Referat fra møte 14. oktober 2004

Til stede:
Bjørg Abrahamsen, Kirkelig utdanningssenter i nord
Benny Pedersen, NFH
Gunn Tove Thomassen, NFH
Vibeke Rørbakk, UB
Vigdis Nilssen, Medfak
Lill H. Steen, Medfak
Anne Mjelde Kræmer, SADM
Walborg Samuelsen, Medfak, IKM
Heidi Heggås, Medfak, IMB
Anne Sofie Spj. Hansen, Mat-nat-fak
Gerd Pedersen, SV-fak
Reidun Fyhn, SADM
Rita Rasmussen, HUM-fak
Gerd Isaksen, PLP
Marianne Josefsen, SADM
Sissel Myrvang, SADM
Inghill Harjo, Jur-fak
Inger-Lise Strandheim, Jur-fak
Edel Hauan, TMU

Møteleder: Sissel Myrvang
Referenter: Edel Hauan, Inghill Harjo

Sak 1. Referatsaker

Referat fra møte i Arkivforum 10. juni 2004 – ingen merknader.

Sak 2. Orienteringer

Sissel orientert om følgende:

• Utdanning.no er opprettet som nytt firma i DL-databasen. Utdanning.no er en portal som samler nettressurser om utdanning i Norge. Portalen er etablert av Utdannings- og forskningsdepartementet og ble lokalisert til Tromsø fra 1.1.2004. Universitetet yter tjenester, bl.a. bruk av DocuLive, i henhold til samarbeidsavtale.
• Bevaringsregler for U&H-sektoren: UiO er kontaktet av Riksarkivet om et prosjekt om bevarings- og kassasjonsregler for universiteter og høgskoler, og har påtatt seg å være kontaktinstans mot Riksarkivet i starten.
• Skanning via Flow Port/InPort er nå tatt i bruk i Sentraladm, NFH, Jur.fak, Mat-nat.fak, Med.fak. Fungerer både på Xerox multimaskiner m/skanner og HP Digital Sender. Kan også testes ut på andre multimaskiner med skanner. Det skannes i PDF-format med tekstgjenkjenning. Det anbefales at alle går over til løsningen. Send epost til Oddbjørn Bersås med 1) navn på den/de som skal ha tilgang til skanning, 2) IP-adresse til den maskina som det skal skannes fra og 3) IP-adresse til ev. printer dersom cowersheet skal skrives ut på en annen maskin enn den det skannes fra (eller få lokal edb-konsulent til å gjøre det).

Edel orienterte om valg av nye medlemmer til Arbeidsutvalget i desember møte. Lill-Heidi har vært på kurs om gode arkivrutiner i regi av Norsk Arkivråd. Mange gode tips bl.a. om samarbeid saksbehandler/arkiv.

Sak 3. DocuLive

Marianne orienterte. Websak er nå innført ved Fakultetene/enhetene ved UiTø unntatt hos TMU og UB som skal over siste uka i oktober. En del innkjøringsproblemer hos enkelte saksbehandlere, men stort sett går det greit. Oppgradering av DocuLive til uka.

Sak 4. Elektronisk saksbehandling og arkiv

En gjennomgang av hovedelementene ved Sissel. Universitetsdirektøren har satt ned ei arbeidsgruppe for overgang til elektronisk saksbehandling ved UiTø fra 1.1.2005. Overgang til elektronisk arkiv så snart som mulig etter det. Det er gitt en kort orientering til ledere om dette på siste fakultetsdirektørmøte. Ber om tilbakemelding fra oss arkivansvarlige.

Sak 5. Emner til diskusjon Seminar – er det noen interesse?

Sissel foreslo en tur til Statens vegvesen, Bodø for å se på hvordan et helelektronisk arkiv fungerer i praksis. De har innført elektronisk arkiv fra 1.1.2003. Dersom det ikke går kan vi lage et arbeidsseminar her i Tromsø og invitere arkivarene fra Bodø hit.

Diskusjon om problematikk rundt mappeeksamen (etter spørsmål fra Rita) måtte utgå på grunn av tidsnød. Sissel sender epost med oppsummering av samtale med eksamensinspektøren.

Neste møte 14. desember.