Office og PDF

Innhold

Innledning

Ethvert Microsoft Office-dokument (Word, Excel, PowerPoint ol.) kan gjøres om til PDF (Portable Document Format). PDF er et filformat som er uavhengig av programmet dokumentet ble laget i. Det vil si at hvis du for eksempel vil sende en Word-fil til en som ikke har Word, kan du gjøre om filen til PDF før du sender den slik at vedkommende kan lese den med Adobe Reader. En annen fordel med PDF er at teksten i et PDF-dokument ikke kan endres.

Fremgangsmåte

For å kunne lage et PDF-dokument av dine Office-dokumenter trenger du programvare som ligger på en maskin som heter adobe. For å logge på denne maskinen må du starte Remote Desktop Connection. Dette verktøyet finner du på:

Start -> Programs -> Accessories -> Communications -> Remote Desktop Connection

Avhengig av maskinen du sitter på, kan det også hende at du finner det rett under Accessories. (Dersom man ikke finner ikonet kan man alternativt trykke Start -> Run/Kjør, skrive mstsc og trykke OK.)

Du vil nå få opp følgende vindu:

Skriv adobe.ifi.uio.no i feltet og trykk på Connect. Du vil da få opp et innloggingsvindu hvor du logger inn på vanlig måte med brukernavn og passord.

Når du er kommet inn på adobe vil ting se ut som vanlig, men skrivebordet og startmenyen vil se litt anderledes ut. Tips: Legg merke til den gule linjen på toppen av skjermen med teksten adobe.ifi.uio.no. Den vil være der så lenge du er logget inn på adobe.

Nå er vi klare til å lage et PDF-dokument. Fremgangsmåten er som følger:

  1. Start Office-programmet ditt via Start -> Programs.
  2. Åpne filen du vil gjøre om til PDF via Fil -> Åpne.
  3. Konverter til PDF ved å gjøre ett av følgende:
    1. Trykk på knappen til venstre på PDF verktøylinjen.

    2. Velg fra menyen Adobe PDF -> Convert to Adobe PDF.

  4. I vinduet som kommer opp velger du hvor du vil lagre, sjekk at filnavnet er iorden og trykk på Save.

  5. Etter at konverteringen er ferdig, åpnes ditt nye PDF-dokument i Adobe Acrobat Standard, slik at du kan se over resultatet.

Husk å logge ut når du har gjort deg ferdig og lukket alle vinduer! Trykk på Start -> Log off. Sjekk at den gule linja på toppen av skjermen er borte. Du vil nå være tilbake til dine vanlige omgivelser.

Utfylling av PDF-skjemaer

Noen PDF-filer er laget som et skjema med felter hvor man kan skrive inn tekst (for eksempel skjema for flyttemelding til staten). Disse skjemaene kan fylles inn på vanlige maskiner uten problemer, men hvis du vil lagre endringene må du logge inn på adobe slik det er beskrevet i forrige avsnitt. Når du har kommet inn på adobe dobbeltklikker du på filen du vil endre, slik at den åpnes i Adobe Acrobat Standard. Så kan du fylle inn feltene og velge File -> Save As... for å lagre endringene.

Relevante linker

Vil du vite mer om PDF? sjekk ut http://en.wikipedia.org/wiki/Pdf.