Oracle Calendar Desktop Client

Tilgjengelighet

Det finnes klienter for Windows, Macintosh OS9, Macintosh OS X, Linux og Solaris. Klienten kan lastes ned fra http://www.kalender.ntnu.no/download og installeres på vanlig måte.

For Windows er det også mulig å laste ned Oracle Connector for Outlook fra samme sted.

Innstallering på Windows

Last ned fila cal_win_9041.exe og dobbelklikk på denne etterpå. Følg instruksjonene som kommer opp på skjermen.

Innstallering på Linux

• Last ned fila cal_linux_904.tar.gz.
• Unzip med tar -zxvf cal_linux_904.tar.gz.
• Gå inn i katalogen OracleCalendar_inst med cd OracleCalendar_inst.
• Hvis du vil installere med et grafisk grensesnitt skriver du ./gui_install.sh, for tekstlig installering kjør ./text_install.sh. Du vil bli spurt om innstallasjon- og snarveier.

Innstallering på Mac

OS X

• Last ned fila cal_mac_OSX_904.hqx.
• Sørg for at du har administrasjonsrettigheter på maskinen.
• Dobbeltklikk på cal_mac_OSX_904.hqx og følg veiledningen på skjermen.

OS 9.x

• Last ned fila cal_mac_OS9_904.hqx.
• Sørg for at du har administrasjonsrettigheter på maskinen.
• Sørg for at CarbonLib-fila er installert i Extension-mappa i den aktive System-mappa for å kjøre installeren.
• Dobbeltklikk på cal_mac_OS9_904.hqx og følg veiledningen på skjermen. Hvis din versjon av CarbonLib er eldre enn 1.6 vil en nyere versjon bli installert. Du må restarte maskinen for at den nye versjonen skal bli brukt.

Logge inn

Når du starter klienten vil du få opp et vindu som dette:

Første gang du åpner programmet må du sette opp en oppkobling. Framgangsmåte:

• Klikk på Other... i Sign-In-vinduet.
• Videre velger du New...
• I feltet Connection Name skriver du det du vil at oppkoblingen skal hete, for eksempel NTNU.
• I feltet Server skriver du kalender.ntnu.no
• Klikk på Lookup og du får opp følgende dialogboks:

• Hvis det bare er du som bruker maskinen kan du velge å huke av for Configure for specific user og skrive inn brukernavnet ditt på NTNU. Hvis ikke lar du det stå markert for Configure at login from user name.
• Trykk Configure.
• Da vil du få ny informasjon i Connection Editor:

• Trykk OK.
• Sørg for at den nye koblingen er markert og trykk Make default.
• Da skal Connection Manager se slik ut:

• Trykk OK.
• Skriv inn brukernavn og passord (det samme som du har overalt ellers) og trykk Sign-In.
• Du skal nå være innlogget i Oracle Calendar og ha fått opp to vinduer; In-tray og dagsvisning.

Hvis du får problemer med å logge deg inn kan det skyldes at du sitter bak en brannmur. Hvis dette er tilfellet må du åpne for port 5730. Andre feilkilder kan være at du husker feil passord eller at det er noe galt med kontoen din. Ta i så fall kontakt med Orakeltjenesten.

In-tray

In-tray inneholder en oversikt over alle meldinger du har mottatt fra andre brukere og som du har sendt ut til andre. De ulike mappene symboliserer meldingens status. Det betyr at hvis du flytter en melding svarer du også på denne. Hver melding vises med relevant informasjon som hvem meldingen er fra og hvilket tidspunkt avtalen gjelder.

Agenda

I agendavisning kan du velge mellom tre ulike visningsformer ved hjelp av "kalender-knappene" på verktøylinja. Avhengig av hvilken visningsform du har valgt kan du gå én dag/uke/måned fram eller tilbake i tid ved hjelp av pil-knappene på verktøylinja.

Dagsvisning

Kommer fram når du trykker på kalenderen med én gul rute.

Det største feltet viser agendaen din. Feltet til høyre viser oppgaver og det nederste feltet viser daglige notater og hendelser.

På View-menyen kan du endre tidsintervallet som skal vises og størrelsen på vinduet.

Ukesvisning

Kommer fram hvis du trykker på kalenderen med én rad gule ruter og viser alle avtaler, notater og hendelser.

Månedsvisning

Kommer fram hvis du trykker på kalenderen som er helt gul og viser kun avtaler, notater og hendelser.

Møter og avtaler

Framgangsmåte for å avtale et møte:

1. Når du er i agendavisning kan du enten dobbeltklikke på det tidspunktet møtet skal være, høyreklikke og velge Edit meeting... eller klikke på knappen Nytt møte (New meeting) på verktøylinja.

2. Fyll inn i aktuelle felter. Et kryss ved Tentative sier at avtalen er foreløpig.
3. Hvis du ønsker å bli påminnet møtet krysser du av i boksen Remind me. Innstillingene for påminnelsen kan endres hvis du åpner fanen Reminders.
4. På fanen Details kan du blant annet legge til vedlegg samt endre prioritet og tilgangsnivå.

Invitere andre

Enkeltpersoner

Det er flere mulige måter å legge til andre personer på:

• Skriv inn hele navnet i Add-feltet
• Skriv inn for- eller etternavn
• Skriv in initialene atskilt med mellomrom
• Skriv inn en del av navnet
• Klikk på forstørrelsesglasset for å få opp søkeboksen

Gruppe

Skriv inn gruppas navn i Add-feltet eller trykk på knappen med to personer ved siden av forstørrelsesglasset for å få listet opp tilgjengelige grupper. Alternativt kan du skrive g: i Add-feltet og få de listet opp. Når du legger til grupper vil medlemmene bli lagt til som enkeltpersoner, men ikke gruppas navn vil ikke synes.

Konflikter

For å sjekke om det oppstår noen konflikter kan du trykke på knappen Check conflicts. Du vil da få opp et vindu som dette:

Hvis du ønsker å flytte møtet til et tidspunkt uten konflikter velger du Tools - Suggest Date/Time fra møteboksen og du får opp et nytt vindu:

Møtet vil da automatisk bli flyttet til første ledige tidspunkt den datoen du har valgt for nytt møtetidspunkt, men du kan velge andre mulige tidspunkter fra ei liste.

Et annet alternativ er å bruke gruppevisning for å løse konflikter; se under avsnittet om gruppevisning.

Gjentakende møter

For å gjøre møtet gjentakende trykker du på knappen Repeating.... Du får da opp et slikt vindu:

Nå kan du redigere tidspunktene møtet skal være. Det kan være lurt å sjekke at resultatet i Result-boksen er riktig.

Hver instans av det gjentakende møtet kan siden redigeres hver for seg.

Redigere møter

Det er flere metoder for å endre møter:

• Dobbeltklikk på møtet i agendaen
• Klikk på møtet og dra i et av de skraverte feltene over og under møtet for å endre start- og sluttidspunkt
• Klikk på møtet og dra det til et annet tidspunkt
• Høreklikk og velg Reschedule Meeting... eller trykk CTRL + M når møtet er merket

Duplisere møter

Kjekk funksjon hvis du skal opprette et nytt møte med samme attributter som et annet møte. Velg Edit - Duplicate Meeting etter at det gamle møtet er merket. Nå vil du få opp en boks hvor du kan velge tidspunkt for det nye møtet.

Slette møter

Du kan bare slette møter du selv har laget. Møter du har avslått å delta på kan du ikke slette, men du kan velge å ikke vise dem i agendaen ved å velge Tools - Options og fjerne haken foran Refused Meetings (under Agenda). Framgangsmåter for å slette egne møter:

• Merk møtet og trykk DELETE på tastaturet
• Høyreklikk på møtet og velg Delete Meeting
• Merk møtet og velg Edit - Delete Meeting

Invitasjoner

Alle invitasjoner som mottas vil vises både i In-tray og i agendaen og kan svares på fra begge steder.

Svare på invitasjoner

Når du mottar en invitasjon blir status automatisk satt til I will confirm later. Det er flere måter å svare på en invitasjon:

I In-tray

Flytt invitasjonen til mappe for aksepterte eller avslåtte avtaler. Det finnes flere metoder for å flytte invitasjonen til mappe for aksepterte eller avslåtte avtaler.:

• Høyreklikk og velg
• Dra-og-slipp en melding til passende mappe
• Dobbelt-klikk på en gjentakende melding og se alle instansene og aksepter dem hver for seg

Alternativt: høyreklikk på invitasjonen og velg ønsket svar.

I agenda

På bildet i forrige avsnitt ser du tre ulike avtaletyper:

• Lyseblå med spørsmålstegn: Ubesvarte invitasjoner
• Grønn med hake: Godkjente invitasjoner/avtaler
• Lysegrønn: Foreløpig godkjente avtaler
• Rød med kryss: Avslåtte invitasjoner

Hvis du ikke ønsker å vise avslåtte avtaler kan du slå det av på Tools - Options - Agenda menu.

De andre symbolene betyr følgende:

• Bjelle: Det er en påminnelse registrert på avtalen
• Flere personer: Avtalen har flere deltakere
• Blyant: Det er en beskrivelse til avtalen
• Binders: Det er et vedlegg til avtalen
• Tekst i parentes: Sted

For å svare på en invitasjon kan du dobbeltklikke på den. Da vil du få opp et slikt vindu:

I nederste halvdel har du flere mulige svaralternativer på en nedtrekksmeny. Alternativene I will attend og I will not attend lar deg også krysse av for at du foretrekker et annet tidspunkt. Du kan også krysse av for om du vil at tidspunktet skal vises som ledig eller opptatt i agendaen. Det er også mulig å sende svar på e-post hvis du trykker på knapppen Mail message.

Alternativt kan du i agenda-visning høyreklikke på invitasjonen og klikke på det svaret du ønsker å gi.

Grupper

Oracle Calendar lar deg lage egne grupper i tillegg til offentlige grupper, men disse er kun tilgjengelige via denne klienten. Fire typer grupper finnes:

• Offentlige [PUB]: Tilgjengelige for alle brukere
• Private [PRI]: Tilgjengelig for brukeren som opprettet den
• Kun medlemmer [MEM]: Tilgjengelig for alle medlemmer
• Administrative [ADM]: Tilgjengelige for alle, men eiet av systemadministrator

Opprette grupper

Du kan opprette private grupper og grupper for kun medlemmer.

1. Velg Tools - Manage Groups...
2. Trykk på New...
3. Skriv inn gruppas navn
4. Legg til medlemmer på samme måte som når man oppretter møter
5. Når du trykker OK vil gruppa være opprettet og du kan senere redigere den ved å trykke på Edit...

Bruk av gruppevisning (Group View)

Gruppevisning er et godt alternativ for å løse konflikter ved møteopprettelse. Det er flere måter å få fram gruppevisningen:

• Klikk på gruppevisningsknappen (den med tre personer på) på verktøylinja
• Velg Fil - Group View - Open... fra menylinja
• Velg Fil - Group View - Open As Designate... fra menylinja
• Høyreklikk og velg Open Group View... (dette kan du også gjøre fra In-tray)
• Du får da opp et vindu som ser omtrent slik ut:

Alle røde bokser betyr at det er minst én konflikt på dette tidspunktet. For å lage et møte fra gruppevisning dobbeltklikker du på det ønskede tidspunktet i kolonnen merket Combined.

Ved å fjerne haken foran et navn fjerner du denne personen fra møtet.

Vise andres agenda

For å se andres agenda trykker du på "Åpne en agenda"-knappen på verktøylinja:

Da får du opp et bilde som dette:

Her kan du søke opp den personen du ønsker å se agendaen til. Skriv inn navnet til personen i søkefeltet og trykk OK.

Når du viser en annen persons agenda vil dags-, ukes- og måneds-knappene på verktøylinja navigere i denne personens agenda. Knappene "Opprett møte," "Opprett hendelse" og "Opprett notat" vil opprette et innslag hvor denne andre personen blir invitert.

For å komme tilbake til din egen agenda trykker du på "Min agenda"-knappen:

Daglige hendelser og daglige notater

Disse brukes begge til å markere hendelser som ikke er lagt til et bestemt tidspunkt.

• Daglig hendelse: Brukes til å informere andre om en hendelse eller konferanse som varer hele dagen, men som ikke skal lage konflikter i agendaen.
• Daglig notat: Kan brukes til å legge inn innslag som er mindre viktig enn oppgaver, men kan fungere som påminnelser.

Disse kan opprettes på to måter:

• Velg Edit - New - Day Event... eller Daily Note...
• Trykke på henholdsvis vimpelen (for daglig hendelse) og tegnestiften (for daglig notat) på verktøylinja:

Oppgaver

Oppgaver kan brukes til å holde styr på ting du må huske på å gjøre. Du har mulighet til å markere hvor godt du har kommet i gang med dem og prioritere dem. Framgangsmåte for å legge til ei ny oppgave:

• Velg Edit - New - Task...
• Trykke på "oppgaveknappen" på verktøylinja:

I oppgavevinduet kan du blant annet bestemme når oppgaven skal starte, når den skal være ferdig, gi navn samt angi prioritet og hvor langt du har kommet på oppgaven.

Når du blar gjennom agendaen din vil du kun se oppgaven på start- og sluttdagen, men hvis du logger inn en dag mellom disse tidspunktene vil du se oppgaven i dagsvisning.

Du kan opprette en oppgave med direkte kobling til et bestemt møte. Dette gjør du fra møtevinduet (Edit meeting) og Advanced - Linked Tasks på menylinja.

Oppgavevisning

Oppgavevinduet fåes fram ved å velge File - Tasks - Open... fra menylinja eller ved å trykke på "oppgavevinduknappen" på verktøylinja.

Her får du oversikt over alle oppgaver du har og har hatt. Her kan du også filtrere oppgavene på bakgrunn av beskrivelse, startdato, sluttdato, prioritet eller kompletteringsgrad via View - Sort by i oppgavevinduet, eventuelt kan du også trykke på overskriftsraden for hver kolonne. For å vise et begrenset utvalg av oppgaver velger du View - Show og ønsket oppgavevisning.

Vise andres oppgaver

For å se andres oppgaver trykker du på "Åpne oppgaver"-knappen på verktøylinja:

Da får du opp et bilde som dette:

Her kan du søke opp den personen du ønsker å se oppgavene til. Skriv inn navnet til personen i søkefeltet og trykk OK. Nå vil personens agenda vises.

Tilgangsrettigheter

Møter, henvendelser og notater

Hva andre ser når de forsøker å åpne kalenderen din kan du bestemme selv. For å endre dette følger du følgende framgangsmåte:

1. Velg Tools - Access Rights og trykk på fanen Viewing.
2. Standardverdien som er valgt er Any unlisted person, dvs. alle brukere i systemet.
3. Alle brukere som er listet opp separat kan ha individuelle tilgangsnivå:
4. Velg brukeren på samme måte som du har gjort før
5. Fjern haken foran Same as default når du har denne brukeren merket.
6. Definer individuelt tilgangsnivå.

Mulige tilgangsnivåer

• View Entries: All informasjon er synlig
• View times only: Kun tidene vil være markert; dvs. det eneste som vil synes er hvorvidt du er opptatt eller ei
• Tom rute: Ingen informasjon vil bli vist

Normale, konfidensielle og personlige innslag henviser til innstillingene for møtet/hendelsen/notatet. Offisielle møter/hendelser/notater er alltid synlige for andre.

For å definere tilgangsnivå til flere brukere av gangen kan du holde inne CTRL og klikke på brukerne i feltet.

Oppgaver

For å endre tilgangsnivået for oppgaver velger du fanen Viewing Tasks. Standard skal No viewing rights være valgt. For å endre tilgangsnivået fjerner du denne haken og endrer det slik du vil ha det. Du kan også lage individuelle rettigheter for enkeltbrukere som for møter/hendelser/notater.

Planleggingsrettigheter

Planleggingsrettigheter gjelder hvorvidt du kan inviteres på møter.

For å endre tilgangsnivået for planleggingsrettigheter velger du fanen Scheduling. Standard skal Any unlisted person og Can invite you to entries være valgt. For å endre tilgangsnivået fjerner du denne haken. Du kan også lage individuelle rettigheter for enkeltbrukere.

Utskrift

Det er mulig å printe ut møter, oppgaver, hendelser, notater, gruppe- og brukerinformasjon.

For å skrive ut velger du File - Print... på menylinja eller trykker på printerknappen på verktøylinja. Du vil få opp følgende vindu:

Her kan du velge hvilken layout du ønsker på utskriften, enten om du velger å bruke de ferdige eller egenlaget. Hvis du trykker på Options... ved siden av nedtrekksmenyen vil du få opp en ny boks hvor du kan spesifisere din egen layout. Dette kan du lagre slik at du kan bruke det om og om igjen.

Mer hjelp?

Det finnes ganske god hjelp i programmet også. Trykk på Help - Contents så får du opp online hjelp for programmet.