Et bestillings- eller innkjøpssystem gjør det enklere å holde oversikt over forbruket av budsjettmidler, samtidig som det letter arbeidet med å følge opp bestillingene. Behovet for å ha elektroniske systemer kontra manuelle ordninger avhenger av virksomhetens størrelse, omfanget av anskaffelser og hvordan myndigheten til å foreta bestillinger er organisert i virksomheten.

Virksomheter uten omfattende anskaffelser vil ofte kunne få oversikt over sine bestillinger eller innkjøp med enkle manuelle ordninger. I den enkleste form vil dokumentasjonen kunne samles i en egen perm. Sorteringen kan være etter dato, regnskapsart eller firma. Sammen med løpende regnskapsrapporter vil dette kunne gi grunnlag for å holde en forsvarlig kontroll over forbruket av budsjettmidler. Det kan også benyttes enkle IT-baserte løsninger, ved at bestillingen blir registrert i virksomhetens allerede eksisterende økonomisystem eller hjelpesystem.

Opplysningene om bestillingen kan fremkomme gjennom bestillingsseddel, en kontrakt, en ordrebekreftelse, en telefaks, en brevkopi, en elektronisk bestilling eller lignende. Dersom bestillingen er foretatt muntlig, for eksempel per telefon, bør den samme type opplysninger om innholdet i bestillingen skrives ned. En registrerer for eksempel leverandøren, beløp, mengde/antall, type av vare/tjeneste og leveringstidspunkt/betalingstidspunkt.