere treff vil de listes opp i ei rute til høyre i vinduet. Velg Add selected eller Add all for å legge til de ønskede personene. Alle personene du har lagt til vil listes opp i feltet til venstre.

Ressurser

En ressurs kan for eksempel være et møterom eller en prosjektør.

Sørg for at det står Resources i nedtrekkslista ved siden av søkefeltet og skriv inn det du vil søke på i søkefeltet og trykk på Find-knappen. Et tomt søk vil liste opp alle ressurser. Bruk Add selected for å legge til ønsket ressurs.

Gruppe

Sørg for at det står Groups i nedtrekkslista ved siden av søkefeltet og skriv inn det du vil søke på i søkefeltet og trykk på Find-knappen. Når du legger til grupper vil medlemmenes bli lagt til som enkeltpersoner, og gruppas navn vil ikke synes.

Konflikter

For å sjekke om det oppstår noen konflikter kan du trykke på knappen Check conflicts. Du vil da få opp et vindu som dette:

Hvis du ønsker å flytte møtet til et tidspunkt uten konflikter velger du Suggest Date & Time fra møteboksen og du får opp et nytt vindu:

Første ledige tidspunkt etter det opprinnelige vil da bli foreslått som nytt tidspunkt, men du kan velge andre mulige tidspunkter fra ei liste. Hvis du velger Cancel vil det opprinnelige tidspunktet bli stående.

Et annet alternativ er å bruke gruppevisning (Scheduler) for å løse konflikter; se under avsnittet om gruppevisning.

Gjentakende møter

Det er viktig å huske på å legge til gjentakende møter samtidig som du oppretter det første møtet, ellers vil du ikke få muligheten til å gjøre det uten å opprette det på nytt.

For å gjøre møtet gjentakende trykker du på Repeating. Du får da opp følgende:

Nå kan du redigere tidspunktene møtet skal være. Velg hvordan møtet skal gjenta seg ved hjelp av nedtrekkslista Repeat. Når du har skrevet inn start- og sluttdato må du trykke på List dates. Du kan eventuelt legge til datoer med Additional date og deretter trykke Add date. Hvis du nå trykker på List dates igjen vil ikke de datoene du la til med Add date være med lenger. Kontrollér at resultatet i Repeating date list-boksen er riktig.

Hver instans av det gjentakende møtet kan siden redigeres hver for seg.

Redigere møter

Klikk på tittelen til møtet i agendaen og redigér det som skal redigeres. Dersom det er et gjentakende møte kan du bruke Update for å oppdatere det valgte møtet eller Update all for å oppdatere alle møtene i serien.

Slette møter

Klikk på tittelen til møtet i agendaen og trykk deretter på Delete-knappen. Hvis det er et gjentakende møte kan du også bruke Delete all for å slette alle møtene i serien.

Invitasjoner

Invitasjoner ses i agendaen i alle visningsformer, dette gjelder både invitasjoner du har sendt ut og invitasjoner du har mottatt. Når du mottar en invitasjon blir status automatisk satt til I will confirm later. Alle avtaler som er markert med et ikon som symboliserer to mennesker betyr at avtalen involverer flere personer (det betyr også at det er en invitasjon du har mottatt eller sendt ut). Det finnes flere ulike invitasjoner/møter:

• Blå med spørsmålstegn: Ubesvarte invitasjoner
• Grønn med hake: Godkjente invitasjoner/avtaler
• Lysegrønn: Foreløpig godkjente avtaler (Tentative)
• Rød med kryss: Avslåtte invitasjoner

Fargene avhenger av hvilket fargevalg som er valgt under Preferences, se avsnittet om "Andre innstillinger". Lista over gjengir fargevalget slik det er som standard (etter "Attendance status").

De andre symbolene betyr følgende:

• Flere personer: Avtalen har flere deltakere
• Blyant: Det er en beskrivelse til avtalen
• Binders: Det er et vedlegg til avtalen
• Tekst i parentes: Sted

For å svare på en invitasjon kan du klikke på tittelen til invitasjonen. Da vil du se dette:

Her har du flere mulige svaralternativer på en nedtrekksmeny. Alternativene I will attend og I will not attend lar deg også krysse av for at du foretrekker et annet tidspunkt. Du kan også krysse av for om du vil at tidspunktet skal vises som ledig eller opptatt i agendaen. Når du har valgt det du ønsker trykker du på Update for å lagre og komme tilbake til agendaen igjen eller Cancel.

Grupper

Oracle Calendar lar deg lage egne grupper i tillegg til offentlige grupper, men disse er kun tilgjengelige via nettleserklienten og Oracle Desktop Client. Fire typer grupper finnes:

• Offentlige [PUB]: Tilgjengelige for alle brukere
• Private [PRV]: Tilgjengelig for brukeren som opprettet den
• Kun medlemmer [MEM]: Tilgjengelig for alle medlemmer
• Administrative [ADM]: Tilgjengelige for alle, men eiet av systemadministrator

Opprette grupper

Du kan opprette private grupper og grupper kun for medlemmer.

1. Trykk på Manage Groups-knappen på verktøylinja

2. Trykk på New

3. Skriv inn gruppas navn
4. Legg til medlemmer på samme måte som når du oppretter møter
5. Når du trykker Create vil gruppa være opprettet og du kan senere redigere den ved å trykke på Edit-knappen

Gruppa kan slettes igjen ved å merke gruppa og velge Delete (når du er inne i Manage Groups).

Bruk av gruppevisning (Scheduler)

Gruppevisning er et godt alternativ for å løse konflikter ved møteopprettelse. For å få fram gruppevisningen, trykk på "gruppevisningsknappen" på verktøylinja.

Du får nå opp følgende:

På denne siden kan du søke opp enkeltpersoner og sammenligne kalenderne for deg selv og de utvalgte personene. Hvis du trykker på henholdsvis Resources og Groups kan du invitere ressurser og grupper.

Alle røde bokser betyr at det er minst én konflikt på dette tidspunktet. For å lage et møte fra gruppevisning klikker du på det ønskede tidspunktet i tabellen og trykker deretter på Create a meeting.

Ved å fjerne haken bak et navn fjerner du denne personen fra møtet.

Vise andres agenda

For å se andres agenda trykker du på "Vis agenda"-knappen på verktøylinja:

Da får du opp et bilde som dette:

Her kan du søke opp den personen du ønsker å se agendaen til. Skriv inn navnet til personen i søkefeltet og trykk Find. Da vil personer som passer til søket ditt bli listet opp i lista under. For å vise agendaen sørger du for at rett person er merket og trykker View. Nå vil personens agenda vises.

Dersom du allerede har lagt til noen i favorittlista di kan du åpne dennes agenda fra nedtrekkslista ved siden av "Vis agenda"-knappen og trykke på Go.

Når du viser en annen persons agenda vil dags-, ukes- og måneds-knappene på verktøylinja navigere i denne personens agenda. Knappene Create a Meeting, Create a Day Event og Create a Daily Note vil opprette et innslag hvor denne andre personen blir invitert.

For å komme tilbake til din egen agenda trykker du på My Agenda-knappen:

Heldagshendelser og daglige notater

Disse brukes begge til å markere hendelser som ikke er lagt til et bestemt tidspunkt.

• Heldagshendelse: Brukes til å informere andre om en hendelse eller konferanse som varer hele dagen, men som ikke skal lage konflikter i agendaen.
• Daglig notat: Kan brukes til å legge inn innslag som er mindre viktig enn oppgaver, men kan fungere som påminnelser.

Heldagshendelser og daglige notater kan opprettes ved å trykke på henholdsvis vimpelen og tegnestiften på verktøylinja:

Det er også mulig å sette på gjentakelser og påminnelser samt å invitere andre til heldagshendelser og daglige notater. Dette gjøres på samme måte som i møteinvitasjoner.

Oppgaver

Oppgaver kan brukes til å holde styr på ting du må huske på å gjøre. Du har mulighet til å markere hvor godt du har kommet i gang med dem og å prioritere dem. For å legge til ei ny oppgave trykker du på "oppgaveknappen" på verktøylinja:

I oppgavevinduet kan du blant annet bestemme når oppgaven skal starte, når den skal være ferdig, gi navn samt angi prioritet og hvor langt du har kommet på oppgaven. Trykk på Create for å opprette oppgaven.

Oppgavevisning

Oppgavevinduet fåes fram ved å trykke på "oppgavevinduknappen" på verktøylinja.

Her får du oversikt over alle oppgaver du har og har hatt. Her kan du også sortere oppgavene på bakgrunn av beskrivelse, startdato, sluttdato, prioritet eller kompletteringsgrad ved å trykke på overskriftsraden for hver kolonne. For å vise et begrenset utvalg av oppgaver trykker du på på ønsket lenke over tabellen med oppgaver.

Vise andres oppgaver

Den eneste måten å se andres oppgaver på er å vise agendaen deres i dagsvisning. Da vil du kunne se hvilke oppgaver denne personen har denne dagen, forutsatt at denne personen har gitt deg viserettigheter på oppgavene sine.

Tilgangsrettigheter

Møter, hendelser og notater

Hva andre ser når de forsøker å åpne kalenderen din kan du bestemme selv. For å endre dette trykker du på "tilgangsknappen" på verktøylinja:

Da vil du få frem følgende:

Standardverdien som er valgt er Any unlisted person, dvs. alle brukere i systemet. For å se hvilke rettigheter disse har kan du trykke på knappen Edit Access Rights. Da får du opp følgende:

Mulige tilgangsnivåer

• View Entries: All informasjon er synlig
• View times only: Kun tidene vil være markert; det vil si at det eneste som vil synes er hvorvidt du er opptatt eller ei
• None: Ingen informasjon vil bli vist

For oppgaver betyr None at ingen kan se oppgaven på gjeldende nivå, mens View betyr at oppgavene vises.

Normale, konfidensielle og personlige innslag henviser til innstillingene for møtet/hendelsen/notatet. Offentlige (Public) møter/hendelser/notater er alltid synlige for andre.

Hvis du ikke ønsker at andre brukere skal kunne invitere deg til møter må du fjerne krysset foran Can invite me to Entries under Scheduling.

Du kan også endre tilgangsrettigheter for enkeltbrukere ved å søke opp brukeren i det første skjermbildet du får etter å ha trykket på tilgangsknappen på verktøylinja. Når ønsket bruker er merket velger du Edit Access Rights.

Enkeltpersoner kan du også gi tilgang til å endre eller svare på invitasjonene dine. Dette ligger i bolken Designate. For å endre på rettighetene her må du først trykke på Customize-knappen under rett bolk.

Andre innstillinger (Preferences)

Det er en rekke andre innstillinger du kan endre ved å trykke på "innstillingsknappen" på verktøylinja:

Nå vil du få fram følgende:

Her kan du endre på det aller meste. Det som er mest interessant befinner seg på lenka Entry Defaults. Her er det spesifisert hvilke standardverdier som skal settes hver gang du oppretter et møte, ei oppgave, en hendelse eller et notat.

På fanen Security har du muligheten til å slå på noe som heter "Global Agenda Viewing". Hvis du krysser av for denne, får du muligheten til å sende agendaen din via e-post. Denne muligheten vil du se øverst til venstre i bildet i agendavisning (dag, uke eller måned), som vist på bildet under:

Etter at du har spesifisert mottaksadresse og en eventuell tekst som skal følge med, vil mottakeren få en e-post med ei lenke til kalenderen din. Dersom du slår av muligheten for "Global Agenda Viewing" igjen, vil ikke denne lenka fungere lenger.

Tilgjengelighetsmodus (Accessibility mode)

Hvis du ikke ønsker at alle innstillinger skal angis på hver sine faner når det gjelder møteopprettelser etc. kan du bruke tilgjengelighetsmodus for å liste opp alt nedover på en side. Tilgjengelighetsmodus er tilgjengelig fra verktøylinja øverst til høyre:

For å komme tilbake til standardvisning trykker du igjen på rullestolen (som nå har fått en strek og en sirkel over seg).

Utskrift

For å få bedre utskrifter av agendaen kan det være lurt å velge Printer-friendly format før du skriver ut fra nettleseren din.

Mer hjelp?

Det finnes ganske god hjelp i programmet også. Når du skal utføre en handling har du som oftest ei lenke til Online Help. Du kan også bruke spørsmålstegnknappen fra verktøylinja: