Referat fra møte 12. juni 2003

Tid/sted:
ådsrommet på Hum-fak (A3021) 3. etasje. kl. 13:00 – 15:00

Til stede:
Edel Hauan, TMU
Rita Rasmussen, Hum-fak
Reidun Blikfeldt, Hum-fak
Vigdis Nilssen, Med-fak
Inghill Harjo, Jur-fak
Inger-Lise Strandheim, Jur-fak
Sissel Myrvang, SADM
Marianne Josefsen, SADM
Lill Heidi Steen, Med-fak
Rigmor Gärtner, SV-fak
Gerd Furumo, ISM, Med-fak
Reidun Fyhn, SADM
Greta Andreassen, Mat.nat-fak

Møteleder: Sissel Myrvang
Referenter: Edel Hauan og Greta Andreassen

Møteleder gjør oppmerksom på at sak nr. 6 Valg er falt ut i innkallingen til møtet. Dette medfører at Sak 6 blir sak 7 og at Sak 7 blir Sak 8.

Sak 1
Referat fra møte i Arkivforum 13. mars 2003 – Godkjent
Referat fra møte i AU 2. juni 2003 – Ingen merknader

Sak 2 Orienteringer
Anne Kræmer og Greta Andreassen har deltatt i Arkivkurs del IV ”Arkivet og EDB-verktøyet”. Kort gjennomgang v/Anne og Greta.

Sissel har deltatt på ”Det første Norske arkivmøte” som ble avholdt i Stavanger i mai. Temaet var ”Arkivene for alle? Formidling og tilgjengeliggjøring av historiske og aktive arkiver”. De tre nasjonale arkivforeningene, Norsk Arkivseminar og Arkivverket sto bak seminaret. Intensjonen er at det skal arrangeres et nytt felles seminar om to år.

Sak 3 Forslag til aktiviteter i år 2003

Idégruppa la fram et forslag før møte i AU 2. juni, og Gerd presenterte forslaget for Arkivforum. Diskusjon om hvor seminaret skal avholdes (se vedlagt forslag fra Idégruppen). I tillegg kom det forslag på Hurtigruta. Arkivforum vedtar at Idégruppa sammen med AU tar et møte raskt og setter i gang plan-legging og legger deretter fram et forslag. Vi satser på å få i stand noe til høsten 2003. Går ikke det venter vi til våren. Kanskje er det lettere å skaffe midler når vi har et opplegg med litt mer ”kjøtt på beina”?

Sak 4 Dobbelregistrering av saker i DocuLive

Diskusjonen gikk frem og tilbake, og Arkivforum besluttet at vi ikke lenger skal praktisere ordningen med dobbelregistrering (lage egne saker for intern behandling på fakultet/enheter). Vi fanger opp gråsone-/tvilstilfeller etter hvert. NB: det er viktig å være oppmerksom på hvor en sak slutter og en ny starter.

Sak 5 DocuLive v/Marianne

Feilmelding ”ORA-00001 unique constraint. (-9)OMEGA.DO – SAKNR_DOKNR violated. Det oppstod en feil ved oppdatering av oa_dokument” Marianne vil gjerne ha beskjed dersom flere opplever denne feilmeldingen. Den har hittil oppstått når et delarkiv forsøker å flytte egne journalposter ut av sak som tilhører SADM. Dersom feilen fortsatt gjør seg gjeldende etter oppgradering sender Marianne en feilmelding til leverandør.

Oppgradering vil skje i juni

Om sakstatus Endringsønske som gikk ut på at status på en sak opprettet av saksbehandler skal endre seg automatisk fra R til B når det første dokumentet i saken journalføres av arkivet ble avslått.

X-dok/N-dok – maler i Web-sak Det er ønske om å skape et skarpere skille mellom N- og X-dokumenter, bl.a. fordi X-dok ikke vil opptre i arbeidslistene (i web-sak) hos saksbehandler. På jp. type X ligger malen notat i tillegg til referat og innkalling, på jp. type N ligger brevmal som brukes på intern korrespondanse.

Prøveprosjekt på fullelektronisk saksbehandling Til høsten starter vi prøveprosjekt på fullelektronisk saksbehandling mellom SADM og MNF.

Æ, ø og å-grums De som registrerer e-post fra Plus bør foreta etterkontroll av e-posten for å se om æ, ø og å- feilen oppstår hos dem. Petter har funnet en løsning og vil rette det hos de som trenger det.

 Avslutte saker – konsekvenser for mottatte N-dok i Web-sak Det er viktig å ikke avslutte saker for tidlig. Når en sak avsluttes vil også ikke avskrevne kvitteringer for mottak av internt dokument bli avskrevet med SA (sak avsluttet). Problemet vil tydeliggjøres når vi går over til fullelektronisk. Avsluttes saken for tidlig vil dokumentet forsvinne fra arbeidslista Ubesvarte i Web-sak, i verste fall før saksbehandler har fått lest det. Vi trenger kjøreregler/rutiner for når forskjellige typer saker bør/kan avsluttes.

Sak 6 Valg

AUs representant fra gruppa ”Sentraladm. og ikke-fakultære enheter” er på valgt i juni 2003. Gruppa plukker selv ut en ut en repr fra sine medlemmer. Gjøres raskt.

Sak 7 Møteplan høst 2003/vår 2004

Forslag til møteplan de to neste semestrene ble godkjent. Møtene blir som følger: 18. september 2003, 4. desember 2003, 11. mars 2004, 10. juni 2004

Sak 8 Eventuelt/Ordet fritt

Neste møte: 18. september 2003 Referat

Edel Hauan

Greta Andreassen