Referat fra møte i Arkivforum 13. oktober 2005

Tid/sted: kl. 13.00 - 15.30 ved NFH, rom A-124

Til stede:

Gerd Pedersen, SV-fak
Rigmor Gärner, SV-fak
Reidun Fyhn, SADM
Anne Sofie S. Hansen, SADM
Sissel Myrvang, SADM
Anne Kristine Steien, Jur-fak
Anne Mjelde Kræmer, SADM
Reidun Blikfeldt, Hum-fak
Rita Rasmussen, Hum-fak
Karita Reiersen, Med-fak
Vigdis Nilssen, Med-fak

Møteleder: Sissel
Referent: Vigdis

Møtet startet med presentasjon av to nye arkivarer, Ann Kristine Steien ved Jur-fak og Karita Reiersen ved Med-fak. Begge er engasjert i stillingene.

Referat fra møtet i Arkivforum 9.juni 2005 godkjent.

Kommentarer til saker i referatet:

• Til spørsmål om kobling mellom arkivdel og arkivkode for PERSARK og 221: Siden saksbehandlerne kun kan knyttes til én arkivdel (SAKSARK), vil dette skape problemer når saksbehandler oppretter saker. Konklusjonen er at det blir som i dag, i alle fall foreløpig.
• Til punkt om skanning av søknader til de som innstilles til stillinger: Skal søknaden skannes som flere filer eller ei fil? Vi prøver oss frem, men de fleste går for ei fil pr søknad, kanskje med unntak av søknader med mange/store vedlegg (særlig vit. stillinger). Bruk skjønn.

Sak 2. Orienteringer

Sissel har vært på årlig møte mellom arkivledere ved universiteter og høyskoler. UiTø og UMB er foreløpig de eneste som har gått over til elektronisk arkiv og saksbehandling og mye tid ble brukt på spørsmål rundt dette. Også felles kassasjons- og bevaringsregler, bl.a. for eksamensbesvarelser ble diskutert.

Riksarkivet har nå satt i gang et prosjekt for nye bevaringsregler for eksamensbesvarelser. Statsarkivet i Bergen er prosjektansvarlig og alle universitetene skal delta i prosjektet.

For de som holder på med/planlegger kassasjon og ordning av gamle eksamensbesvarelser, skal gjeldende kassasjonsregler brukes for lavere grad/enkeltemner til nye regler kommer.

For bevaring av besvarelser/avhandlinger på høgere nivå og doktorgradsnivå har Riksarkivet i brev til UiTø gitt en uttalelse som får betydning for praktisering av reglene. Vi kommer tilbake til dette i løpet av høsten.

Sissel og Anne Sofie har vært på årlig brukerkonferanse for DocuLive. Bra program bl.a. med parallellsesjoner både med arkivfaglige temaer og med presentasjoner av erfaringer og løsninger fra andre DocuLive- eller Public 360-brukere.

Oppgradering av DocuLive vil skje 21. - 23. oktober.

Å avslutte saker i elektronisk arkiv er avhengig av at konvertering av filer til arkivformat er på plass. Arbeidet med dette har vært lagt litt på is på grunn av forarbeid til oppgradering og testing av tilpasning. Får høy prioritet etter at oppgraderinga er gjort.

Flytting til fjernarkiv (se e-post fra Sissel datert 12.8.2004 og referat fra forrige møte): Oversikter over antall hyllemeter arkivmateriale som skal til fjernarkiv sendes Sissel på e-post så snart som mulig.

• Saksbehandlere glemmer å ferdigstille dokumenter. Må få saksbehandlere til å bli flinkere til å ferdigstille ved å purre på til de forstår problemet.
• Vi har et etterslep av dokumenter i status R og F fra før 01.04. Alle må ta en sjekk for egen enhet snarest. Dersom saksbehandler ikke kan bidra med arkivkopier, må bare dokumentene journalføres, skrives ut og merkes slik at det går frem at dette ikke er en ordinær arkivkopi (utskrift fra DocuLive), samt dato og signatur. Der filer mangler må dette noteres både i DL og i fysisk arkiv.
• Alle originale søknader om opptak som sendes enhetene for lokalt opptak, må enheten ta vare på (som før). Skal tilbake til FSA når studenten er ferdig. FSA vil se på nye rutiner rundt oppbevaring av disse søknadene nå i høst.
• Noen ønsker mulighet for å lage studentmapper for bachelorstudenter. Det får hvert enkelt fakultet bestemme sjøl, men dette må man vurdere nøye ut fra hvilke behov dette skal dekke.
• Dr.gradsmapper må også betraktes som studentmapper.
• Statens vegvesen har en tilpasning i DocuLive som gjelder tilgangsgrupper. Vi vil prøve å få en dokumentasjon på dette for å se om dette er noe for oss.

Spesielle problemområder:
Hverdagen blir låst til maskinen (skjermen), mer veiledning fordi saksbehandlere trenger mer hjelp.

Hva skjer videre?
Ordningen med "sikkerhetskopier" av utgående dokumenter og oppbevaring av originaler av skannede dokumenter skal vurderes innen utgangen av 2005. Alle bes derfor om å logge hendelser som avdekker feil og/eller mangler, både ved utgående dokumenter og skannede dokumenter. Gjør dette i ca en måned og gi tilbakemelding til Sissel.

31. desember utløper overlappingsperioden mellom arkiv på papir og eArkiv, og alle saker i arkivdeler på papir bli sperret for registrering av nye dokumenter. Arbeidet med å avslutte saker på papir bør derfor starte snarest mulig som en forberedelse til periodisering. For søking etter uavslutta saker: se forhåndsdefinerte søk i Plus.

AU la frem noen forslag til aktiviteter som følger som vedlegg til referatet.

Alle var enige i at vi behøver et motivasjonsseminar, og en komitè bestående av Torunn og Rita skal arbeide videre med punktene 2, 3 og 5 og Da vinci seminarene. Rigmor og Vigdis vil bistå hvis nødvendig. Vigdis hører om hvilke kurs/seminar som arrangeres av Norsk Arkivråd neste år.

Vi satser på å få til noe i løpet av våren 2006, og håper komiteen er kommet ett skritt videre til neste møte i Arkivforum.

Dato for neste møte ble 8. eller 15. desember 2005.

Ingen saker under eventuelt.