Tid/sted: Rådsrommet U7.220, Med-fak torsdag 2. oktober 2003, kl 1300-1530
Til stede:
Rita Rasmussen, Hum-fak
Reidun Blikfeldt, Hum-fak
Vigdis Nilssen, Med-fak
Sissel Myrvang, SADM
Marianne Josefsen, SADM
Lill Heidi Steen, Med-fak
Rigmor Gärtner, SV-fak
Reidun Fyhn, SADM
Kristin Opdahl, MNF
Tove Janne Blom, SADM
Inger Walmann, Sentrene
Lotte Dahl, UB
Møteleder: Sissel Myrvang
Referent: Reidun Blikfeldt
Sissel ønsket velkommen og presenterte to nye medlemmer av Arkivforum, Kristina Opdahl og Tove Janne Blom.
Sak 1 Referatsaker
Referat fra møte i Arkivforum 12. juni 2003 – Godkjent
Referat fra møte i AU 19. september 2003 – Ingen merknader
Sak 2 Orienteringer
Vigdis er tatt opp på Arkivakademiet og har deltatt på én samling. Det var tatt opp 65 deltakere på studiet. Sissel orienterte om Arkivakademiet. Det er Riksarkivaren som står for den faglige delen av studiet. Undervisningen er delt inn i 5 samlinger i Oslo og tilsvarer 10 vekttall (etter gml. ordning og 30 studiepoeng etter ny ordning). Vekttallene er ikke formelt godkjente, men Riksarkivaren går god for det faglige nivået. Utgiftene til studiet vil nok komme opp i ca. 100.000,-, så man bør undersøke finansieringsmuligheter før man søker om opptak. Informasjon om studiet finnes på Norsk Arkivråds hjemmeside.
Marianne har deltatt på seminaret ”Elektronisk arkiv og saksbehandling”, som ble avholdt i Trondheim 10.-11.september. Det var mange bra foredragsholdere og det viste seg at Universitetet i Tromsø var kommet langt på dette området i forhold til mange andre.
Sissel og Marianne har deltatt på et felles DocuLive og ProArc Brukerforum i Stavanger 22.-24. september. Det var et veldig matnyttig seminar. Bl.a. ble det demonstrert hvordan ”Arkivdelen” skal fungere i DocuLive. Det er også veldig givende å møte andre brukere av DocuLive. De som jobber innen IT bør absolutt skaffe seg arkivkompetanse for i sin helhet å kunne forstå problemene vi står overfor. Etterfølgeren til DocuLive og ProArc, growBusiness Solutions, ble demonstrert. Her kan man skreddersy sitt eget skrivebord.
Sissel har deltatt på Nasjonalt møte for arkivledere 11.-12. september i Bergen. Et tema som ble diskutert var kassasjonsregler. Til grunnen for diskusjonen lå Bevaringsutvalgets inn-stilling som kommer med nye prinsipper om bevaring av arkivmateriale. Riksarkivaren går inn for å lage en prosjektplan for utarbeidelse av sektorvise bevaringsplaner. Det var ingen av møtedeltakerne som hadde anledning til å ta tak i denne saken på det nåværende tidspunkt. Universitetet i Oslo vil likevel vurdere å ta tak i dette, siden de aldri har kassert noe. Ut over det, avventer vi utspill fra Riksarkivaren. I forbindelse med studiesaker utvekslet deltakerne praksis og erfaringer i forbindelse med hvilke saker man fører i DocuLive og hvilke saker man fører i FS. Riksarkivaren må her komme på banen med noen føringer om hvordan man skal forholde seg til de enkelte sakene. På møtet ble randsoneinstitusjoner, fond og legater og andre organisasjonsformer diskutert mht hvordan disse skal behandles arkivmessig. Eksempler på slike ved UiTø i den senere tid er Castl, Fuge og Marbank samt kommersialiseringsprosjekter.
Sak 3 Aktiviteter i år 2003
Det var enighet om å prøve å få i stand et oppfriskningskurs i Plus og Web-sak. Sissel sender ut e-post om dette. Hun oppfordrer samtidig medlemmene om å tenke over hva man ønsker skal tas opp på et slikt kurs. Rita orienterte fra møtet til Idégruppa om forslag til Arkivseminar. Diskusjonen rundt bordet gikk på: tidspunkt for seminaret (rimeligere priser i februar dersom man skal til Svarlbard), sted (forslagene var Svalbard, Hurtigruta, Sommarøy, Rundhaug hotell), faglig innhold (forslaget fra AU ser bra ut), aktuelle foredragsholdere (Anne Høydal, Jan Erik Frantsvåg), budsjett. Sissel undersøker mulighetene for finansiering. Vær kreativ – kom med innspill.
Sak 4 Oppfølging av noen tidligere saker
- Studiereformen Har studiereformen fått noen konsekvenser siden Ingrid B. Salvesen orienterte om dette i fjor? En god del nytt har kommet og Studieavdelinga er opptatt av dette. Det er for tidlig å si noe konkret nå, man må prøve seg fram og komme tilbake til konkrete problemstillinger når disse måtte dukke opp. Etter at vi hadde tatt en spørrerunde rundt bordet for å høre hvordan arkiveringen gikk på de enkelte fakultet, var svaret stort sett det samme, at det gikk bra, men at man får se etter hvert som dokumentene kommer til arkiv.
- Saksansvar Da DocuLive ble tatt i bruk, var hovedregelen at den som startet en sak skulle være saksansvarlig, men med visse unntak. Unntakene gjelder bl.a. for saker som blir behandlet i sentrale styringsorganer, hvor SADM overtar saksansvaret. Etter hvert har man sett at dette er lite hensiktsmessig. Spesielt gjelder dette studieplansaker. Sissel tar kontakt med universitets-ledelsen ang. overføring av saksansvar til fakultetene i akkurat disse sakene. Hun gir beskjed til arkivarene når dette skal gjelde fra. Ved neste periodisering må hele praksisen rundt saks-ansvar revurderes.
- Ordning av eldre arkiver Noen er så godt som ferdig med dette arbeidet og andre har ikke kommet helt i gang enda. Dersom det er noen som trenger hjelp, gi beskjed til Sissel.
Rita tok opp spørsmålet om godkjenning av bortsettings- og kassasjonslister. Sissel mente at listene ikke trengte å godkjennes før dokumentene fysisk skal avleveres til Statsarkivet.Siden vi ikke har kassasjonsregler for fagsaker vil det høyst sannsynlig måtte foretas kassasjon før avlevering. Det blir da laget nye lister, og det er disse listene som skal godkjennes. Sissel tar kontakt med Statsarkivet for å få klarhet i dette.
Sak 5 DocuLive
Marianne orienterte om feil som fortsatt ikke er rettet etter oppgraderinga til versjon 6.1A/2.3A. Hun sender oversikt over dette på e-post til alle arkivarer ved UiTø.
Sak 6 Eventuelt/Ordet fritt
Neste møte: 4. desember 2003
