Oracle Connector for Outlook

Tilgjengelighet

Klienten er kun tilgjengelig via lokal it-ansvarlig. Denne brukerveiledningen er skrevet for Outlook 2003.

Installering og konfigurering

Framgangsmåte:

1. Unzip zip-fila og kjør con_outlook_904211.exe. (OBS: Dette navnet kan endre seg litt ettersom det kommer nye versjoner av klienten).
2. Mot slutten av installeringen får du spørsmål om å velge en profil. Velg Create a new profile og trykk Next.
3. Skriv inn navnet på profilen (velg noe selv) og trykk Next.
4. På spørsmål om hva slags type konfigurasjon du skal bruke velger du Corporate og trykk Next.

5. Nå er du i vinduet Calendar Account. I feltet Server name skriver du inn kalender.ntnu.no, i feltet Account name skriver du inn brukernavnet ditt og til slutt ditt tilhørende passord. Trykk Next.

6. I neste vindu blir du spurt om konfigurasjon av innkommende e-post-tjener. Skriv inn imap.stud.ntnu.no hvis du er student og imap.ansatt.ntnu.no hvis du er ansatt, i feltet Incoming mail server og trykk Next.

7. I vinduet Incoming E-mail Account skriver du inn brukernavnet ditt og tilhørende passord og velger Next.
8. I feltet Outgoing mail server skriver du inn smtp.stud.ntnu.no hvis du er student og smtp.ansatt.ntnu.no hvis du er ansatt. Hvis du sitter utenfor NTNUs nett må du bruke din lokale nettilbyders utgående e-posttjener. Trykk Next.

9. I vinduet E-mail Sender Information skriver du inn navnet ditt og e-post-adressen din og trykker Next.
10. I vinduet Off-line Folders velger du det alternativet som passer deg best.
11. Nå får du opp en oversikt over de innstillingene du har valgt, velg Next.
12. Velg Finish.

Det neste vi må gjøre er å sette opp at e-postkontoen din skal bruke sikker oppkobling (SSL). Pass på at du må ha Outlook lukket for å gjøre endringer på e-postkontoer. Framgangsmåte for å gjøre dette:

1. Gå på Start - Settings - Control Panel og velg E-post.
2. Velg Vis profiler... og du får opp følgende vindu:

3. Merk den oppkoblingen du lagde tidligere (klikk på den).
4. Trykk på Egenskaper...
5. Velg E-postkontoer...
6. Velg Vise eller endre eksisterende e-postkontoer og trykk Neste. Du får nå opp følgende vindu:

7. Merk den e-postkontoen du nettopp laget og trykk Endre...
8. Velg fanen IMAP4.
9. Trykk på Avansert... nederst til høyre og følgende vindu dukker opp:

10. Huk av i ruta Serveren krever en sikker tilkobling (SSL).
11. Trykk OK.
12. Trykk OK igjen.
13. Trykk Fullfør.
14. Trykk Lukk.
15. Trykk OK.

Oppstart

Når du nå starter opp Outlook vil du få opp en dialogboks hvor du får spørsmål om du vil koble til eller arbeide frakoblet dersom du valgte at du også bruker maskinen i frakoblet modus. Velg i så fall Koble til. Dersom du har laget flere profiler vil du også få muligheten til å velge hvilken profil du vil bruke.

Programmet vil nå starte opp i e-postvisning.

E-postvisning

Hver gang du åpner Outlook åpnes innboksen først. Her kan du lese e-post og også se invitasjoner til møter og avtaler i kalenderen. Helt til venstre har du en oversikt over e-postmappene dine, i midten er valgt mappe (her Innboks) listet opp med innhold og helt til høyre vises valgt melding. Hvis du har en møteinvitasjon åpen kan du svare på denne her (se også avsnittet om invitasjoner).

Kalendervisning

Klikk på Kalender i nederste, venstre, hjørne. Da vil programvinduet se omtrent slik ut:

Øverst til venstre finnes månedsoversikter for gjeldende og neste måned. Datoer med avtaler er uthevede, dagens dato er omgitt av en lilla ramme, mens aktiv dag er skravert. Til høyre har du oversikt over dagens dato. Du kan bestemme hvor stort tidsintervall som skal vises i den høyre ruta med knappene på verktøylinja:

Møter og avtaler

Opprette en avtale

1. Når du er i kalendervisning kan du enten dobbeltklikke på det tidspunktet avtalen skal være eller du kan høyreklikke og velge Ny avtale fra menyen som dukker opp. Alternativt kan du velge Handlinger - Ny Avtale for Oracle Calendar fra menylinja eller velge Ny avtale fra Ny...-knappen på verktøylinja.
2. Fyll inn aktuelle felter.

Hvis du velger et av alternativene Ny møteinnkallelse, Ny regelmessig avtale eller Nytt regelmessig møte vil du få opp et liknende vindu som det vist under.

• Hvis du ikke ønsker å bli påminnet fjerner du haken foran Påminnelse.
• Etikett-feltet kan du bruke til å gi avtalen ulike betydninger (farger) i kalenderen.
• I det store feltet nederst kan du skrive inn en detaljert beskrivelse av avtalen.
• Feltet Kategori kan du bruke til å kategorisere avtalene dine ved å angi hva avtalene dreier seg om.
• Feltet Privat nederst til høyre angir om andre kan se avtalen din eller ikke (standardrettigheter).
• Ved hjelp av binders-knappen kan du legge ved et vedlegg.

Avtalen er lagret når du har trykket på Lagre og lukk-knappen. Avtalen kan senere redigeres ved at du dobbeltklikker på den i kalenderen.

Invitere andre

Trykk på knappen Inviter deltakere (når du er i redigeringsvinduet for avtaler). Da får du opp noen ekstra felter i vinduet ditt:

For å invitere deltakere skriver du inn e-postadressen til mottakeren eller trykker på Til...-knappen for å kunne velge fra liste.

Du kan legge til møtedeltakere i tre kategorier: obligatoriske, valgfrie og ressurser.

Ressurser kan være for eksempel møterom og prosjektører. Disse kan også søkes opp i den globale adresselista på samme måte som andre møtedeltakere.

Planleggingsfanen

Når du har lagt til personer kan du sjekke om det blir konflikter på det aktuelle tidspunktet ved å gå på fanen Planlegging.

Til venstre i vinduet ser du alle deltakerne listet opp nedover. I feltet til høyre er alle tidspunktene listet opp bortover og det er markert for hver deltaker hvorvidt deltakeren er ledig eller ikke. Møtetidspunktet du valgte på Avtale-fanen er hvit med grønn og rosa marg. Du kan bytte til et mer passende tidspunkt ved å klikke i aktuell kolonne. Alternativt kan du benytte deg av knappene (tilbake) og Velg neste automatisk (framover). Disse vil velge et passende tidspunkt henholdsvis tidligere eller senere enn merket tidspunt. Hvis du vil utvide/innskrenke tidsintervallet kan du ta tak i den grønne eller rosa margen og dra den dit du ønsker.

Hvis du ønsker å se mer detaljerte kalendere for deltakerne kan du velge Vis kalenderdetaljer fra rullemenyen på Alternativer-knappen nederst til venstre.

Du kan legge til flere deltakere fra Legg til andre-knappen.

For å fjerne deltakere markerer du dem og trykker på DELETE på tastaturet.

Når du er ferdig trykker du OK og deretter Send på verktøylinja. Da er avtalen lagret og sendt til mottaker.

Hvis du nå åpner møtet igjen vil du se at det har dukket opp en ny fane; Oppfølging. På denne fanen kan du se hvilken rolle du ga de ulike deltakerne og hvorvidt de har akseptert invitasjonen.

Gjentakende møter

Trykk på knappen Regelmessighet... (når du er i redigeringsvinduet for avtaler). Da får du opp et nytt vindu:

Her kan du angi når og hvor ofte møtet skal gjenta seg. Det er også her du kan fjerne gjentakelsene senere. Legg merke til at sluttdatoen i utgangspunktet står markert med Ingen sluttdato.

Redigere møtet

Det er flere metoder for å redigere møter:

• Dobbeltklikk på møtet i agendaen
• Høyreklikk og velg Åpne fra menyen, eventuelt snarveien til det du skal endre på
• Klikk på møtet og dra i den blå rammen over og under møtet for å endre start- og sluttidspunkt
• Klikk på møtet og dra det til et annet tidspunkt
• Klikk inni ruta for møtet og begynn og skriv for å endre tittelen

Duplisere møtet

Kjekk funksjon hvis du skal opprette et nytt møte med samme attributter som et annet møte. Merk det gamle møtet, kopier dette (enten via Rediger-menyen eller CTRL+C) og lim det inn på ønsket sted (sett markøren på ønsket tidspunkt og lim inn).

Slette møter

Du kan bare slette møter du selv har laget. Hvis flere er invitert på møtet vil du få spørsmål om du vil sende avlysning eller ikke. Framgangsmåter for å slette egne møter:

• Merk møtet og trykk DELETE på tastaturet
• Høyreklikk på møtet og velg Slett
• Merk møtet og bruk Slett-knappen på verktøylinja
• Merk møtet og velg Rediger - Slett

Invitasjoner

Alle invitasjoner som mottas vil vises både i e-postvisning og kalendervisning og kan svares på fra begge steder.

Svare på invitasjoner

Betydningen av de ulike svarene:

• Godta: Du aksepterer avtalen på det aktuelle tidspunktet
• Foreløpig: Du godtar møtet foreløpig og det flyttes til kalenderen din. Du får mulighet til å sende svaret med en gang.
• Avslå: Du takker nei til avtalen
• Foreslå nytt tidspunkt: Lar deg foreslå en ny tid
• Kalender...: Viser agendaen for den aktuelle dagen i eget vindu

Dersom du svarer Foreløpig på en invitasjon vil mottakere som bruker nettleserklienten se at du har akseptert, men at du foretrekker et annet tidspunkt.

Det finnes flere måter å svare på en invitajon, disse er beskrevet nærmere i de neste avsnittene.

I e-postvisning

Merk den invitasjonen du vil svare på i det midterste feltet og bruk knapperaden over fremvisningen av meldingen til å besvare invitasjonen. Alternativt kan du høyreklikke på meldingen og velge det svaret du ønsker fra menyen.

I kalendervisning

Avtaler i kalendervisning vises på denne måten:

Til venstre for hvert innslag er det en smal stripe. Denne viser avtalens status. Avslåtte avtaler vises ikke i kalenderen.

• Blå: Aksepterte avtaler (opptatt)
• Blåskraverte: Foreløpig godkjente avtaler
• Hvite: Nye, ubesvarte, avtaler (ledig)

De andre symbolene betyr følgende:

• Bjelle: Det er en påminnelse registrert på avtalen
• Flere personer: Avtalen har flere deltakere
• Tekst i parentes: Sted

For å svare på invitasjonen høyreklikker du og velger aktuelt svar. Alternativt kan du dobbeltklikke på den og bruke svarknappene helt i toppen.

Gruppevisning

Gruppevisning er et godt alternativ for å løse konflikter ved møteopprettelse.

Opprette grupper

Du kan opprette grupper som kan brukes til å få frem gruppevisning eller opprette møter med disse gruppene. Framgangsmåte:

1. Trykk på knappen "Vis gruppetidsplaner" på verktøylinja:

2. Velg Ny...
3. Skriv inn det navnet du ønsker at gruppetidsplanen skal hete og trykk OK. Nå får du opp følgende vindu:

4. For å legge til personer i gruppetidsplanen kan du skrive inn personen navn (eller deler av det) i feltet Klikk her for å legge til et navn og trykk ENTER på tastaturet. Alternativt kan du trykke på Legg til andre - Legg til fra adressebok og velge ønskede personer fra lista.
5. Trykk på Lagre og lukk når du er ferdig.

Merk at disse gruppene kun er tilgjengelig via Oracle Connector for Outlook.

Åpne gruppevisning

1. Trykk på knappen "Vis gruppetidsplaner" på verktøylinja
2. Merk den gruppa du ønsker å vise tidsplanen til
3. Velg Åpne...

For litt mer forklaring rundt gruppevisningsvinduet, se kapittel Møter og avtaler, underkapittel Planleggingsfanen.

Opprette et møte fra gruppevisning

Hvis du nå har gruppevisningen framme trykker du bare på knappen Opprett møte og velger deretter Nytt møte... eller Nytt møte med alle... avhengig av hva du vil gjøre. Du vil nå få opp et vanlig "opprett-møte"-vindu.

Vise andres agenda

For å vise andres agenda velger du Fil - Åpne - Annen brukers mappe... på menylinja. Nå vil du få opp en liten boks hvor du kan velge ønsket person:

Sørg for at det står Kalender i feltet Mappetype og skriv inn navnet på personen i feltet Navn.... Hvis du trykker på knappen merket Navn... vil du få mulighet til å velge fra liste. Trykk OK.

Nå vil du få opp denne personens kalender i et eget vindu. Hva du har tilgang til å se er litt avhengig av hvilke rettigheter personen har gitt deg (se kapittel Tillatelsesnivåer).

Heldagshendelser

Disse brukes til å markere hendelser som ikke er lagt til et bestemt tidspunkt og kan brukes til å informere andre om en hendelse eller konferanse som varer hele dagen, men som ikke skal lage konflikter i agendaen.

For å opprette en heldagshendelse har du flere muligheter:

• Høyreklikk på dagen i kalenderen og velg Ny heldagshendelse.
• Dobbeltklikk på dagen i kalenderen under ukes- eller månedsvisning. I dagsvisning kan du dobbeltklikke på den grå datolinja.
• Bruk Ny-knappen på verktøylinja og velg Ny heldagshendelse.
• Velg Handlinger - Ny heldagshendelse.
• Bruk samme framgangsmåte som for vanlige møteopprettelser og huk av i ruta for Heldagshendelse.

Nå får du opp et vindu som er ganske likt vinduet for opprettelse av møter og avtaler.

Du redigerer og sletter heldagshendelser på samme måte som du behandler møter.

Notater

Kan brukes til å lagre notater du vil huske på.

For å opprette notater kan du velge mellom flere framgangsmåter:

• Bruk Ny-knappen på verktøylinja og velg Notat.
• Velg Fil - Ny - Notat på menylinja.
• Åpne notatvisning (se under) og høyreklikk der det ikke er noen notater og velg Nytt notat.

For å se på notatene dine kan du åpne notatvisning ved å trykke på det lille Notat-ikonet nederst i venstre hjørne:

For å endre notatet kan du dobbeltklikke på det, eventuelt kan du høyreklikke på det og velge Åpne eller det valget du ønsker fra rullegardinmenyen. Notatenes egenskaper kan endres ved å klikke på det lille Papirark-ikonet øverst i notatets venstre hjørne. Du sletter notatet ved å høyreklikke på det og velge Slett eller ved å merke det og trykke på DELETE på tastaturet.

Oppgaver

Oppgaver kan brukes til å holde styr på ting du må huske på å gjøre. Du har mulighet til å markere hvor godt du har kommet i gang med dem og prioritere dem. Det er flere måter å legge til nye oppgaver:

• Bruk Ny-knappen på verktøylinja og velg Oppgave.
• Velg Fil - Ny - Oppgave på menylinja.

Du vil nå få opp et vindu som likner ganske mye på vinduet for redigering av møter og avtaler:

Feltene Emne, Forfallsdato, Startdato og Prioritet bør være ganske greie. Status-feltet sier noe om hvorvidt oppgaven har startet eller avventer noe, % fullført-feltet kan brukes til å vise hvor langt du har kommet på gjennomførelsen av oppgaven. Du har også mulighet til å sette på påminnelse på oppgaven. De andre feltene fungerer på samme måte som for møteopprettelser.

På Detaljer-fanen har du mulighet til å legge inn mer detaljert informasjon om oppgaven. Knappen Send statusrapport starter opp en ny e-post med emne Statusrapport: Oppgavetittel.

Oppgavevinduet

Oppgavevinduet får du fram ved å trykke på Oppgaver i nederste, venstre hjørne. Da får du opp et vindu som dette:

Til venstre har du mulighet til å endre visningsformen til oppgaveruta som vises til høyre. På bildet over er Enkel liste valgt som visningsform. Oppgavene blir listet nedover. De røde oppgavene ble ikke ferdig før fristen, den lysegrå med strek over er erklært ferdig. Hvis du dobbeltklikker på linja som beskriver en oppgave har du mulighet til å redigere oppgaven. Eventuelt kan du høyreklikke på den og velge Åpne.

Enkel liste

Viser hvorvidt oppgaven er ferdig, emne og forfallsdato.

Detaljert liste

Viser det samme som Enkel liste, men har i tillegg felter for prioritet, status, % fullført og kategorier.

Aktive oppgaver

Viser alle oppgaver som ikke er fullført som ei detaljert liste.

Neste sju dager

Viser alle oppgaver som forfaller i løpet av de neste sju dagene som ei detaljert liste.

Forfalte oppgaver

Viser alle oppgaver som har forfalt som ei detaljert liste.

Etter kategori

Lister opp alle oppgavene sortert etter kategori. Oppgavene vises som ei detaljert liste.

Tilordning

Viser oppgaver som er tilordnet andre eiere. Det er ikke mulig å tilordne andre eiere oppgaver med Oracle Calendar, så her vil det ikke vises noen oppgaver.

Etter ansvarlig person

Lister opp alle oppgavene sortert etter ansvarlig person. Oppgavene vises som ei detaljert liste.

Fullførte oppgaver

Viser alle fullførte oppgaver som ei detaljert liste.

Tidslinje for oppgave

Viser alle oppgaver som har forfallsdato i et tidslinjeskjema. Dagen i dag er merket med lysegrå bakgrunn.

Endre visningsformen

Ved hjelp av lenka Tilpass gjeldende visning... under valgalternativene for visningsform kan du endre på gjeldende visning. Du kan fjerne og legge til felter, sortere og gruppere etc. Denne er også tilgjengelig ved å høyreklikke på den lysegrå linja under Oppgaver, der det står blant annet Emne.

Vise andres oppgaver

For å vise andres oppgaver velger du Fil - Åpne - Annen brukers mappe... på menylinja. Nå vil du få opp en liten boks hvor du kan velge ønsket person.

Sørg for at det står Oppgaver i feltet Mappetype og skriv inn navnet på personen i feltet Navn.... Hvis du trykker på knappen merket Navn... vil du få mulighet til å velge fra liste. Trykk OK.

Nå vil du få opp denne personens oppgaver. Hva du har tilgang til å se er litt avhengig av hvilke rettigheter personen har gitt deg (se kapittel Tillatelsesnivåer). Dersom du ikke har tilgang vil du bare se et tomt oppgavevindu.

Tillatelsesnivåer

Hva andre ser når de forsøker å åpne kalenderen din kan du bestemme selv. For å endre på tillatelsesnivåene har du to muligheter:

• I agendavisning: Høyreklikk på Kalender i feltet Mine kalendere til venstre i programvinduet og velg Egenskaper.
• I mappevisning: Åpne mappevisning ved å trykke på knappen Mappeliste nederst i venstre hjørne. Nå får du opp ei mappeliste til venstre i programvinduet. Høyreklikk på Kalender-mappa og velg Egenskaper.

Uavhengig av hvilken metode du valgte i forrige avsnitt har du nå fått åpnet vinduet Egenskaper for Kalender. Velg fanen Tillatelser og vinduet vil nå se slik ut:

I utgangspunktet har alle de samme rettighetene, men du kan selv gi enkeltbrukere egne tillatelsesnivåer. For å gjøre det må du først legge til personen ved å trykke på Legg til... og søke opp personen. Når du har funnet personen kan du endre dennes tillatelser.

Mulige tillatelsesnivåer

• Endre: Personen har mulighet til å endre informasjon i kalenderen din
• Vis: All informasjon er synlig
• Vis bare tidspunkter: Kun tidene vil være markert; dvs. det eneste som vil synes er hvorvidt du er opptatt eller ei
• Ingen: Ingen informasjon vil bli vist

Normale, konfidensielle og personlige innslag henviser til innstillingene for møtet/hendelsen/notatet. Felles (public) møter/hendelser/notater er alltid synlige for andre.

Det er noen ferdigdefinerte tillatelsesnivåer. Dette er Ingen, Leser og Forfatter, og kan velges fra ei nedtrekksliste. Disse betyr:

• Ingen: Ingen informasjon vil bli vist
• Leser: All informasjon er synlig
• Forfatter: Personen har mulighet til å endre informasjon i kalenderen din

Feltet Kan invitere meg til møter avgjør om du kan bli invitert til møter.

Andre innstillinger

Du har også muligheten til å endre på en rekke andre innstillinger, som for eksempel å gi enkelte spesielle tillatelsesnivåer. Dette kan du gjøre fra Verktøy - Alternativer.... Å gi noen spesielle tillatelsesnivåer kan gjøres fra fanen Representanter.

En annen innstilling som kan være kjekk er å sende e-post som ren tekst. For å aktivere dette velger du fanen E-postformat og velger Ren tekst i feltet Skriv i dette meldingsformatet. Dette er en kjekk innstilling fordi mange ikke liker å motta e-post i HTML-format (som er standardformat), og sorterer e-post i HTML som søppelpost slik at det kan ta lang tid før e-posten din blir lest.

Utskrift

Det er mulig å skrive ut møter, oppgaver, hendelser, notater, gruppe- og brukerinformasjon.

For å skrive ut velger du Fil - Skriv ut... på menylinja eller trykker på skriverknappen på verktøylinja. Du vil få opp følgende vindu:

Her kan du velge hvilken layout du ønsker på utskriften, enten om du velger å bruke de ferdige eller egenlaget. Knappene Utskriftsformat og Definer stiler... lar deg tilpasse utskriften.

Kjente problemer

Åpne en delt kalender... fungerer ikke da det ikke finnes noen delte kalendere. Hvis det du vil er å åpne en annens agenda kan du se i kapittel Vise andres agenda.

Å slette e-postmapper (høyreklikke på mappa og velge Slett) og trestrukturer med e-postmapper fungerer ikke. Dette skyldes måten e-posten blir lagret på e-posttjenerne, ITEA Systemdrift kjenner til problemet og ser på ulike løsninger.

Mer hjelp?

Det er ganske god hjelp i programmet. Gå på Hjelp - Hjelp for Microsoft Office Outlook eller trykk på hjelp-knappen på verktøylinja. Hjelp - Oracle Connector for Outlook Hjelp er også nyttig.