|
Administrering av PhD-kurs: Rutiner og samarbeid
Omfang og arbeidsmengde med forskerkurs varierer i stor grad. Antall personer som må involveres i arbeidet vil derfor variere. Det er derfor viktig at instituttet/faglig ansvarlig har en oppfatning av hvor mange deltakere man ønsker/forventer på kurset.
I hvor stor utstrekning administrativ leder må/bør involveres vil også variere, mye ut fra størrelsen på kurset, sosialt arrangement og ønsket fra instituttet.
Arrangement på kveldstid gis ikke administrativ assistanse fra Forskningsenheten og Studieenheten.
Godkjenning av kurs
Ansvarlig: Forskningsenheten:
- PhD-kurs godkjennes av Doktorgradsutvalget / Dr.psychol.-utvalget.
- Registreringsskjema (emneskjema) fylles ut og sendes til Studieavdelinga for innlegging i FS. Oversendelsesbrevet skal skrives i DocuLive, elektronisk verson av emneskjemaet legges også i DL. Skjemaet finnes her
- Dette bør være gjort 8 uker før kursstart.
Samarbeidsparter; Forskning og Studie
Forskningsenheten tar kontakt med leder av Studieenheten for å avklare hvem som skal være samarbeidspart for gjeldende kurs.
Rom og FS
Ansvarlig: Primært Studieenheten, Forskningsenheten kan evt. ordne dette før Studieenheten blir koplet inn i samarbeidet. Før rom kan reserveres i Syllabus, må undervisningsaktivitet være lagt inn i FS.
Det er viktig at det blir bestilt rom som passer til antall ønsket/forventet deltakere.
Husk å avklare med faglig ansvarlig:
- Forelesningsrom: Størrelse og når
- Grupperom: Antall, størrelse og når
Annonsering
Ansvarlig: Samarbeid mellom Forskning, Studie, administrativ leder og faglig ansvarlig
Annonsering er viktig og til dels vanskelig. Hvordan, hva og hvor mye må vurderes i hvert enkelt tilfelle.
Internett: Forskningsenheten har ansvaret for å legger all informasjon ut på internett: http://uit.no/svfak/phd/4 Her oppdateres ting fortløpende.
- På internett må en kontaktperson fra Studieenheten navngis med e-postadresse og telefonnummer. De fleste spørsmålene som kommer inn er tilknyttet innlevering av paper.
Påmelding og samarbeid med Studieavdelinga
Ansvarlig: Studieenheten
- Søknadsfrist: Dato fastsettes av Forskningsenheten. Eksakt dato settes på internett (http://uit.no/svfak/phd/4) av Forskningsenheten.
- Søker sender søknadsskjema direkte til studieenhetens ansvarlige.
- Studieenheten gjør opptaket. Ved usikkerhet eller plassbegrensninger er faglig ansvarlig samarbeidspartner (se reglement om hvem som skal prioriteres dersom det ikke er plass til alle søkere: http://uit.no/forsknavd/phd-emneadmin/ ).
- 2 uker før kursstart skal opptaket være gjort og det må gis beskjed til Studieavdelinga om hvem som er tatt opp på kurset.
- Når opptaket er gjort returneres alle søknadene til Studieavdelinga sammen med deltakerlisten. For å lette Studieavdelingas jobb er det fint å skrive en gullapp/ark om hvem som evt. ikke ble tatt opp/har trukket søknaden eller liknende.
Kontakt med foredragsholdere
Ansvarlig: Faglig ansvarlig og Studieenheten
Faglig ansvarlig utarbeider program og har faglig kontakt med foredragsholderne
Studieenheten:
- Sender informasjon om bestilling av flybillett, at hotellrom er reservert og hvor og annet småsnaks…
- Foredragsholderne bestiller selv fly (billigst alternativ jmf. Statens regler)
- Vi bestiller hotell (benytter gjeldende avtale)
- Ansvarlig for at foredragsholder får honorarskjema og reiseregningsskjema
- Studieenheten attesterer på honorarskjema og reiseregningsskjema
Ting som må ordnes før kurset
Ansvarlig: Forskningsenheten og faglig ansvarlig, må opprette bedømmelseskomité.
Ansvarlig: Studieenheten
- Deltakerliste utarbeides
- Lag en e-postliste over deltakerne. Informasjon, påminnelser og lysark kan dermed sendes direkte til alle deltakerne
- Deltakerlisten bør distribueres til deltakerne på e-post
- Sende ut informasjon til deltakerne:
- Om at de er tatt opp på kurset
- Om Semesteravgift (dersom det er noen som må betale)
- Når og hvor kurset arrangeres
- Om sosiale arrangement
- Om paperinnlevering, til hvem og når
- Eventuelle andre kursspesifikke ting
- Signaturliste utarbeides. De fleste kurs har obligatorisk deltakelse, listen brukes til å kontrollere deltakelse og fjerne folk som ikke deltar fra påmeldingslister og i FS
- Signaturlisten gis til faglig ansvarlig som sender denne rundt blant deltakerne under kurset
Ting som må ordnes under kurset
Ansvarlig: Studieenheten
- Ordne rommet
- Eventuelt gi muntlig informasjon om semesteravgift, paperinnlevering eller andre uforutsette ting som faglig ansvarlig ønsker at vi skal gi en avklaring på
- Andre ting som avtales med faglig ansvarlig eller administrativ leder i forkant av kurset
Ting som må ordnes etter kurset
Eksamensavvikling
Ansvarlig: Studieenheten
- Sjekk signaturlista: Dersom noen ikke har møtt tilstrekkelig til undervisningen må disse fjernes som deltakere på kurset. Hva som er tilstrekkelig diskuteres med faglig ansvarlig. Gi beskjed til Studieavdelinga om hvem som skal fjernes fra kurset i FS.
- Ta imot paper (avhengig av eksamensform)
- Sende paper til intern og ekstern sensor, og legge et eksemplar i eksamensarkiv hos forskningsenheten.
- Sensurliste hentes fra FS
- Ferdig utfylt sensurskjema sendes Eksamenskontoret for innlegging i FS. HUSK å be om at det sendes ut karakterutskrift til alle deltakere.
Evaluering
Ansvarlig: Forskningsenheten
Alle doktorgradsemner som er godkjent av SV-fakultetet evalueres hver gang de gjennomføres. Evalueringa skal til behandling i doktorgradsutvalget og dr.psycholutvalget. Se også programkvalitet i Kvalitetssikring av PhD-studiet.
Kandidatenes evaluering skal gjelde:
- Faglig kvalitet,
- relevans,
- undervisning /evaluering
- andre forhold som angår kvaliteten i gjennomføringen av doktorgradsemnet.
Faglærer(e) skal evaluere det gitte emnet og rapportere om:
- Kursdeltakernes forkunnskaper,
- antall deltakere,
- antall innleverte paper/skisser,
- andre forhold som angår kvaliteten i gjennomføringen av doktorgradsemnet.
Etter behandling i utvalget skal oppsummering av evalueringa og vedtaket i utvalget meldes tilbake til deltakerne pr. e-post.
Oppskrift: Hvordan hente ut liste over søkere i FS:
- Stå i modul: Eksamen
- Trykk på "Rapport" i raden øverst
- Gå inn på "EksamensMelding" i rullegardinen
- Deretter "FS 521.001 Arbeidsliste 1 eksamen" som kommer opp i den nye rullegardinen
- Fyll inn riktig kode og tidspunkt og trykk på "Rapport" i knapperaden øverst
- Du får nå opp et vindu med oversikt over alle innlagte søknader på dette kurset.
- Gå til "fil", her får du opp en rullegardin
- Trykk på "Eksporter data"
- Det kommer opp et lite vindu – velg Microsoft Excel 5
- Det kommer opp et nytt vindu som spør om hvor du vil lagre denne filen: Velg et passende område for eksempel C-området. Gi filen et nytt navn (bruk gjerne emnekoden)
- Når du åpner filen igjen (i utforsker eller excel) ligger all informasjonen fra FS i excel-fila.
Dessverre er det slik at e-postadressene må legges inn manuelt.
Deltakerlisten kan se slik ut:
| Etternavn |
Fornavn |
Opptak PhD/Arbeidssted |
e-postadresse |
Signaturlisten skal se slik ut:
| Etternavn |
Fornavn |
Signatur |
|
