SAMARBEIDSAVTALE
mellom
Studentparlamentet ved Høgskolen i Østfold / Studentrådene (Studentorganene)
og
Høgskolen i Østfold (HiØ)
1. AVTALENS OMFANG
Denne avtalen regulerer HiØs ytelser overfor Studentorganene, samt øvrige samarbeidsrelasjoner og prosedyrer.
2. LOVGRUNNLAG
Lov om universitet og høgskoler av 1. august 2005, nr 15.
3. VIRKSOMHETSOMRÅDER HVOR HIØ YTER TILSKUDD TIL STUDENTORGANENE
3.1 Fri stasjon
Studentorganene disponerer følgende kontorer vederlagsfritt:
Kråkerøy: 1 kontor i 1. etasje i A-blokka
Sarpsborg: 1 kontor i underetasje
Remmen: 1 kontor (E1-002) til organisasjonskonsulent og studentleder (to arbeidsplasser), og 1 felleskontor (E1-004, 005 og 006) til 3 studentråd (fire arbeidsplasser).
I tillegg til kontorer skal HiØ stille nødvendig møtelokaler til disposisjon for studentorganene.
HiØ har ansvar for løpende utgifter til energi (lys og oppvarming), renhold, tele-/data-kommunikasjon og vedlikehold for ovennevnte lokaler i samsvar med leiekontrakt med den enkelte utleier.
Porto-, kopi- og utskriftsutgifter dekkes av fellestjenesten (Studentparlamentet) eller av den enkelte avdeling (studentrådet).
HiØ har ansvar for ordinær møblering av kontorene.
HiØ skal i tillegg utstyre kontorene med PC m. programvare, telefon og skriver (eller tilgang til skriverrom i akseptabel nærhet). HiØ har ansvar for utskifting og oppgradering av datautstyr ved behov. HiØ skal stå for IT-support på datautstyret på studentkontorene ved behov, i samarbeid med it-driftsleder.
Studentorganene skal i tillegg ha gratis adgang til telefaks og kopimaskin på kontorene eller i akseptabel nærhet.
Studentorganene kan vederlagsfritt få tildelt rekvisita fra fellestjenesten, avdelingenes eller IT-drift sitt lager. Uttak skal fortrinnsvis skje fra den geografiske tilhørighet. Øvrig rekvisita og utskifting av utstyr se pkt 3.2.1.
3.2. Årlig direkte økonomisk tilskudd
3.2.1. HiØ, ved styret, bevilger årlig en økonomisk ramme til studentorganene
(2005: kr 950 000) som skal dekke:
· telefongodtgjøring til studentleder i samsvar med godtgjøringer til HiØs-ledere
· lønn til organisasjonskonsulent (100% stilling), iht til HiØs lønnsregulativ for konsulent.
· Lønn og telefonutgifter til studentleder (100% lønnet tillitsverv), iht til HiØs lønnsregulativ, ltr 21
· Reise-, møte-, kurs- og konferanse-/seminarutgifter for studentorganene og deres representanter
· bespisning
· Utskifting av utstyr og rekvisita som ikke finnes i HiØs lagre mv.
· Intern og ekstern markedsføring og synliggjøring av studentorganene
· Andre utgifter relatert til studentdemokratiske aktiviteter og drift av studentorganene.
Godtgjøringer skal til en hver tid ligge innenfor statens satser
Betaling finner sted på grunnlag av attesterte bilag.
3.2.2. HiØ, bevilger årlig en økonomisk ramme til fadderordningen (2005: kr 64 000) som skal dekke utgifter til den årlig forberedelse og gjennomføring av denne. Utbetaling finner sted på grunnlag av attesterte bilag.
3.3. Økonomiske engangstiltak
Studentorganene kan i spesielle tilfeller søke om investeringstiltak til større utstyr. Dette blir i tilfelle vurdert i sammenheng med fordelingen av strategiske midler. Utbetaling finner sted på grunnlag av attesterte bilag.
4 STILLINGSRESSURSER
Studentparlamentet disponerer følgende stillingsressurser:
-
Leder av studentparlamentet som et heltids frikjøpt tillitsverv i 12 mnd, fra 01.07 til 30.06. Formell arbeidsgiver er Høgskolen i Østfold, ved at vervet er definert som et lønnet tillitsverv.
-
Heltids ansatt organisasjonskonsulent. Stillingen er formelt plassert under Fellestjenesten som konsulent, men disponeres av Studentparlamentet.
Lønnsutgifter til stillingene dekkes gjennom den årlige økonomiske rammen til studentorganene (jfr pkt 3.2.1).
5. BUDSJETT OG RAPPORTERINGSRUTINER
Hvert år senest innen 1. november skal Studentparlamentet fremme forslag til budsjett for pkt. 3.2.1, 3.2.2 og eventuelt pkt 3.3 i denne avtalen.
HiØs årsmelding har et eget punkt om studentmedvirkning og studentvelferd, hvor Studentparlamentet skal være bidragsyter når det gjelder studentmedvirkning. Innen 1. februar hvert år skal Studentparlamentet i denne forbindelse legge fram en skriftlig rapport (maks. 2 sider) om viktige hendelser i året som gikk innen følgende obligatoriske temaer:
· Organisasjonsmessige endringer
· Valg
· Viktige saker
· Fadderordningen
I tillegg til den årlige skriftlige rapporten holdes det et frokostmøte hvert semester mellom HiØs rektor, direktør og studenttillitsvalgte. Saker fra disse møtene som skal følges opp skal nedfelles i et referat.
Hver måned skal organisasjonskonsulenten ha et kontrollmøte med økonomiseksjonen på fellestjenesten for å gjennomgå siste måneds regnskap og budsjettdisponeringer for studentorganene.
6. HØRINGER
Under henvisning til Lov om universiteter og høgskoler § 4-1, 4. ledd skal følgende saker sendes Studentparlamentets til høring:
· Sentrale plandokumenter (strategisk plan, handlingsplan, budsjett).
· Større byggesaker
· Dokumenter som sendes på høring til HiØs driftsenheter
· Sentrale politiske dokumenter som HiØ får til høring
· Generelt saker som omhandler studentorganenes arbeid
· Generelt saker som berører viktige studentinteresser
Tilsvarende saker på avdelingsnivå forelegges studentrådene til uttalelse.
Høringssaker skal sendes på høring til studentorganene i så lang tid i forveien at disse har mulighet til å behandle og uttale seg om disse, jfr kommentarer til § 4-1, 4. ledd.
7. VALG
HiØ skal stille valgteknisk materiale og andre nødvendige ressurser til disposisjon for studentvalgene.
Valg til studentorganer reguleres av studentenes valgreglement, vedtatt av Studentparlamentet ved Høgskolen i Østfold og i samsvar med reglement for valg til de øverste styringsorganer ved universiteter og høgskoler av 14. mai 1996 samt KUFs kommentarer til disse. Dersom de to valgreglementene kommer i strid med hverandre, er det reglement for valg til de øverste styringsorganer ved universiteter og høgskoler av 14. mai 1996 som skal følges.
8. MØTEVIRKSOMHET
8.1 Møte- og talerett
Konstituerende møter i studentorganene gjennomføres i samsvar med Lov om universiteter og høgskoler §§ 4-1, 1. ledd.
På Studentparlamentets møter har HiØs rektor/direktør møte- og talerett, jfr Lov om universitet og høgskoler av 1. august 2005 nr 15, § 10-1, a.
På studentrådsmøtene har avdelingsleder møte- og talerett.
8.2 Demokratitid
Det skal avsettes demokratitid for studentene en fast ukedag.
Demokratitiden skal skjermes fra undervisning og annen faglig virksomhet som involverer studentene.
8.3 Fravær
Nødvendig studentdemokratisk arbeid likestilles med sykdomsfravær i undervisning eller praksis.
8.4 Praksisplass
Studenttillitsvalgte i studentdemokratiet har fortrinnsrett på valg av praksisplasser, så langt dette er praktisk mulig.
8.5 Deltagelse i HiØs ledergrupper
Studentleder deltar på HiØs ledergruppe på høgskolenivå.
Studentrådsledere på avdelingene inviteres til å delta på ledergrupper på avdelingsnivå, samt andre samarbeidsfora på avdelingsnivå, i saker av interesse.
8.6 Dialogmøter
Studentparlamentet og høgskolens ledelse skal ha regelmessige dialogmøter med minimum møtehyppighet en gang pr måned.
Tilsvarende gjøres på avdelingsnivå mellom studentråd og avdelingsledelse.
9. KURSING AV STUDENTTILLITSVALGTE
9.1 Høgskolen skal legge til rette for at studentorganene skal kunne drive sitt arbeid på en tilfredsstillende måte, jfr § 4-1, 3. ledd. Innunder dette kommer kursing av studenttillitsvalgte.
9.2 Høgskolens avdelinger og Studentparlament / studentråd arrangerer organisatoriske kurs for de tillitsvalgte på de ulike avdelingene hver høst.
Det er viktig at studentorganene, i samarbeid med avdelingene, fastsetter datoer for slike kurs i god til før studiestart. Dette for å lette planlegging og informasjon, samt tilrettelegging av undervisning.
Kursing av studentrepresentanter i avdelingsstyrer og høgskolestyret har høgskolen ansvar for.
9.3 Studentparlament arrangerer selv styreseminar for sine medlemmer i januar hvert år.
9.4 Hvert år arrangerer Studentparlamentet og høgskolen i samarbeid et felles seminar for studenttillitsvalgte og ansatte, det såkalte ”Fellesseminaret”.
10. DEFINERTE SAMARBEIDSOMRÅDER
Studentorganene skal, så langt det er praktisk mulig og ikke går på bekostning av kjerneoppgavene til studentorganene, samarbeide med HiØ om blant annet følgende:
- Deltagelse på utdanningsmesser. Studentorganene kan være ressurs for HiØ på utdanningsmesser
- Samarbeid om informasjonsmateriell, for eksempel Veiviseren
- Satsningen på klassetillitsvalgte er et definert felles må for studentorganene og HiØ. Klassetillitsvalgte skal brukes som ressurs i kvalitetsarbeidet og evaluering av fag/studier.
- Oppstartsuke og fadderordning. Studentparlamentet har ansvaret for, og arrangerer fadderordningen. Det skal tilrettelegges for fadderordningen på vårsemesteret, blant annet ved at avdelingene planlegger og legger til rette for fadderordningen ved studiestart.
11. AVTALENS VARIGHET OG REVIDERINGSBESTEMMELSER
Avtalen trår i kraft fra undertegnelsesdato. Avtalen skal revideres når grunnleggende forutsetninger endres, eller når en av partene krever det og begge parter er enig om endringene.
Halden, ……17.10……2005.
Studentparlamentet Høgskolen i Østfold
ved Høgskolen i Østfold
(sign.) (sign.)
Renée E. Dalan Birgitta Næss
studentleder høgskoledirektør
