Referat fra møte 10. juni 2004

Tid/sted: Styrerommet, Sentraladministrasjonen

Til stede:
Rita Rasmussen, Hum-fak
Marianne Josefsen, Adm.
Sissel Myrvang, Adm.
Anne M. Kræmer, Adm.
Gunn Tove Thomassen, NFH
Gøril Heimland, MNF
Anne Sofie Spjelkavik Hansen, MNF
Kristin Opdahl, MNF
Reidun Fyhn, Adm.
Lillian Nygård, Med.fak.
Gerd Isaksen, PLP
Reidun Ingebrigtsen, PLP
Lilly Martinsen, Sentrene
Rigmor Gärtner, SV-fak.
Reidun Blikfeldt, Hum-fak.
Edel Hauan, TMU
Greta Andreassen,MNF

Møteleder: Sissel Myrvang
Referenter: Gunn Tove Thomassen, Edel Hauan, Greta Andreassen

Sak 1. Referatsaker

Referat fra møte i Arkivforum 11. mars 2004 - ingen merknader

Sak 2. Orienteringer

Sissel orienterte om:

• Flow Port er installert og testet. Fungerer nå i Sentraladministrasjonen. Vil nå bli installert enhet for enhet. Programvaren blir nå også testet ut på andre kopimaskiner enn Xerox.
• Bortsettingsarkivet i Teorifagbygget er nå ferdig, men et tilstøtende rom (maskinrom) må bli klart før arkivet kan tas i bruk.
• Håndbok om informasjonssikkerhet er nå under utarbeidelse. Taushetserklæring for DocuLive-brukere blir oppdatert i henhold til dette.

• Reidun Fyhn orienterte om deltagelse i kurs om elektronisk arkiv.

Sak 3. Møte og utvalgssaker

Oppsummering av dagens praksis på enhetene. De fleste vedtaksfører ikke saksfremleggene. Sissel oppfordret alle til å lese veiledningen og starte med vedtaksføring. Kommer tilbake til dette senere.

Sak 4. Bevaring/kassasjon av eksamensbesvarelser med mer.

Sissel orienterte fra Nasjonale arkivledermøtet for universitetene, hvor de bl.a. tok opp kassasjon av eksamensbesvarelser i forbindelse med kvalitetsreformen. Kassasjonsreglene må revideres. Riksarkivet har startet arbeidet med å utforme nye sektorvise kassasjonsregler, men kan ikke si noe om når universitets- og høgskolesektoren står for tur. Inntil dette arbeidet er fullført må eksisterende kassasjonsregler for eksamensbesvarelser m.v. praktiseres slik de foreligger. Det innebærer bl.a. at de fleste (alle?) eksamener etter kvalitetsreformen skal bevares.

Rigmor Gärtner ved SV-fakultetet har startet med arbeidet med kassasjons av eksamensbesvarelser. Har gjennomgått reglene og forstått dem. Når det er over 100 kandidater tar vi vare på de 20 første og de 20 siste kandidatnr. Listene vi skal bruke ligger på nettsiden til arkivtjenesten. Når vi starter dette arbeidet må vi samarbeide med studiekonsulentene. Reglene sier at vi skal ta vare på masteroppgaver (hovedfagsoppgaver). Sissel skal undersøke dette med UB. Hvis UB tar vare på 1 eks er det kanskje unødvendig for enhetene å ta vare på disse oppgavene?

Sak 5. DocuLive

Marianne oppsummerte hvem som var gått over til websak og hvem som er igjen. De som har fått websak er SADM, MNF, NFH, JURF, HUMF, NUV (tid. SOFF), PLP og UVETT. De som står for tur er UB, Sentrene, MEDF, SVF, KUN og TMU. Det var runde med enhetene om eventuelle problemstillinger ved overgangen til web, det gikk bra hos de fleste. Marianne/Sissel tar kontakt med de som har problemer.

E-læringsprogram i DL WWW-Sak – Marianne har fått gode tilbakemelding på dette opplæringsprogrammet. Ber oss oppfordre saksbehandlerne til å bruke dette.

Oppgradering av systemet – utsatt til høsten.

Minner om skrotsaken – det er viktig å huske og fjerne tilgangsgruppene da disse vil sperre for andre.

Sak 6. Eventuelt

Forslag om å lage et felles område på nettsiden hvor vi kan notere ned hva man gjør med enkelte saker. For eksempel skademeldinger. Mange ganger blir det for lang tid mellom hver gang man har slike saker og da er det lett å glemme. Sissel skal forsøke å lage en slik side og få innspill fra enhetene om hvilke saker vi vil skal være der.