HMS-håndboken er under revisjon, og HMS-portalen er møtestedet for nye nettsider og oppdatert informasjon fra den gamle HMS-håndboken.

HMS-Håndbok - Kapittel 3

Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid ved institutter, avdelinger og sentre

Universitetsstyret har i sin Handlingsplan for utvikling av helse, miljø og sikkerhet ved UiB 2006 - 2008 (kap.1) satt mål og gitt strategier for utvikling av arbeidsmiljøet ved Universitetet i Bergen.

Arbeidsmiljøutviklingen ved universitetet skal ta utgangspunkt i og tilpasses de utfordringer som finnes i arbeidsmiljøene ved de lokale enhetene. Sentrale tiltak, enten de gjennomføres i regi av fakultetene, stabsavdelingene eller Bedriftshelsetjenesten, skal ha som mål å understøtte de enkelte enhetenes eget utviklingsarbeid. Det er viktig å arbeide for at problemer løses på lavest mulig nivå.

I dette kapittelet vil det bli redegjort for hvilke krav som stilles til det systematiske forebyggende HMS-arbeidet ved enhetene, samt gitt en veiledning til hvordan etablere og utføre det lokale HMS-arbeidet ved en enhet (ref. forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften). Vedrørende håndtering av enkeltproblemer og integrering i ordinære aktiviteter henvises det til kap. 4 for referanse til regelverk, kap. 5 egne prosedyrer og kap. 6 veiledninger i HMS-arbeid.
 

2 KRAV TIL DET SYSTEMATISKE HMS-ARBEIDET VED ENHETENE

Alle enheter skal ha en oversikt over hvordan ansvar og oppgaver innen HMS-området er fordelt ved enhetene (se avsnitt 3 Ansvarsforhold og delegering av oppgaver).

Alle enheter skal hvert år kartlegge arbeidsmiljøet ved:

• Å gjennomføre ett eller flere HMS-møter (se avsnitt 4.1.1 HMS-møte).
• Å gjennomføre en eller flere HMS-runder (se avsnitt 4.1.2 HMS-runde).
• Å utarbeide handlingsplan vedrørende HMS.
• Oppfølging av handlingsplan vedrørende HMS.
• Å årlig foreta en gjennomgang av HMS-arbeidet ved enheten (internt tilsyn) og utarbeide statusrapport.

Enhetene skal ha prosedyrer for hvordan spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner skal utføres.

Enhetene skal sikre at nyansatte, studenter og øvrige ansatte får opplæring og øvelse i spesielt risikofylte arbeidsoperasjoner for å unngå skader og sykdom.
 

Prinsipper for Universitetet i Bergen sitt HMS-arbeid

Medvirkning:
Medvirkning fra ansatte er en forutsetning for å lykkes i arbeidet med å utvikle arbeidsmiljøet. Metoder må velges slik at ansatte får muligheter til å påvirke det lokale HMS-arbeidet. Dette kan gjøres ved å fordele oppgaver og ved å involvere ansatte i kartleggings- og beslutningsprosessen.

Informasjon:
Informasjon og opplevelse av å være informert har betydning for hvordan en opplever arbeidsmiljøet. Derfor er det viktig å gi alle ansatte god informasjon om HMS-arbeidet. Erfaring fra arbeidsmiljøundersøkelser fra Universitetet i Bergen viser at mangel på informasjon og manglende tilbakemeldinger på henvendelser og utført arbeid oppleves som et problem for mange. Avslag med forklaring på hvorfor innspillet er avslått er også viktig informasjon til de som har fremmet problemstillingene.

I arbeidet med arbeidsmiljø ønsker vi stor grad av åpenhet. Ansatte bør bli informert om resultater etter HMS-møte, HMS-runde og handlingsplaner.
 

3 ANSVARSFORHOLD OG DELEGERING AV OPPGAVER

Instituttstyrer/instituttleder/avdelingsleder har hovedansvaret for det lokale HMS-arbeidet (se kap. 2.2.8). Instituttstyrer/instituttleder/avdelingslederen kan delegere ansvar for utføring av oppgaver knyttet til ulike deler av HMS-arbeidet til ansatte på avdelingen/instituttet. Delegering av ansvar for utføring av HMS-oppgaver innebærer ikke at disse lederne frasier seg ansvar (Jfr. Regelsamling del 2.2). Denne delegering av ansvar for utføring av HMS-oppgaver skal dokumenteres i lokal HMS-håndbok. Organisering av HMS-arbeidet ved enheten (vedlegg 1 - i rtf-format) kan brukes for å dokumentere dette.

Eksempler på delegering av oppgaver kan være:

• Kontorsjef får ansvar for å gjennomføre HMS-runder.
• Seksjonsledere/kontorsjefer får ansvar for å gjennomføre HMS-møte på sin seksjon/kontor.
• Ansatte får i oppgave å utarbeide sikkerhetsprosedyrer for farlig arbeid på arbeidsplass.
• En av de ansatte får ansvar for tilsyn med sikkerhet i det laboratorium han arbeider ved, og får som oppgave bla. å gjennomføre sikkerhetsrunder ved laboratorier hver måned og lære opp nyansatte og studenter.
• Kursansvarlig/veileder får ansvar for at studenter får opplæring i sikkerhet knyttet til studiet.

Verneombudet er arbeidstakernes representant i arbeidsmiljøsaker og vil være samarbeidspartner for instituttstyrer/instituttleder/avdelingsleder. Verneombudet skal delta i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet ved enheten. Derfor bør ikke verneombudet få tildelt ansvar for mer omfattende og sentrale HMS-oppgaver da dette kan komme i konflikt med tilsynsfunksjonen for verneombudet (se kap. 2.2.11 og 2.3.3).

Når et verneombud skal dekke flere enheter vil det være gunstig at en av de ansatte ved den lokale enheten deltar i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet istedenfor verneombudet. Dette vil redusere belastningen på verneombudet og en sikrer at de som deltar i gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet har kjennskap til arbeidsmiljøet ved enheten. En slik ordning må avtales med det valgte verneombudet og dokumenteres i Organisering av HMS-arbeidet ved enheten (vedlegg 1 - i rtf-format). Videre i dette kapittelet vil den som representerer de ansatte bli omtalt som verneombud.
 

4 SYSTEMATISK HMS-ARBEID VED UIB

Figuren under viser hvilke planlagte forebyggende HMS-aktiviter som årlig skal gjennomføres. I avsnittene 4.1, 4.2, 4.3 og 4.4 er de ulike punkt omtalt. Løpende problemløsning er omtalt i avsnitt 4.6. Figuren i 4.7 viser framgangsmåte for årlige HMS-aktiviteter og løsning av enkeltsaker.

Medarbeidersamtaler er innført ved UiB, og vil være et nyttig supplement til HMS-møte. Nærmere informasjon om medarbeidersamtale fåes ved henvendelse til Personal- og økonomiavdelingen. Se også Intranett, under Organisasjonsutvikling og ledelse.
 

4.1 KARTLEGGING

Med begrepet kartlegging mener vi en gjennomgang av arbeidsmiljøet ved enhetene for å få oversikt over sterke og svake sider. I kartleggingen inngår en vurdering av hvilke forhold som har særlig betydning for ansattes helse og trivsel. Kartlegging av arbeidsmiljø må tilpasses den type arbeid som utføres ved enheten både mhp. kartleggingsmetoder og frekvens. I tillegg skal forhold som har betydning for ytre miljø (t.d. spesialavfall og utslipp) og bygnings-teknisk sikkerhet i forbindelse med brannvern vurderes (ref. egne prosedyrer i kap. 5). Minimumskrav for kartlegging er ett HMS-møte og en HMS-runde hvert år. Der det er gjort kartlegginger tidligere vil det være nyttig å bruke resultatet fra disse når nye kartlegginger skal planlegges og gjennomføres.

Ved enheter med økt risiko på grunn av f.eks. laboratoriearbeid og ved omorganiseringer vil minimumskravene ikke være tilstrekkelige. I et laboratoriemiljø er det behov for tettere oppfølging av de aktiviteter som utføres fordi sannsynligheten for uhell og konsekvens av uhell vil være større enn i et kontormiljø. Risikovurdering er en metode for å kartlegge og vurdere sannsynlighet for og konsekvenser av hendelser som har eller kan ramme mennesker, miljø eller materiell. Risikovurderingen skal følges gjennom prioritering, iverksetting og oppfølgning av risikoreduserende tiltak. Se Intranett under Administrasjon, Helse, miljø og sikkerhet, Systematisk HMS-arbeid/Internkontroll.

I omorganiseringer har de ansatte et spesielt stort behov for informasjon, og det må vurderes iverksetting av tiltak for å unngå uheldig psykisk belastning hos de som er involvert i omorganiseringsprosessen. Se Intranett under Administrasjon, Organisasjonsutvikling og ledelse, Organisasjonsutvikling og omstilling.

4.1.1 HMS-MØTE

Med HMS-møte mener vi et allmøte ved f.eks institutt, seksjon, avdeling, kontor, forskningsgruppe. Leder, verneombud og ansatte deltar og temaet er arbeidsmiljø. Formålet er å informere om og drøfte ulike HMS-tema der medvirkning fra hele gruppen kan bidra til oversikt, innsikt og forbedring. HMS-møtet skal i særlig grad være rettet mot det psykososiale arbeidsmiljøet og samarbeidsforhold ved enheten. Det skal minimum være ett møte hvert år for alle ved en enhet.

Gjennomføring:
Dersom HMS-møtet skal bli effektivt og være et nyttig hjelpemiddel i kartleggings- og utviklingsarbeidet stilles det krav til forberedelse, struktur under møtet og etterarbeid. Hvilket tema det særlig skal fokuseres på må baseres på lokale forhold og medvirkning fra de ansatte (se kap. 6.1). I starten på HMS-møtet vil det være nyttig å oppsummere forrige HMS-møte og arbeid med gjennomføring av handlingsplan. På den måten får en dra nytte av erfaringer og sikre kontinuitet i HMS-arbeidet. Under er en mal for forberedelser, gjennomføring og etterarbeid beskrevet. For å redusere møtetid kan HMS-møte og HMS-runde forberedes samtidig, og etterarbeid etter HMS-møte og HMS-runde utføres samtidig.

• Mal for HMS-møte

Med HMS-runde mener vi en gjennomgang av lokaler, utstyr og arbeidsmetoder for å kartlegge risiko for belastningslidelser, sykdom, skade på personell og materiell og vurdere behov for tiltak. Forhold som har betydning for brannvern og ytre miljø (t.d. spesialavfall og utslipp) skal også vurderes. Det skal minimum være en runde hvert år for alle på inst./avd.

Gjennomføring:
Dersom HMS-runden skal bli effektiv og være et nyttig hjelpemiddel i kartleggings- og utviklingsarbeidet stilles det krav til forberedelse, struktur under gjennomføringen og etterarbeid. Ved gjennomføring av ny HMS-runde er det nyttig å bruke resultatene fra forrige HMS-runde i planleggingen. Under er en mal for forberedelser, gjennomføring og etterarbeid beskrevet. For å redusere møtetid kan HMS-møte og HMS-runde forberedes samtidig, og etterarbeid etter HMS-møte og HMS-runde utføres samtidig.

• Mal for HMS-runde

Med bakgrunn i kartlegging og innspill fra ansatte på HMS-møte og HMS-runder skal instituttstyrer/instituttleder/avdelingsleder i samarbeid med verneombud utarbeide handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet. Det er da viktig å være realistisk med hensyn på tidsfrister og prioriteringer. Erfaring tilsier at tiltak som planlegges, men ikke gjennomføres gir en uheldig virkning på arbeidsmiljøet. Handlingsplanen bør ha tiltak for kommende år (detaljert) og mer langsiktige tiltak. Det er viktig å få fastsatt hvem som skal utføre de ulike tiltak innen tidsfristene, og at handlingsplanen offentliggjøres for de ansatte.

Utarbeiding av handlingsplan kan gjøres på ettermøte, etter at både HMS-møte og HMS-runde er avholdt. Handlingsplan for bedre arbeidsmiljø (vedlegg 3 - i rtf-format) kan brukes. For gjennomføring av tiltak for å bedre arbeidsmiljøet vil det ofte være behov for ressurser. Handlingsplanen vil derfor være nyttig i forbindelse med budsjettarbeid og virksomhetsplanlegging.
 

4.3 IVERKSETTING AV TILTAK OG OPPFØLGING

Tiltak som krever ekstra ressurser (tid, penger, arbeidskraft og kompetanse) føres opp i budsjett og virksomhetsplan. Dette vil gi en oversikt over nødvendige ressurser for å iverksette nødvendige tiltak. Leder og verneombud bør avtale hvordan det skal sikres at tiltak i handlingsplanen blir iverksatt. Det anbefales at det avtales møte mellom disse for å fastslå fremdrift av tiltak. Oppfølging av HMS-tiltak (vedlegg 4 - i rtf-format) kan brukes som referat/dokumentasjon.

Ved akutte problemer må strakstiltak iverksettes uavhengig av handlingsplan. F.eks. tiltak mot blokkert rømningsvei, se også avsnitt 4.6.
 

4.4 ÅRLIG GJENNOMGANG AV HMS-ARBEIDET VED ENHETEN (INTERNT TILSYN) OG UTARBEIDELSE AV STATSURAPPORT

Hvert år skal instituttstyrer/instituttleder/avdelingsleder og verneombud foreta en gjenomgang av HMS-arbeidet ved enheten. Dette betyr en gjennomgang av mål og resultater for HMS-arbeidet, i hvilken grad sentrale (UiB) og lokale retningslinjer etterleves, oppfølging av tiltak ihht enhetens HMS-handlingsplan og behov for oppdatering av enhetens HMS-dokumentasjon (ref. HMS-håndboken kap. 5.9).

Dette kan med fordel gjøres samtidig med forberedelse til HMS-møte og HMS-runde eller ved utarbeiding av ny handlingsplan (se avsnitt 4.2). Det skal også vurderes om tiltakene har ført til ønsket effekt. Tiltak som ikke er avsluttet skal gjennomgås mhp. status. De som har fått delegert oppgaver må dokumentere sitt arbeide for lederen slik at det blir en samlet rapportering fra enheten. Om høsten hvert år blir det sendt ut et skjema til alle enheter for å registrere HMS-status for året.

4.5 TIDSFRISTER

Instituttet/avdelingen må selv bestemme når det er mest hensiktsmessig å gjennomføre HMS-møte og HMS-runde. Anbefalingen vil være å legge disse aktivitetene i tidsrommet for arbeid med budsjett og virksomhetsplanlegging slik at HMS-tiltak kan bli integrert i det øvrige planarbeidet ved enheten.

 Gjennomført innen:

• HMS-møte - 31. desember
• HMS-runde - 31. desember
• Internt tilsyn (revisjon) – 31. desember

• Handlingsplan - 31. desember
• Årlig HMS-status - Frist fastsettes i brev fra Universitetsdirektøren.

4.6 LØPENDE PROBLEMLØSNING

På en arbeidsplass vil det være problemer og enkeltsaker som må løses med en gang. Dette kan f.eks være:

• Avtrekksskap som ikke virker
• Vannlekkasjer
• Strømbrudd
• Akutte helsemessige problemer

4.7 FRAMGANGSMÅTE FOR SYSTEMATISK HMS-ARBEID VED UIB

5 HMS-DOKUMENTASJON

HMS-arbeidet skal i henhold til Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) dokumenteres. Nedenfor følger forskriftens minimumskrav til dokumentasjon.

Virksomheten skal:

1. Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.
   
   
2. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.
   
   
3. Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.
   
   
4. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
   
   
5. Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontroll for å sikre at den fungerer som forutsatt.

1. Mål for helse, miljø og sikkerhet i virksomheten

Overordnet er dette ivaretatt i kapittel 1 med vedlegget Handlingsplan for utvikling av helse, miljø og sikkerhet ved UiB 2006 - 2008. Enhetene må selv lage seg lokale mål innen HMS for hva de ønsker å oppnå i sitt HMS-arbeid. De kan enten lage sine egne arbeidsmål som en konkretisering av UiB sine overordnede mål, eller målene kan knyttes til aktiviteter skissert i handlingsplanen for lokale HMS-tiltak (se også kap. 2 avsnitt 2.7 og 2.8 og kap. 3 avsnitt 2).


2. Ansvars-, oppgave- og myndighetsfordeling

Kapittel 2 viser den overordnede ansvarsfordeling innen HMS fra Universitetsstyret til instituttstyrer/instituttleder/avdelingsleder. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet innen HMS på enhetsnivå, må enheten selv dokumentere. Vedlegg 1 (rtf-format) kan brukes til å dokumentere de lokale forhold.


3. Kartlegging og risikovurdering

Enheten skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Dette kravet blir ivaretatt ved gjennomføring av HMS-runder (se avsnitt 4.1.2) og HMS-møter (se avsnitt 4.1.1). Spesielle utfordringer vil medføre et skjerpet krav til formalisert risikovurdering (se Intranett under Administrasjon, Helse, miljø og sikkerhet, Systematisk HMS-arbeid/Internkontroll). På forespørsel bistår Bedriftshelsetjenesten enhetene med dette arbeidet. Handlingsplanene (se avsnitt 4.2) som blir utarbeidet vil være dokumentasjon, sammen med eventuelle referater og sjekklister.


4. Rutiner og retningslinjer

Enheten skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Gjennomføring av HMS-runder (se avsnitt 4.1.2) og HMS-møter (se avsnitt 4.1.1) vil være viktige i dette arbeidet. Det skal foreligge skriftlige prosedyrer for risikofylte arbeidsoppgaver. Rutiner som vil være felles for hele eller deler av UiB vil bli utarbeidet sentralt i samarbeid med enhetene (f.eks. er det utarbeidet: Retningslinjer og skjema for melding av avvik, ulykker og nestenulykker og AKAN-retningslinjer). Rutiner som vil være spesielle for enheten må enheten selv utarbeide.


5. Internt tilsyn

UiB sentralt må foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollsystemet for å sikre at dette fungerer som forutsatt. Universitetsdirektøren ved Kollegiesekretariatet er ansvarlig for å forberede, gjennomføre og rapportere interne revisjoner av internkontrollen av HMS. Kollegiesekretariatet koordinerer tilsynet og følger opp at dette skjer på en tilfredsstillende måte. Universitetsdirektøren skal påse at ansvarlig linjeleder følger opp merknader og korrigerende tiltak (ref. HMS-håndboken kap. 5.9 og Regelsamling del 5.5.1 Intern revisjon). I tillegg vil den årlige rapportering fra enhetene (se avsnitt 4.4) gi en samlet oversikt over aktivitetsnivået lokalt.

Referanser:
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)
HMS-håndboken kap. 4 Referanser til lover, forskrifter og retningslinjer
 

Nærmere opplysninger: Bedriftshelsetjenesten
 

Vedlegg:
Organisering av HMS-arbeidet ved enheten (rtf-format)
Veiledning i bruk av sjekklister til hjelp ved gjennomføring av HMS-runde (rtf-format)
Sjekkliste til HMS-runden (utvidet versjon) (rtf-format)
Sjekkliste til HMS-runden (enkel versjon) (rtf-format)
Handlingsplan for bedre arbeidsmiljø (rtf-format)
Oppfølging av HMS-tiltak (rtf-format)

Oppdatert 06.03.07 av Ann Iren Ø. Øye