Referat fra møte 13. mars 2003

Tid/sted:
Hiet, Administrasjonsbygget kl. 13:00 – ca. 15:30

Til stede:
Sissel Myrvang, Sentraladm.
Marianne Josefsen, Sentraladm.
Reidun Fyhn, Sentraladm.
Lill Heidi Steen, Med-fak
May-Liss Paulsen, Med-fak
Heidi Heggås, IMB/Med-fak
Lillian Nygård, IFA/Med-fak
Gerd Furumo, ISM/Med-fak
GunnTove Thomassen, NFH
Inger-Lise Strandheim, Jur-fak
Rita Rasmussen, Hum-fak
Brit Astrid Gystad, Hum-fak og SV-fak
Rigmor Gärtner, SV-fak
Greta Andreassen, Mat.nat-fak

Møteleder: Sissel Myrvang
Referent: Greta Andreassen

Møtet starter med en kort presentasjonsrunde.

Sak 1 Referatsaker

Referat fra møte i Arkivforum 4. desember 2002 – Godkjent
Muntlig referat fra møte i AU 5. mars 2003. Greta Andreassen sier ja til å være leder i AU.

Sak 2 Orienteringer

En del av møtedeltakerne har deltatt på kurs i forvaltningsrett. Diskusjon rundt bordet om temaet.

Sak 3 Bortsetting/periodisering

Runde rundt bordet om status i arbeidet med de ”gamle” arkivene ved enhetene: NFH har kommet godt i gang. Jur-fak er ikke kommet i gang ennå. Med-fak: Jobben stor og omfattende, men de er også godt i gang. ISM/Med-fak: Materialet er periodisert, men det er ikke laget lister (kassasjon/bortsetting). SV-fak og Hum-fak: Har fått ekstrahjelp (Brit Astrid Gystad) og er også godt i gang. Mat.nat-fak: I samme situasjon som ISM/Med-fak.

Sak 4 Forslag til aktiviteter i år 2003 (kurs, seminar o.l.)

Marianne har hatt kontakt med Statsarkivet i forbindelse med studiesirkel i ”Arkivhåndboken” av Ivar Fonnes, kap 10 og 11, som omhandler bortsetting (jamfør sak 3 på forrige møte). Marianne jobber videre med saken med tanke på å få til en første samling i vår med Statsarkivet som foreleser, resten til høsten. Sissel og Greta inviterte deltakerne til å diskutere og å komme med ideer til aktiviteter i 2003. Det kom inn følgende forslag:

• Seminar utenfor campus
• Studietur for arkivarer
• Temaer knyttet til de endringer og omorganiseringer som skjer på Universitetet
• Service overfor brukerne/kommunikasjon
• Arkiv og forskere/valgte ledere
• Effektivisering av arbeidsoppgaver (?)

Arkivforum ønsker å opprette en idégruppe som arbeider videre med mulige aktiviteter. Rita, Gerd og Gunn-Tove melder seg frivillig.

Sak 5 DocuLive

DocuLive WWW Sak Alle avdelingene unntatt IT-avd. i Sentraladministrasjonen er nå over på DocuLive WWW-Sak. I tillegg er det rundt 60 enkeltbrukere som har tatt i bruk modulen. Det arbeides fortløpende med å få alle fakultet/enheter samlet over på WWW Sak. De som først vil få tilbud om ”overgang” er de enheter hvor det tekniske grunnlaget er tilrettelagt. Det arbeides med at arkivarene må få WWW Sak så snart som mulig.

Scanning Marianne og Sissel har fått demonstrert scanning via digitale Xerox kopimaskiner. Via en scannemodul er det fullt mulig å scanne på de fleste av de Xerox-maskinene som finnes på enhetene. Kostnaden for en scannermodul vil være omtrent kr. 10 000,-, altså billigere enn å kjøpe en ny skanner. Noe å tenke på for de som ikke har for lang avstand mellom arkivet og Xerox-maskinen. De fikk også demonstrert en tilleggsprogramvare som heter Flow-Port (som etter sigende skal være integrert med DL når neste hovedversjon av DL kommer ut). Programvaren vil bl.a. også kunne levere scannede dokumenter i pdf-format med tekstgjenkjenning. ADB-seksjonen undersøker detaljer og vil deretter sende ut informasjon til lokale IT-konsulenter og arkivarer om aktuelle alternativer for anskaffelse av nye skannere.

Sak 6 Eventuelt/Ordet fritt

Sissel etterspør om noen har sett for seg endringer i arkivnøkkelen med innføring av Kvalitetsreformen til høsten. Konklusjonen ser ut til å bli at vi ”lager veien mens vi går”.

Neste møte: 12. juni 2003

Referat Greta Andreassen