Formålet med et personellregister er personaladministrasjon. Eksempel på hva som omfattes av personaladministrasjon kan være administrering av lønn, utvikling, opplæring, karriereplanlegging og behandling av disiplinærsaker.
Unntak fra melde- og konsesjonsplikt
De aller fleste personellregistre er unntatt konsesjons- og meldeplikt. Personellregistre som bare inneholder ikke-sensitive opplysninger med tillegg av enkelte sensitive (se under) er unntatt melde- og konsesjonsplikt, så sant den ansatte har samtykket til dette og opplysningene er nødvendige for å administrere arbeidsforholdet. Samtykket skal være en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte.
Med samtykke kan disse opplysningene også registreres:
- fraværsopplysninger som er registreringspliktige (bør begrenses til fraværsdato, type fravær og varighet, med tillegg av enkelte opplysninger pålagt registrert i henhold til arbeidsmiljøloven)
- fagforeningsopplysninger
- opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge arbeidsplassen på grunn av helseforhold.
Konsesjon/melding for noen få personellregistre
Dersom arbeidsgiveren skal behandle sensitive opplysninger til andre formål enn personaladministrasjon, opplysningene ikke har sammenheng med arbeidsforholdet, eller han ikke får den registrertes samtykke, må han søke konsesjon etter personopplysningslovens § 33.
Sensitive personopplysninger: opplysninger om: a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, c) helseforhold, d) seksuelle forhold, e) medlemskap i fagforeninger.
Fra personopplysningsforskriftens § 7-16
Personellregistre mv. Arbeidsgivers behandling av personopplysninger om nåværende eller tidligere ansatte, personale, representanter, innleid arbeidskraft samt søkere til en stilling, er unntatt fra konsesjonsplikten etter personopplysningsloven § 33 første ledd og fra meldeplikt etter § 31 første ledd.
Unntak fra konsesjonsplikt gjelder bare dersom:
- a) den registrerte har samtykket i behandlingen
- b) opplysningene er knyttet til arbeidsforholdet, og
- c) personopplysningene behandles som ledd i personaladministrasjon.
Unntak fra meldeplikt gjelder bare dersom de sensitive opplysningene er begrenset til:
- a) opplysninger om medlemskap i fagforeninger som nevnt i personopplysningsloven § 2 nr. 8 bokstav e,
- b) nødvendige fraværsopplysninger og opplysninger som er registreringspliktige i henhold til lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. § 20
- c) opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge arbeidssituasjonen på grunn av helseforhold.
Vilkår for å behandle personopplysninger
Selv om behandlingen av opplysninger til et personellregister kan være unntatt melde- eller konsesjonsplikt, må behandlingen følge de øvrige reglene i personopplysningsloven. Enhver behandling av personopplysninger må ha grunnlag i personopplysningslovens § 8. Samtykke er det klare utgangspunktet. Virksomheten bør derfor først vurdere å skaffe seg et samtykke for behandlingen. Noen behandlinger vil ha hjemmel i lov, og andre er nødvendige for å oppfylle en avtale med den registrerte. Enkelte behandlinger kan være nødvendige for å ivareta en berettiget interesse, som hensynet til den enkelte ansattes personvern ikke overstiger.
Dersom personellregisteret skal inneholde sensitive opplysninger kreves det i tillegg at behandlingen oppfyller et av vilkårene i § 9. Et av de aktuelle vilkårene i § 9, er bokstav f, som gjelder behandlinger som er nødvendige for at den behandlingsansvarlige kan gjennomføre sine arbeidsrettslige plikter eller rettigheter.
En del opplysninger kan behandles med hjemmel i § 8, uten samtykke. Disse kan kalles grunnopplysninger. Datatilsynet er av den oppfatning at de 25 eksemplene på opplysningskategorier som ramses opp i den grå boksen under utgjør slike grunnopplysninger i et arbeidsforhold. Adgang til behandling av disse opplysningskategoriene følger delvis av lov og kan være nødvendige for å oppfylle en avtale med den registrerte. Videre vil behandlingen kunne være nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som hensynet til den enkelte ansattes personvern ikke overstiger. Om arbeidsgiveren ønsker å behandle andre opplysninger, må også disse opplysningene ha grunnlag i personopplysningslovens § 8, (og § 9 hvis det er sensitive opplysninger). Et eksempel på grunnlag er samtykke.
Eksempler på opplysningskategorier:
- navn
- adresseopplysninger
- statsborgerskap/bostedland
- anropsnummer for teletjenester
- fødselsnummer og annet nummer knyttet til person (rullenummer/arbeidstakernummer)
- rubriseringsdata, (såsom kategori, type ansatt/representant, distrikt, type varer, kontonummer i regnskap, representantkategori, andre opplysninger til bruk i statistikk og annen bedriftsintern avregning)
- kjønn
- nærmeste pårørende
- sivilstand
- antall barn og barnas fødselsår
- stillingsbetegnelse
- yrkesopplysninger som etter overenskomst eller tariffavtale som har betydning for lønns- og arbeidsvilkår
- opplysninger om utdannelse og praksis
- lønns- og provisjonsopplysninger
- kontonummer
- pensjonsopplysninger
- trekk- og skatteopplysninger
- ansettelses- og sluttdato (permisjoner e l)
- sluttårsak
- fraværsdato, type fravær og varighet. Angivelse av sykdommens art tillates ikke registrert utover det som er pålagt ved lov 4. februar 1977 nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv § 20
- dødsdato
- firmabil e l
- utlånte eiendeler
- lån til ansatte eller garanti for lån
- opplysning om den ansatte er mobiliseringsdisponert (ja/nei), evt militært løpenummer, grad, og rulleførende avdeling.