Tid/sted: Kl. 13.00 - 15.20, Styrerommet, Administrasjonsbygget
Til stede:
Reidun Y. Ingebrigtsen, Med.fak.
Vigdis Nilssen, Med.fak.
Kristin Opdahl, Mat.nat.fak
Nina Olaussen, Mat.nat.fak og NFH
Rigmor Gärtner, SV-fak.
Reidun Blikfeldt, Hum.fak
Rita Rasmussen, Hum.fak.
Inghill Harjo, Jur.fak.
Torunn Berger, Sentrene
Sissel Myrvang, Adm.
Anne Sofie Spjelkavik Hansen, Adm.
Maianne Josefsen, Adm
Anne Mjelde Kræmer, Adm.
Reidun Fyhn, Adm
Møteleder: Sissel
Referent: Torunn
Sissel ønsket velkommen, og startet med å ønske Marianne Josefsen velkommen tilbake på jobb. Sissel orienterte om at Anne Sofie er engasjert ut juli. Hun skal primært arbeide med gjennomgang av DL-opplæringa og info mot brukerne. Sissel presenterte Nina Olaussen, som arbeider for NFH og Mat.nat.fak med bortsetting av arkiv.
1. Referatsaker
Ingen kommentarer til referatet fra Arkivforum 15. desember 2005 - referatet godkjent.
2. Orienteringer
Sissel og Marianne orienterte om:
a) Rapportering til Statsarkivet om gjenstående pålegg etter inspeksjonen i 2001 (DL 200601681-1).
b) Brev til fakultetene, NFH og U-Vett om praktisering av kassasjonsreglene for eksamensbesvarelser (DL 200401672-9). Besvarelser som kan kasseres må inntil videre tas vare på i 3 år som en konsekvens av at Riksrevisjonens forvaltningskontroll h-05.
c) Nyhetside for arkivarene er under arbeid. Info kommer når den er klar.
d) Norsk Arkivråd har generalforsamling i Tromsø i april. Vigdis og Marianne skal delta.
e) Til spørsmål om sensurlister skal tas vare på: originaler tas vare på av de som er ansvarlige
f) Feilen med funksjonen for å endre saksbehandler er en pågående sak hos Soft Innovation.
3.Aktuelle arkivspørsmål
Erfaringer med konverterte dokumenter
Det har vært en del frustrasjoner og tilløp til panikk blant enkelte saksbehandlere. Problemene ved gjenbruk/kopiering av tekst dreier seg om rot med linjeskift/avsnitt, æ, ø, å og engelsk tekst som endrer seg. Sissel ønsker at vi gir melding til henne om problemene vi/saksbehandlere får med dette. ADB jobber med problematikken. Dersom vi ikke får en løsning, og belastningen med dette oppleves som alt for frusterende, må konvertering av dokumenter revurderes.
Elektroniske saker kan avsluttes når konvertering av tidligere dokumenter er gjort. Arbeidet med det vil starte med det første. Dersom konverteringen pauses/stoppes, vil dette bety at saker ikke kan avsluttes. Det er ikke funnet konverteringsløsning ennå for Msg-filer (e-post lagret fra Outlook).
Bortsetting og kassasjon: - fremdrift og status
Det ble tatt en runde rundt bordet om hvordan framdrift og status er. De fleste ligger godt an, men det er ikke sikkert at Mat.nat.fak blir ferdig til sommeren. De som er ferdige kan nå overføre arkivmaterialet til fjernarkivet. Meld fra til Sissel når dere er klare.
Møtebøker: - på papir eller elektronisk? - for hvilke utvalg?
Vigdis tok opp dette spørsmålet. De fleste viktige styrer og utvalg har møtebok på papir ut 2005. Fra og med 2006 er det tidligere sagt at møtebøker på papir anbefales en stund til for de øverste organer (universitetsstyret, fakultetsstyrer og tilsvarende), - i tillegg til elektronisk. Den enkelte enhet bestemmer selv hvilke styrer/utvalg som skal ha møtebok på papir ut over dette. Tenk på hvilke møtebøker som brukes og til hva! Sentraladm tar sikte på å kun ha møtebok for universitetsstyret på papir for 2006, men dette er ikke endelig avklart ennå.
Kopibøkene innbindes t.o.m 31.mars 2005. Fra 1.4.2005 har kopiene kun status som sikkerhetskopier. Kan oppbevares i permer e.a. og merkes som sikkerhetskopier.
Doktorgradsmapper: - på papir? - hvilken arkivdel? - hvor skal de oppbevares?
Det var enighet om at doktorgradsmapper bør ligge under arkivdel STUDARK, og at de arkivmessig behandles som studentmapper. Det er ikke sagt noe om at de gamle retningslinjene for hva som skal til FSA for arkivering i kandidatarkivet er opphørt. Det viser seg imidlertid at informasjonen fra FSA om hva de skal ha, er nokså motstridende. Dette følges opp i den videre diskusjonen med FSA om ny praksis for studentmapper.
Kvalitetsikring av journalopplysninger
Sissel minnet om viktigheten av gode og riktige journalopplysninger. Vi må følge opp saksbehandlerne mhp sakstitler, dokumentbeskrivelser og samsvar mellom dokumentdato og journaldato. Dette bl.a for at man i ettertid skal kunne finne det man leter etter i det elektroniske arkivet og at journalopplysningene (metadata) ser vettige ut. Marianne ser hvordan hun kan "stresse" dette mer på kurs o.l.
4. DocuLive: - orienteringer og evt. Spørsmål
Marianne orienterte om at saksfremlegg vil bli endret fra S til M. M står da for møtedokument. Ny dokumenttype M vil ha felt i registeringbildet for registrering av Notat fra og Notat til, pluss at vi unngå den feilen som enkelte får i dag ved ferdigstilling av type S. Før dette tas i bruk må ADB gjøre en databasejobb. Arkivarene får melding når dette er klart.
Sissel tok opp problematikken omkring utvidet funksjonalitet på tilgangsstyring - noe vi i lang tid har ønsket oss. Det viser seg at leverandøren har programvaren, men at det koster. Hvorvidt vi skal investere i dette vil være avhengig av "levetiden" for DocuLive ved UiTø. Ledelsen har signalisert at det ikke skal skje noe nytt på vårt område før nytt lønns- og personaldatasystem er på plass (POLS), etter planen fra 2008.
5. Eventuelt
Rydding i linjeorganisasjonen i DL: Marianne viste til lister utsendt av Anne Sofie, og etterlyste tilbakemelding på hvem som kan fjernes fra linjeorganisasjonen. Gjelder primært personer som er sluttet, men vi ønsker også å fjerne personer som ikke er databasebrukere (f.eks. vit. ansatte).
6. Neste møte
Neste møte blir i midten av juni. AU fastsetter dato.
