Tid/sted: kl. 13.00 - 15.00 i hus 2/rom 2310, Teorifagbygget
Til stede:
Gerd Pedersen, SV-fak.
Benny Pedersen, NFH
Gunn Tove Thomassen, NFH
Anne Mjelde Kræmer, S-adm.
Anne Sofie Spjelkavik Hansen, S-adm.
Sissel Myrvang, S-adm.
Walborg Samuelsen, IKM/Med.fak.
Gerd Isaksen, IPLU
Inghill Harjo, Jur.fak.
Rigmor Gärtner, SV-fak.
Rita Rasmussen, Hum.fak.
Reidun Blikfeldt, Hum.fak.
Vigdis Nilssen, Med.fak.
Lill Heidi Steen, Med.fak.
Møteleder: Sissel
Referent: Rigmor
Sak 1. Referatsaker
Referat fra møte i Arkivforum 7. april 2005 ble godkjent.
Sak 2. Orienteringer
Tilbakemelding på DL-feilmeldinger fra SI (Anne-Sofie):
- Feil i oppdatering av journaldato ved journalføring av status F som masseoppdatering, er fremdeles ikke rettet. Funksjonen må derfor ikke brukes.
- Problemet med at intern kopi blir sendt til kopimottaker allerede mens dokumentet står i F blir ikke retta i følge leverandøren (SI).
- Saker fra gamle arkivdeler som skal overføres eArkiv får ikke automatisk ny arkivdel/"På papir" opphevet når nytt dokument opprettes. Feilen er ikke konsekvent. Det jobbes med feilen hos SI, og "På papir" og ny arkivdel må derfor fortsatt kontrolleres manuelt.
Vedr. ufordelte N-dok. Forhåndslagret søk på Ufordelt N-dok under mappen arkivarer på Søk gir feil resultat i noen sammenhenger, og Sissel har gitt opp å få søket korrigert. Lill Heidi ga tips om hvordan samme (korrekt) informasjon kan hentes fra websak og Anne Sofie sender ut "Oppskrift" på dette.
Nettsidene til Arkivtjenesten blir fortløpende oppdatert, men det mangler fortsatt noe, særlig når det gjelder Arkivplan. Sissel håper sidene vil være nokså à jour til høsten.
Vedr. kvalitetssikring: Det er mye ekstraarbeid å korrigere avvik mellom dokumentdato i el.fila og dokumentdato i journalposten. Dato i journalposten oppdateres automatisk til siste dato som fila er åpnet i redigeringsmodus, og avviket oppstår fordi saksbehandler glemmer å oppdatere dato i selve dokumentet. Avviket vil kunne skape søkeproblemer når det henvises til brevdatoer. Sissel/Anne Sofie sjekker om det er mulig å gjøre noe med dette problemet.
Automatisk oppdatering av dato kom for ca. 2 (?) år siden, og det er lite trolig at vi får gehør for å endre tilbake til slik det var tidligere, hvor det måtte oppdateres manuelt både i dokumentet og i journalposten. Løsningen må sannsynligvis bli å bevisstgjøre saksbehandlerne på at redigering i dokumentet også innebærer korrigering av dokumentets dato. (Sissel, 23.6.05)
Det ble reist spørsmål om mulig kobling mellom arkivdel og arkivkode, slik at når man for eksempel velger arkivkode 221 så fylles automatisk PERSARK inn som arkivdel. Det er kobling mellom arkivdel og arkivkode i dag, men det er uklart om det er mulig å få til en slik "automatikk". Sissel/Anne Sofie sjekker opp dette.
Det ble også reist spørsmål om krav til underskrift på innstilling fra bedømmelseskomiteer. Der hvor det er interne medlemmer i komiteen, holder det at saken går på saksgang blant medlemmene. Der innstillinga er skrevet i DL av et internt medlem og komiteen har medlemmer som ikke bruker DL (f.eks. vitenskapelige), kan disse bekrefte at de er enig i innstillinga via e-post (som knyttes til journalposten). Eksterne bedømmelser, og bedømmelser som av andre grunner ikke har elektronisk godkjenning, må fortsatt skannes.
Spørsmål om skanning/oppbevaring av doktorgradsprotokoller; protokollene skannes på elektronisk studentmappe (dr.gradsstudent). Originalen oversendes (som før) i original til Udir/FSA for kreering.
Sissel refererte kort fra et møte avholdt i Personalforum nylig. Der var de enige om at endelig betenkning og utlysningstekst ikke lenger oversendes de respektive enheter/fakultet. De blir lagt på saken, og saksbehandlerne kan hente dem der.
Personalforum hadde også diskutert skanning av søknader til de som innstilles til stillinger. Det ble spørsmål om hvor mye skal skannes (f.eks. også publikasjonslister, faglige anbefalinger?) og hvordan (ei eller flere filer). Sissel oppfordret alle om å ta opp dette med sine personalkonsulent slik at vi kan få synspunkter på behovet. Vi kommer tilbake til denne saken senere.
"Postmottak" i den globale adresselista i Outlook vil bli opprettet for alle fakultetene/enhetene og er snart OK (IT-avdelinga).
Konvertering til arkivformat er snart på plass (krav fra Riksarkivaren). Det standardiseres på PDF-format med tekstgjenkjenning. Konverteringa vil bli en automatisk jobb som kjøres med bestemte tidsintervaller. Det tas sikte på at det som journalføres den ene dagen, skal være konvertert dagen etter. Vi hadde litt diskusjon om dette, kanskje burde det gå litt lenger tid før konvertering ? Det blir gitt beskjed om hvordan dette blir gjort og når det settes i verk.
Det blir oppgradering av DocuLive (i løpet av sommeren?). Bl.a. skal det da bli mulig å skrive kommentarer på N-dokumenter produsert av andre, og retting av feil på omfordeling av N-dokumenter fra web-sak.
Sak 3. Erfaringer med elektronisk saksbehandling (eSB) og elektronisk arkiv (e-Arkiv).
Ting går seg til, men det er ennå litt frustrasjon rundt omkring. Verst er det at det er mye mer skjermarbeid enn før (som vi vel alle frykta !). Vi bør oppsummere de erfaringene vi har med kvalitetssikringarbeidet, slik at vi har fokus på de viktige og riktige tingene fremover. Rutinebeskrivelsene må justeres i henhold til disse erfaringene.
Det ble etterlyst MOTIVASJONSARRANGEMENT FOR ARKIVARENE !!! Hvem har forslag, og kan vi få til noe ?
Sak 4. Status.
Det er mye etterslep på R- og F-dokumenter fra før 1.4.2005. Følg med dette - eller som Sissel sier: "Ha et øye" på disse !
Sak 5. Eventuelt
Sensurlister: sensur skal registreres i FS – ikke i DocuLive.
Ellers ble det opplyst at flytting av saker til Fjernarkivet i Teorifagsbygget er begynt. Vi ble oppfordret til å gi tilbakemelding på hvor mye plass de enkelte enhetene trenger. Det er gått ut beskjed om å "måle opp" før, men det er ikke kommet så mange svar ennå. Sjekk dette og gi beskjed til Sissel – i hvert fall de som har ferdig det som skal flyttes.
