Tid/sted: 13:00-15:45, Medfak, plan 6 rom L.6.201
Til stede:
Sissel Myrvang, Adm.
Marianne Josefsen, Adm.
Reidun Fyhn, Adm.
Kristin Opdahl, Matnat
Grete Brox, SV-fak
Rigmor Gärtner, SV-fak
Gerd Pedersen, SV-fak
Torunn Berger, Kvinnforsk/Semut
Reidun Yttregård Ingebrigtsen, Medfak
Vigdis Nilssen, Medfak
Rita Rasmussen, Humfak
Reidun Blickfeldt, Humfak
Gunn-Tove Thomassen, NFH
Benny Pedersen, NFH
Møteleder: Sissel
Referent: Vigdis
Grete Brox er tilbake i halv stilling ved SV-fakultetet og ble ønsket velkommen, samtidig kort presentasjon av alle.
Sak 1. Referatsaker.
Til forrige referat - sak 2, Orienteringer: Presisering av at underskrevne sensurlister bevares ved FSA. Blir innbundet og bevart der.
Sak 2. Orienteringer
- Det jobbes med ny versjon av NOARK-standarden. NOARK-5 vil ha fokus på integrasjon med fagsystemer.
- Det tredje Norske Arkivmøte arrangeres i Oslo 23-25. april 2007. Tema er "Spor etter oss". Mer info på http://www.arkivmote.no
- NUAS-seminar i regi av planeringsgruppen for dokumenthåndtering og arkiv i Helsingfors 30. mai - 1. juni 2007. Tema er bevaring av forskningsmateriale. Program foreligger ikke ennå, men følg med på http://nuas-tmp.it.su.se/kalendarium/index.php#seminarier
- Bruk av kandidat-/ fødselsnummer. Sissel har snakket med jurist på FSA. Kandidatnummer kombinert med navn regnes som personopplysning og skal ikke med i journalen. Kan brukes som sekundærkode. Fødselsnummer skal heller ikke med i journalen.
- Instruks for bruk av tjenestetelefon er sendt ut til avd./enheter. Utfylte skjema skal registreres i Doculive, lag samlenummer på egen enhet for dette (se sak 20060019-2).
- Fremdriftsrapporter/sluttrapporter for NFR-søknader skal registreres i Doculive. De fleste rapporterer om god kontroll med disse nå.
Sak 3. Aktuelle arkivspørsmål
Om kassasjonskoder i DocuLive
- Det finnes en kassasjonskode i Doculive som heter G = Gjennomgås for kassasjon. Kode G kan brukes for saker som man ønsker å søke opp for kassasjonsvurdering på et seinere tidspunkt.
- Høringer som det ikke svares på, og informasjon om eksterne møter, konferanser o.l., kan kasseres så snart disse er uaktuelle, f.eks. etter 1 år.
- Feltet kassasjonskode kan oppdateres selv om saken er avsluttet. Kan også masseoppdateres.
- Sissel vil lage en beskrivelse om bruk av de ulike kodene.
Elektronisk doktorgradsarkiv
I forbindelse med nye retningslinjer for administrering av PhD-studiet, er det tatt inn bestemmelse om at arkivet for doktorgradskandidater skal være helelektronisk for kandidater som disputerer fra og med 1.4.2005.
Forslag til utfyllende arkivrutiner for kvalitetssikring av elektroniske doktorgradsmapper var sendt Arkivforum på forhånd. Alle oppfordres til å diskutere disse med sine studieledere e.l. og melde ev. kommentarer tilbake til Sissel snarest. Sissel lager endelig versjon på bakgrunn av kommentarer.
Arkivet/SADM vil kontrollere alle saker for de som har disputert fra 1.4.2005 til d.d. i henhold til krav for hva som skal finnes i mapper for ferdige kandidater, samt skanne vitnemål/Diploma Supplement før saken avsluttes. Saksansvaret for disse sakene vil likevel være på fakultetet.
Heretter må alle elektroniske studentmapper for kandidater som disputerer være komplette før saken sendes Udir for kreering. Ingen dokumenter skal lenger sendes Udir på papir! Der det er en sak i papirarkiv og en sak i eArkiv skal det opprettes kryssreferanse mellom disse.
Ny arkivdel SLUTTET
Elektroniske personalmapper for personer som har sluttet skal flyttes til ny arkivdel SLUTTET. Foreløpig gjøres dette av arkivet/SADM, men også arkivene på enhetene kan gjøre dette f.eks. når stoppmelding journalføres. Mer permanente rutiner for dette tas opp når arbeidsdeling etter delegering av tilsettingsmyndigheten for tekn-adm. stillinger er på plass.
Ny arkivdel KANDARK
Ny arkivdel er opprettet for uteksaminerte kandidater: KANDARK. Arkivkodene 513.3 og 422 er knyttet til arkivdelen. Foreløpig blir kreerte doktorgradskandidater som har elektronisk studentmappe flyttet over til denne arkivdelen. Hvordan vi skal gjøre det med uteksaminerte masterstudenter må vi komme tilbake til.
Elektroniske studentmapper for masterstudenter og tilsvarende
Det jobbes videre med rutiner for elektroniske studentmapper også for masterstudenter og studenter på profesjonsstudier etter samme mønster som for doktorgradsarkivet. Det ble diskutert hvilke tidsskille som kan være aktuelt å sette mellom "blandingsarkiv" og helelektronisk arkiv: Når studenten er tatt opp eller når grad avlegges?
Det var enighet om at det er mest realistisk å gå for fullelektronisk arkiv for alle som tas opp fra og med ett bestemt semester, fortrinnsvis inneværende semester. Det betyr at vi tar sikte på at det skal være fullelektroniske studentmapper/kandidatarkiv for masterstudenter og profesjonsstudenter fra og med opptak høst 2006. Dette gjelder også 5-årige masterstudier.
Det opprettes sak/studentmappe i DocuLive for alle som har takket ja til plass fra og med høst 2006. Saken starter med registrering/skanning av søknad med vedlegg (opptaksgrunnlaget). Fakultetsarkivene må diskutere med sine studieledere/-enheter hvordan dette praktisk kan løses.
Sissel vil jobbe videre sammen med FSA om en felles praksis for dette, og vil derfor gjerne ha tilbakemelding om ev. synspunkter knyttet til dette.
Informasjon om vedlegg
Dobbeltklikk i vedleggsfeltet i Plus og du får opp bildet "Vedlegg". Her kan man f.eks. spesifisere vedlegg, notere mangler ved vedleggene eller hvor vedlegg som ikke skannes/som man ønsker å arkivere også på papir, blir oppbevart (f.eks. "Egen vedleggsserie" ). NB: Hver anmerkning som lagres blir oppfattet som ett vedlegg (se antall i vedleggsfeltet i Plus).
Om søking og fremfinning i DocuLive
I en del tilbakemeldinger i brukerundersøkelsen for web-sak i vår/sommer, pekes det på at utformingen av titler og beskrivelser enkelte ganger gjør det vanskelig for søking og fremfinning. I saker med mange dokumenter er også beskrivelsen viktig for raskt å finne riktig dokument. Arkivene er viktige bidragsytere her, både ved egne registreringer og korrigering av saksbehandlernes. Det er viktig at saksbehandler som ikke er oppmerksomme på sammenhengen mellom egne registreringer og søke- og gjenfinningsproblematikken får tilbakemelding om dette.
Med elektronisk arkiv er journalopplysningene (metadata) den eneste innfallsvinkelen ettertiden har til arkivinformasjonen!
Sak 4. Doculive – orienteringer og eventuelle spørsmål.
Konvertering
Konvertering til PDF startet i februar/mars 2006. Konvertering av e-poster er fremdeles ikke løst, og det jobbes fortsatt med saken. Når e-postkonverteringa er løst, vil også eldre dokumenter i databasen konverteres.
Alle saker fra og med mars 2006, som ikke har e-poster kan avsluttes.
Det finnes et ”Produksjonsformat” på alt som er konvertert fra 18. september 2006, der finner man dokumentet også som wordfil for kopiering. Det er mulig å få fram produksjonsformatet både fra Plus og fra web-sak.
Ny brukerinnstilling
Arkivarer kan endre arkivkode, sekundærkode og arkivdel i avslutta saker uten å åpne saken først.
OBS - om pekere mellom dokumenter
Ikke lag pekere før dokumentet som det pekes til er journalført. Hvis det lages peker fra en journalpost i status J til et dokument i en journalpost i status F, blir også dokumentet i status F konvertert.
Pekere brukes mest for elektroniske møtebøker.
Flere PDF-dokumenter åpen samtidig
Det har vært en del spørsmål om hvorfor man ikke lenger kan ha flere PDF-filer oppe samtidig. En endring i siste versjon av Acrobat Reader gjør at flere PDF-dokumenter som er åpne samtidig, åpnes i samme vindu. Dokumentene ligger da tilgjengelig under menyen "Vindu" i Reader. Her kan man velge å se flere siden på skjermen samtidig ved å velge f.eks. ”Vindu” - ”side ved side”.
Ikke tillatte filformater
Se http://uit.no/persok/Arkiv_og_DocuLive/69
Dersom et filformat som ikke er tillatt iht. lista over, og det heller ikke er mulig å gjøre om fila i et tillatt format, må dokumentet skrives ut og skannes inn på journalposten.
Plunder med fordeling av dokumenttype N fra Web-sak?
1) Dokumenter av type N, hvor flere "kontorer" på samme "avdeling" er påført som mottakere, kan bli feilfordelt ("stjelt") hvis man ikke er oppmerksom på å velge riktig kontor i feltet "Mottakere" før man fordeler. Se detaljbildet "Fordele" i arbeidslista "Fordeling". Varsellampa bør blinke dersom en leder har fordelt et dokument, men så forsvinner det likevel ikke i arbeidslista til fordeling. Arkivet kan "rydde opp" ved å rekonstruere de opprinnelige mottakerne fra historikken.
Denne saken er avvist som feil hos leverandøren, men vi vil forsøke å ta dette opp på nytt.
2) Det er tidligere informert om feil med funksjonen for omfordeling (Endre i arbeidslista Ubesvarte) for dokumenttype N. Feilen gjør at dokumentprodusent endres i stedet for mottaker. Feilen er tatt opp gjentatte ganger med leverandøren, men de har foreløpig ikke klart å løse problemet. Funksjonen er derfor "slått av", men det er desverre ikke mulig å inaktivere omfordeling for ledere (og arkivarer). Så derfor må endring av mottakere på N-dokumenter kun gjøres via Plus/arkivet.
Bruk av "Grupper" for brev til flere mottakere/intern kopimottakere
Dersom man ofte skriver brev til flere mottakere eller med flere interne kopimottakere, er det rasjonelt å lage mottakergrupper. Gruppene oppdateres fra mottakerbildet via "Oppdater gruppe" eller "Gruppe" (fjerne mottaker). Disse oppdateringene er permanente.
Man kan også legge til en hel gruppe som mottaker og deretter fjerne en eller flere enkeltmottakere i gruppa etter at de er lagt til i lista "Notatmottakere" el. "Interne kopimottakere". Denne endringen vil gjelde kun for dette dokumentet og oppdaterer ikke gruppa permanent.
Sak 5. Nye representanter til AU fom 2007 – forslag og eventuelt valg.
Det skal velges nytt arbeidsutvalg fra januar 2007. Saken tas opp på neste møte. Rigmor sender ut oversikt over hvem som er medlemmer nå og hvem som er på valg. Start gjerne diskusjonen om hvem som kan tenke seg å stille til valg. Valget gjøres på neste møte i Arkivforum.
Sak 6. Neste møte
Foreslås i uke 50 – torsdag 14. desember.
Sak 7. Eventuelt
Ingen saker under eventuelt.
