I Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.5 fremgår det at:
Virksomheter skal ha rutiner for oppfølging av krav som ikke betales ved forfall. Slike rutiner kan inneholde følgende hovedaktiviteter:
- purring på kravene
- sikring av krav gjennom utlegg
- realisering av pant

Innkrevingen må fortsette så lenge det er mulighet for at kravet kan dekkes, helt eller delvis. Det skal blant annet vurderes om det finnes egnede formuesgoder som det kan tas utlegg i, mulighet for utleggstrekk i lønn, eller motregning i debitors krav mot staten. Videre skal det vurderes om debitors bo bør begjæres konkurs.

1 Generelt
Oppfølging av krav, ettergivelse av krav og regnskapsmessig behandling av krav omtalt i Bestemmelser om økonomistyring i staten (”Bestemmelsene”) gjelder som utgangspunkt for alle statlige virksomheter. Inkassoloven vil i all hovedsak også gjelde for statlige virksomheter med hensyn til fremgangsmåten i slike saker og hvilke utgifter som kan belastes skyldner, se omtale nedenfor. Imidlertid behandler statlige virksomheter også krav der det er fastsatt egne bestemmelser i lov og forskrift, eller i vedtak av Stortinget. Slike bestemmelser vil da gå foran Bestemmelsene. De kan også gå foran inkassoloven. Eksempelvis kan oppfølging av krav og beregning av purregebyr være fastsatt annerledes enn det som er nedfelt i inkassoloven.

Det skal dokumenteres hvilken myndighet og ansvar de enkelte tilsatte har som behandler saker i forbindelse med innkrevingen. Myndighet og ansvar beskrives i virksomhetens instrukser.

Omtalen nedenfor er basert på ”normalsituasjonen” der virksomhetenes oppfølging av krav skal følge Bestemmelsene, inkassoloven og forsinkelsesrenteloven fullt ut. Dersom virksomheten forvalter krav som er regulert i egen lov eller forskrift, kan det innebære avvik i forhold til det som her er beskrevet.

2 Om rutiner
Bestemmelsene i punkt 5.4.2.5 innebærer at alle virksomheter som utsteder krav der betaling skjer i etterhånd, skal ha rutiner for oppfølgingen av krav som ikke betales ved forfall. Rutinene kan inneholde hvilke oppgaver som skal gjøres under purring, sikring av krav gjennom utlegg og realisering av pant. Rutinene kan også omfatte blant annet:
- behandling av krav der innkrevingen er stilt i bero eller foreldelsesfristen inntrer, se mer under stille innkrevingen i bero
- fremgangsmåten ved ettergivelse av krav
- dokumentasjon og regnskapsmessig behandling av kravene som er purret, stilt i bero og ettergitt

Innholdet i rutinene og beskrivelse av de ulike aktiviteter kan avhenge av blant annet:
- antall utstedte krav virksomheten har
- beløpsstørrelsene på de enkelte krav som utstedes
- antall krav som ikke betales ved forfall og som må purres

Eksempelvis kan virksomheter med mange små krav og der alle kravene i all hovedsak betales ved forfall, vurdere om det er behov for å ha rutiner for å sikre krav gjennom utlegg.

Innholdet i rutinene kan også avhenge av om virksomheten forvalter innkreving av skatter, avgifter, bidrag, bøter eller avdrag på utlån. Slike krav har ofte egne retningslinjer (gjennom lov eller forskrift), og som går utover det som er omtalt i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Noen eksempler på slike ordninger er:
- årsavgift for biler
- studielån
- bidrag etter bidragsloven
- bøter etter straffeloven

Virksomheter som forvalter slike krav, må følge bestemmelsene som er gitt i lov eller forskrift og tilpasse rutinene etter disse.

3 Om hovedaktivitetene
Vi har følgende hovedaktiviteter ved oppfølging av krav som ikke er betalt:

3. 1  Purring på krav
Virksomheten kan sende så mange purringer den ønsker på forfalte krav, dersom ikke annet er fastsatt i lov eller forskrift. Utgifter som kan beregnes og avkreves skyldner følger noen faste regler og begrensninger, se mer under beregning av purregebyrer og forsinkelsesrenter. En purring kan sendes ut etter at krav (faktura) er forfalt, og vanligvis gjøres det noen dager etter forfall for kravene (fakturaene). Virksomheten bør sikre seg at alle innbetalinger etter forfall er bokført, før det sendes purringer. Virksomheten bør normalt legge opp til at det sendes minst en purring, før en eventuelt sender ut et inkassovarsel. Dersom ikke kravet betales etter en (eller flere) purringer, kan virksomheten vurdere om den skal:

- fortsette innkrevingen ved iverksette andre tiltak for å få inndrevet pengene, se mer under innfordring
- stille innkrevingen i bero.

Hvis skyldner tar kontakt med virksomheten og ønsker å komme til en løsning for å betale kravet, bør virksomheten vurdere om det kan inngås avtale om delbetaling.

Er skyldner uenig i kravet eller bestrider grunnlaget, bør virksomheten be om en skriftlig dokumentasjon som redegjør for den innsigelsen skyldner har. Dokumentasjonen fra skyldner vil inngå i virksomhetens vurdering av kravet og i den videre kontakt med skyldner. Innsigelsen kan gi grunnlag for at kravet frafalles eller nedsettes.

3.2  Innfordring
Før en starter prosessen med innfordring, og igangsetter tiltak for å kunne drive inn pengene rettslig, gjelder som hovedregel at følgende er oppfylt (se også inkassoloven):

• kravet må være forfalt. Virksomheten skal som hovedregel angi forfallsdato på kravet (fakturaen). Dersom det ikke er angitt en forfallsdato eller det er avtalt et forfallstidspunkt i en avtale, må virksomheten sende en skriftlig oppfordring om å betale. Kravet regnes da som forfalt en måned etter at oppfordringen er sendt
• skriftlig varsel er sendt etter at det opprinnelige kravet er forfalt. Dette kalles et inkassovarsel og må sendes før det gjøres ytterligere oppfølging. Inkassovarsel kan sendes etter at kravet (fakturaen) eller purringen har forfalt til betaling. Virksomheten kan sende ut et inkassovarsel uten å ha sendt en purring. Varselet skal være skriftlig og på papir, og det må være godt merket med at det er et inkassovarsel. Fristen for betaling av varselet må minimum være på 14 dager regnet fra det tidspunkt varselet blir sendt. Dersom virksomheten skal ta betalt for varselet, stilles det krav til at det må ha gått minimum 14 dager etter den opprinnelige betalingsfristen og det må være opplyst om kravets størrelse og hva det gjelder.
• dersom ikke inkassovarselet blir betalt, må virksomheten sende en betalingsoppfordring med en ny 14 dagers frist, før virksomheten kan starte en prosess med tvangsinndriving av pengene (se punkt 3.3). Innen denne fristen må skyldner ha betalt eller komme med innsigelser mot kravet. Betalingsoppfordringen skal oppfylle en del formelle krav, og det skal blant annet angis:
  - fordringshaverens navn
  - hva kravet gjelder
  - kravets størrelse med særskilt angivelse av hovedkrav og tilleggskrav som krav på forsinkelsesrente og erstatning for inndrivingskostnader
  - hvilken sats for forsinkelsesrente som i tilfelle er brukt og dato det er beregnet forsinkelsesrente fra
  - at unnlatt betaling kan føre til ytterlige kostnader for skyldneren og til rettslig inndriving

Betalingen av kravet og/eller senere purringer/varsel anses å ha skjedd innen fristen dersom betalingsoppdraget er mottatt av bank innen fristens utløp (jf. finansavtalelovens § 39).

3.3  Tvangsinndirvelse

Dersom skyldneren ikke har betalt betalingsoppfordringen, så kan pengene drives inn. Før virksomheten påbegynner ytterligere tiltak mot skyldner, bør en vurdere om det fortsatt er regningsvarende. Dersom virksomheten kommer til at (i) det ikke er mulig å inndrive kravet, eller (ii) at kostnadene ved fortsatt innkreving overstiger forventet innbetaling, bør virksomheten vurdere om innkrevingen av kravet skal stilles i bero.

Videre inndriving skjer ved at virksomheten påbegynner en prosess med tvangsfullbyrdelse. Ved tvangsfullbyrdelse må namsmannen benyttes for å få skyldneren til å betale. Reglene om tvangsfullbyrdelse fremgår av tvangsfullbyrdelsesloven. Virksomheten må i denne prosessen utarbeide en begjæring for krav som sendes til forliksråd/namsmann, se namsfogden.  Begjæringer med historiske opplysninger om saksforholdet oppbevares av virksomheten for videre oppfølging, og må kunne spores til regnskapet.

3.3.1 Utlegg eller realisering av pant
Ved tvangsinndrivingen via namsmannen kan virksomheten enten få utlegg i skyldnerens eiendeler (løsøre, bankinnskudd og lignende) eller det kan tas utlegg ved pålegg om trekk i lønn hos arbeidsgiver eller den som skyldneren har penger til gode hos. Dersom det tas pant i løsøre, kan virksomheten realisere pantet ved å få tvangssolgt eiendelen. Virksomheten vil få nærmere rettledning hos namsmannen (se også namsfogden) i fremgangsmåten ved utlegg eller utleggspant.

3.3.2 Om konkurs
Er skyldner en næringsdrivende må det vurderes om skyldner skal begjæres konkurs. Prosessen for å begjære en næringsdrivende konkurs følger av konkursloven.

3.3.3 Om motregning av krav i staten
Virksomhetene kan ha anledning til å motregne et krav mot tilgodehavende skyldner har overfor staten. Dersom kravet kan dekkes ved motregning vil det normalt ikke være aktuelt å påbegynne en tvangsfullbyrdelse eller konkursbegjæring. Imidlertid ligger det vanligvis ingen generell rettighet for en statlig virksomhet til å kunne motregne et krav på skyldner mot skyldnerens tilgodehavende i for eksempel skatt, merverdiavgift eller tilskudd. Dersom virksomheten mener det er mulighet for å kunne motregne et krav mot et tilgodehavende, må en vurdere om en har hjemmel for det, for eksempel ved lov eller forskrift.

3.4 Oppgjør
Dersom virksomheten får dekning for kravet gjennom utlegg, konkursoppgjør eller ved motregning, skal det inntektsføres og saken kan avsluttes. Oppnås kun delvis dekning av kravet, må det gjøres en vurdering av om den delen som ikke gjøres opp, opphører eller skal ettergis, se ettergivelse og opphør av krav.

 4.1 Beregning av purregebyrer
Hvilke gebyrsatser og maksimalt antall purregebyrer som kan kreves av skyldner fremgår av inkassoforskriften. Denne gjelder også i de tilfeller virksomheten selv er inkassator. Hovedregelen er at virksomheten kan kreve gebyr kun tre ganger:

• enten for to purringer og en betalingsoppfordring
• eller for en purring, et inkassovarsel og en betalingsoppfordring

Av inkassoforskriften fremgår det at følgende satser skal benyttes (per juni 2007):

• for purring og inkassovarsel 1/10 av inkassosatsen (inkassosatsen er kr. 550,- fra 2006)
• for betalingsoppfordring 3/10 av inkassosatsten

4.2 Forsinkelsesrenter
Ved forsinket betaling fra skyldner kan virksomheten i utgangspunktet beregne renter på kravet etter bestemmelsene i forsinkelsesrenteloven.

• faktura utstedt (dato og beløp), se også kravregister
  purringer (dato for hver purring og beregnet gebyr eventuelt forsinkelsesrente)
• betalingsavtale inngått (det settes en purringssperre og henvisning til avtalen)
• under tvangsinndrivelse (om saken er forelagt namsmannen eller forliksråd)
• innkreving er stilt i bero
• delbetalinger
• betalt eller oppgjort (årsak til oppgjør kan være ettergitt, foreldet, ansvarssubjekter er bortfalt). Dato for betaling eller oppgjør. Dersom saken er oppgjort med henvisning til saksnummer/bilag for oppgjøret.

Uavhengig av økonomisystemets funksjonalitet skal virksomheten ha rutiner for hvordan oppfølgingen av uoppgjorte krav skal foregå. Begjæringer som er sendt namsmannen med historiske opplysninger om saksforholdet oppbevares av virksomheten for videre oppfølging, og må kunne spores til regnskapet.

5.2 Regnskapsmessig behandling
Hovedregelen er at virksomheten skal bokføre utstedte krav (fakturaer) i reskontroen (kundefordringer) og det vanlige er at kravene bokføres som inntekt i virksomhetsregnskapet. Men inntekten skal ikke rapporteres til statsregnskapet før betalingen har skjedd (jf. kontantprinsippet).

Gebyrer og forsinkelsesrenter som er beregnet ved purringer skal også fremgå av reskontroen. Utsendelse av purring merkes ofte i reskontroen, og uten at det skjer noen regnskapsmessig behandling. Inntil betaling bokføres purregebyret og rentene på reskontro (kundefordring) og som inntekt. Gebyrer og forsinkelsesrenter bør føres på separate inntektskonti i regnskapet, da dette vanligvis rapporteres til statsregnskapet på egne kapitler og poster, atskilt fra det ordinære inntektskapittelet til virksomheten. Hvordan slike inntekter skal rapporteres til statsregnskapet må ved eventuell uklarhet tas opp med virksomhetens eget departement. Det skal ikke rapporteres som inntekt til statsregnskapet før ved betalingen, selv om det fremgår av virksomhetsregnskapet.

Hvordan en bør bokføre krav som ikke er betalt, bør ta utgangspunkt i om kravet er stilt i bero eller kan anses å være opphørt. Den regnskapsmessige behandlingen for krav som stilles i bero eller er opphørt, er vist under stille innkrevingen i bero og opphørte krav.

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.5

Ettergivelse av krav

Kravregister

Stille innkrevingen i bero

Aktuelle lover og rundskriv:

Finansavtaleloven - av 1999-06-25 nr. 46 (§ 39)

Foreldelsesloven – av 1979-05-18 nr. 18

Forsinkelsesrenteloven – 1976-12-17 nr.100

Forvaltningsloven – av 1967-10-02 nr.00

Gjeldsordningsloven - av 1992-07-17 nr.99

Inkassoloven – av 1988-05-13 nr. 26

Konkursloven - av 1984-06-08 nr.58

Finansdepartementets rundskriv R-112 om retningslinjer for gebyr- og avgiftsfinansiering av statlige myndighetshandlinger

Sist oppdatert: 18.10.2007