Referat fra møte 11. mars 2004

Tid/sted:
Norges Fiskerihøgskole, møterom A-124 kl. 13.00

Til stede: :
Marianne Josefsen, Adm.
Sissel Myrvang, Adm.
Anne Kræmer, Adm.
Gunn Tove Thomassen, NFH
Reidun Fyhn, Adm.
Lill Heidi Steen, Med-fak.
Lotte Dahl, UB
Vigdis Nilssen, Med.fak.
Lillian Nygård, Med.fak.
Lilly Martinsen, Sentrene
Walborg Samuelsen, IKM
Rigmor Gärtner, SV-fak.
Reidun Blikfeldt, Hum-fak.
Gerd Furumo, Med-fak.
Greta Andreassen,MNF
Edel Hauan, TMU
Inghill Harjo, Jur-fak.

Møteleder: Sissel Myrvang

Sak 1. Orientering om arbeidet i ”Lønnsprosjektet” :

Møtet startet med en orientering om arbeidet med ”Lønnsprosjektet” av Idar Indrevoll.

Indrevoll er med i ei arbeidsgruppe som skal se på arbeidsfordelingen mellom PØA og fakultetene. Første fase i arbeidet skal være ferdig 1. april, deretter vil det bli foretatt en kartleggingsrunde ved fakultetene. Arbeidsgruppens forslag legges fram for Direktøren i løpet av våren, som vil ta en endelig avgjørelse i løpet av høsten 2004.

Sak 2. Referatsaker:

Referat fra møte i Arkivforum 4. desember 2003 ingen merknader.

Sissel orienterte om:

• Arkivakademiet – søknadsfrist 1. august
• Norsk Arkivråds Kurs- og seminarprogram 2004 sendt ut til alle medlemmer.
• Statskonsults kompetansetilbud i arkivarbeid og Norsk arkivråd Nord sitt medlemsmøte 22. mars med tema ”Fra aktivt arkiv til depot”.

Sak 3. Forslag til aktiviteter i år 2004 :

Ingenting avklart når det gjelder valg av tema for evt. kurs/seminar. Forslag om at Arbeidsutvalget + Gerd Furumo og Rita Rasmussen jobber videre med tema: Helelektronisk saksbehandling/arkivarens rolle som legges fram på neste møte.

Sak 4. DocuLive:

Marianne orienterte om framdrift mht. overgang til Web-sak på fakultetene/enhetene.

Erfaringer når det gjelder innføring av Web-sak: orientering fra Marianne og Sissel.
Nyttig med møte først på fakultet/enhet før saksbehandlerne tar Web-sak i bruk samt at det kjøres oppstarts- og oppfølgingskurs for alle.

FlowPort er installert på en maskin i Sentraladministrasjonen. Det har oppstått div problemer med DL-integrasjon (InPort). Denne kommer nå i ny versjon fra Software Innovation i samarbeid med Xerox. Diskusjon rundt bordet mht. scanning til DL samt valg av kopimaskin/printer/skanner (Xerox eller Canon).

Sak 5. Eventuelt:

Status når det gjelder arbeidet med å ordne/rydde opp i gamle arkiv: De fleste er godt i gang, og erfaringer viser at de som har hatt mulighet for å ta inn ekstrahjelp er kommet lengst. Web-saken; bare positive tilbakemeldinger fra de som har tatt dette i bruk. Arkivlokalene i Teorifagbygget er mulig klar over sommeren. Referenter

Edel Hauan

Greta Andreassen