|
Referat fra møte 4. desember 2003
Tid/sted: Lille-Hiet, Administrasjonsbygget, kl. 13.00 – 15.30
Til stede:
Lill-Heidi Steen, Med.fak,
Walborg Samuelsen, Med.fak,
Inger Walman, Sentrene,
Inger-Lise Strandheim, Jur-fak,
Rita Rasmussen, Hum-fak,
Marianne Josefsen, Sadm,
Vigdis Nilssen, Med.fak,
Anne Mjelde Kræmer, Sadm,
Reidun Fyhn, Sadm,
Rigmor Gärtner, SV-fak,
Reidun Blikfeldt, Hum-fak,
Gerd Furumo, Med-fak,
Sissel Myrvang, Sadm,
Marianne Josefsen, Sadm,
GunnTove Thomassen, NFH.
Møteleder: Sissel Myrvang
Referent: Gunn Tove Thomassen
Vi startet møtet med besøk av Håvard Bekkelund som er den nye økonomi- og personaldirektøren. Han holdt en fin orientering om den nye avdelingen (PØA), bl.a. lønnsprosjektet, forslag om endringer i arbeidsfordelingen mellom PØA og enhetene.
Sak 1 Referatsaker
- Referat fra møte i Arkivforum 2. oktober 2003.
- Kommentar til sak 2. Arkivakademiet. Prisen er kr 50.000 – 65.000, ikke kr 100.000,-. Det kan søkes midler fra for eksempel Statskonsulent for å få prisen lavere.
- Kommentar til sak 4. Saksansvar. Alt blir som det har vært inntil videre. Sissel har sendt ut mail til alle arkivarene om dette.
Sak 2 Orienteringer
- Sissel orienterte om at Sadm har kjøpt inn FlowPort men den er ikke installert. Hun har fått henvendelser fra enhetene, spesielt fra IT-personell, med spørsmål om dette i forbindelse med kjøp/bytte av Xerox-maskiner. FlowPort kan også brukes på HP-skanner. Sissel sender ut melding når programmet blir tilgjengelig.
- Sissel skal forsøke å lage en oversikt for hver enkelt enhet over status på delarkivene. Her vil være oversikt over volum, R og F dokumenter, gjorte og ugjorte oppgaver.
Sak 3 Forslag til aktiviteter i år 2004 (kurs, seminar og lignende)
Da ingen fra AU var på arkivforumsmøtet utsettes denne saken til neste møte.
Sak 4 DocuLive
- Marianne orienterte om DocuLive WWW-kurs for arkivarer og saksbehandlere som går i desember.
- NFH får installert DocuLive WWW i desember, det skal være kurs på NFH 15 og 16. desember.
- Det tas sikte på at de fleste enhetene ved UiTø skal ha fått DocuLive WWW installert i løpet av våren 2004.
Feilrettelse i DL. Følgende 2 feil er blitt rettet:
- Meldingen ”Ansvarlig er ikke medlem av tilgangsgruppen”
- Avskrivningsdato settes nå til dagens dato på N-dokumenter
Marianne skal sende ut mail til alle om disse rettingene. Det er kjøpt inn elektronisk opplæringsprogram i web-sak (finansiert av PEK) for saksbehandlerne. Dette er et fint oppfriskningskurs for saksbehandlerne og fint for ny tilsatte.
Sak 5 Eventuelt/Ordet fritt
Rita Rasmussen tok opp behandlingen av sykemeldinger/legeattest for studenter når det gjelder utsatt eksamen. Dette arbeidet er noe enhetene har fått overført fra Studieavd. etter at kvalitetsreformen ble innført. Rita på Hum-fak har samlenr på dette mens andre har enkeltsaker på hver student. Det beste er å ha lik behandling på alle enhetene. Det bør undersøkes hvordan studieavdelingen gjorde dette før.
Inger-Lise Strandheim tok opp registrering av saker om godkjenning av individuelle utdanningsplaner, også dette ett nytt område etter studiereformen. Det var ikke så mange andre som hadde erfaring med dette, men det ble registrert at både bruk av samlenummer og ett saksnummer per student er benyttet. Vi komme tilbake til hvordan dette fungerer i praksis.
Neste møte: 11. mars 2004
|
