ELIN-prosjektet, Informasjonsavdelingen, Universitetet i Bergen.
|
|
FORORD
Bruken av elektroniske tjenester ved Universitetet i Bergen (UiB) har de siste årene vist en dramatisk økning. I dag er informasjons- og kommunikasjonsteknologi en integrert del av forskningsarbeid, administrasjon og informasjonsformidling. Denne utviklingen knytter Universitetets ulike aktiviteter nærmere sammen. Samtidig blir UiB på nye måter del av et nasjonalt og internasjonalt FoU-fellesskap.
I 1995 ble det satt i gang et tiltak ved UiB for å koordinere og styrke arbeidet med elektroniske informasjonstjenester - ELIN-prosjektet. Med bakgrunn i erfaringene fra dette arbeidet presenterer ELIN-prosjektet nå en innstilling hvor det fremmes en rekke konkrete forslag til styrking av de elektroniske tjenester ved UiB.
Innstillingen konsentrerer seg i denne omgang om en utvidet satsing på bruk av elektroniske tjenester til allmennrettet og brukerrettet informasjon om UiB, internt og eksternt, bruken av elektroniske tjenester for administrative formål og for å styrke Universitetets studieinformasjon. Under arbeidet med innstillingen er det gitt viktige innspill til gruppens arbeid fra Universitetets ledelse og administrasjon, noe som har medført at gruppen særlig har konsentrert seg om sentrale områder for tjenesteutvikling innenfor de viktigste administrative forvaltningsområder.
ELIN-prosjektet rår til at Universitetet i en etterfølgende innstilling belyser bruken av elektroniske tjenester innen forskning, undervisning og fagformidling. Prosjektgruppen vil anbefale at Universitetet utvikler en helhetlig strategi for bruk av elektronisk informasjon basert på disse to innstillingene.
I denne innstillingen brukes betegnelsen "Verdensveven" eller "veven", som er anbefalt av Norsk språkråd, framfor World Wide Web (WWW).
Innstillingen er utarbeidet av medlemmene i prosjektgruppen i fellesskap og er enstemmig.
Prosjektgruppen har under arbeidet
med denne innstillingen, bestått av:
Informasjonskonsulent Asle Haukaas, Informasjonsavdelingen
(leder),
Prosjektmedarbeider Jo Havik / Pål
Schroeder, ELIN-prosjektet,
Prosjektleder Jostein Helland Hauge /
førstekonsulent Anne Asserson, Paraplyprosjektet, UB,
Kontorsjef Leif Magne Iversland, Universitetsbiblioteket
(UB),
Informasjonskonsulent Morten Steffensen,
Informasjonsavdelingen,
Kontorsjef Geir Strøm, Personal-
og økonomiavdelingen,
Seksjonsleder Erik Valevatn, IT-avdelingen
og
Amanuensis Britt Helle Aarskog, Institutt
for informasjonsvitenskap.
Styringsgruppen har i samme periode
bestått av:
Informasjonsdirektør Arne Abrahamsen,
Informasjonsavdelingen.
Personal og økonomidirektør
Kjell Bernstrøm, Personal og økonomiavdelingen.
Overbibliotekar Kari Garnes, Universitetsbiblioteket.
IT-direktør Trond Steihaug / Tom
Therkildsen / Jan Erik Vold, IT-avdelingen.
SAMMENDRAG
ELIN-prosjektet foreslår her en utvidet satsing på bruk av elektroniske tjenester til intern og ekstern informasjon om UiB, for administrative formål og for å styrke Universitetets studieinformasjon.
I innstillingen fokuseres det på utbygging av forvaltningsinformasjon gjennom elektroniske nettverk (intranett), og intern og ekstern kommunikasjon av informasjon til studenter og studiesøkende. ELIN-prosjektet mener det vil være fornuftig å bruke vevteknologien vi kjenner fra Verdensveven (World wide web) til disse formålene.
Denne teknologien gjør det mulig å bruke samme brukergrensesnitt og samme program til ulike oppgaver. Videre åpner den for integrasjon mellom ulike informasjonstjenester og for så fri formidling en måtte ønske av aktuell informasjon. Teknologien er i tillegg svært enkel å ta i bruk, noe som vil medføre begrensede opplæringskostnader. I kapittel 5 har prosjektgruppen gjort en kost/nytte-vurdering som klart viser at det er store fordeler ved å satse bevisst på vevteknologi framfor å fortsette som i dag eller å satse på utvikle spesialprogramvare videre.
Konkret foreslår prosjektgruppen at ELIN-prosjektet erstattes av en kompetanseenhet for elektroniske informasjon kalt ELINE. ELINE skal ivareta Universitetets behov for en sentralt organisert drifts- og utviklingsenhet som kan lede arbeidet, stimulere de respektive miljøer, støtte utviklingen av ulike tjenestetyper og ha et overordnet redaksjonelt og teknisk ansvar for de allmennrettede, elektroniske informasjonstjenestene. ELINE skal utvikle tjenestene etter en desentralisert modell hvor ansvaret for innlegging, kvalitetskontroll og løpende oppdatering av informasjon legges så langt ut i organisasjonen som mulig. ELINE opprettes for en prosjektperiode for fire år. I kapittel 7.2 foreslås det konkrete delmål ELINE skal ha nådd om fire år.
ELINE etableres som en felles ressursenhet ved UiB med en kjerne på tre personer. Dette finansieres ved at de enhetene, som har vært sentrale i ELIN-prosjektet, Informasjonsavdelingen, IT-avdelingen og Universitetsbiblioteket hver bidrar med ressurser tilsvarende en stilling. ELINE sammensettes slik at den både sikres god IT-kompetanse, herunder om vevteknologi, og solid informasjons- og formidlingsfaglig kompetanse. Etter mønster av ELIN-prosjektet bør det tilknyttet ELINE være en prosjektgruppe og en styringsgruppe.
En vesentlig del av arbeidet foreslås utført ved at ELINE støttes av fagpersoner fra ulike deler av universitetsmiljøet i arbeidet med bestemte, tidsavgrensede prosjektoppgaver. Slike utviklingsprosjekter bør skje innenfor rammen av en overordnet strategisk plan og med basis i en utarbeidet informasjonsarkitektur for Universitetet. Prosjektgruppen anbefaler at det settes av ressurser til slike utviklingsprosjekter tilsvarende to årsverk. Universitetsledelsen vil bli forelagt det enkelte utviklingsprosjekt som forslag og slik bli bedt om ta stilling til de viktigste løpende prioriteringene i ELINE-prosjektet.
1. INNLEDNING
Bruken av elektroniske informasjonstjenester vokser sterkt både ved Universitetet i Bergen og i samfunnet ellers. Likefullt er vi fortsatt bare ved begynnelsen av en prosess som vil ekspandere stadig videre både i omfang og når det gjelder utvikling av nye tilbud.
Universitetets hjemmesider på Verdensveven er i dag med på å representere institusjonens ansikt utad. I tiden framover vil denne markedsføringsmessige betydningen stige i takt med den økende bruken av veven. Spesielt vil de yngste aldersgruppene bli preget av en oppvekst med denne kommunikasjonsformen. Å utnytte Verdensveven som et elektronisk informasjonstilbud for studierelatert informasjon vil være viktig for å nå framtidige generasjoner for et universitet som ønsker å hevde seg nasjonalt og internasjonalt.
Også internt på Universitetet er vi inne i et tidsskifte. Omfanget av elektroniske tjenester knyttet til informasjon og kommunikasjon øker stadig ved at flere og flere arbeidsoppgaver løses ved hjelp av ny teknologi. Dette åpner for nye muligheter som Universitetet bør utvikle aktivt og innovativt som støtte i arbeidet med å nå Universitetets mål innenfor hovedoppgavene forskning, utdanning og formidling.
Utviklingen henger særlig sammen med den sterkt økende bruken av Verdensveven (World Wide Web WWW) Denne "vevteknologien" representerer en enkel inngangsport til Internett for brukerne. Samtidig åpner den store muligheter for å gi bestemte brukergrupper en like enkel inngangsport til begrensede nettverk som intranett og ekstranett. I tillegg vil denne teknologien få et videre omfang som felles brukergrensesnitt mot elektroniske kilder.
Med vevteknologi tenker prosjektgruppen her på elektroniske informasjonstjenester i vid forstand. Dette gjelder ikke bare såkalt html-koder, men ulike koder som åpner for en dynamisk bruk av denne formen for teknologi. Prosjektgruppen tar forbehold om at feltet er i kontinuerlig teknologisk utvikling. Pr i dag er det vevteknologien som representerer den praktiske løsningen på de områdene som drøftes i denne innstillingen og som ligger til grunn for tilrådingen. Senere vil det trolig bli gjort tilgjengelig andre og mer direkte måter å gjøre dette på, som det som i dag kalles Network computers. Prosjektgruppen mener at denne innstillingen kan utbygges videre i en slik retning når en slik form for teknologi er aktuell å ta i bruk. For å sikre dette bør en i den perioden som ligger foran oss passe på å velge systemer og løsninger som virkelig er åpne og med lang levetid.
Prosjektgruppen vil tilrå at Universitetet følger opp denne innstillingen med en ny innstilling som belyser bruken av elektroniske tjenester innen forskning, undervisning og fagformidling. Vi viser til vår tilråding i kap. 7.6. Prosjektgruppen vil videre anbefale at Universitetet utvikler en helhetlig strategi for elektronisk informasjon basert på en slik innstilling og innstillingen som her legges fram.
Verdensveven kom til Universitetet i Bergen i 1993. I løpet av disse fire årene har trafikken over Universitetets elektroniske informasjonstjenere økt enormt. Bruken av hjemmesider publisert på Universitetets vevtjenere ligger i dag på opp mot 70.000 nedlastninger i døgnet (en enkelt vevside innebærer flere nedlastninger avhengig av innholdet). På disse tjenerne er det publisert i overkant av 12.000 dokumenter med tilsammen vel 40.000 vevsider. Fra og til Universitetet sendes det ca. 25.000 epostmeldinger i døgnet.
ELIN-prosjektet som ble opprettet i 1995, er et prosjekt for utvikling og koordinering av ELektroniske INformasjonstjenester ved UiB. Prosjektet er lagt til Informasjonsavdelingen med IT-avdelingen og UB som sentrale støttespillere. Nylig har også Personal- og økonomiavdelingen kommet med i arbeidet. Det er etablert en styringsgruppe og en prosjektgruppe.
Etter forslag fra ELIN-prosjektet vedtok Det akademiske kollegium 2. november 1995 retningslinjer for organisering og ansvarsdeling av arbeidet med elektronisk informasjon ved Universitetet. Her ble Informasjonsavdelingen tillagt et overordnet redaktøransvar for elektronisk informasjon, mens IT-avdelingen ble tillagt et informasjonsteknisk ansvar for tjenermaskiner og nettverk. Prinsippene bak den øvrige organisering skal være distribuert myndighet, ansvar og oppgaver. Informasjonsansvaret for elektronisk informasjon ved Universitetet skal følge det normale informasjonsansvaret i organisasjonen.
1.3 Tidligere innstillinger ved UiB
Prosjektgruppen har i løpet av sitt arbeid satt seg inn i tidligere utredninger ved Universitetet som IT-strategien, Prosjekt for administrativ institusjonsutvikling (PAI) og "Evaluering og kvalitetsutvikling ved Universitetet i Bergen".
I PAI-prosjektets Iverksettelsesplan er det flere såkalte PAI-tiltak som angår dette feltet:
I IT-strategien "Til nytt nivå – veien videre" heter det bl.a. (side 23 - 24):"Tiltak nr: 106 Lage et elektroniske syst. som gjør det mulig å legge inn/ hente ut oppdatert faglig, statistisk og adm. info. om forskn.aktiviteten. Samordn. og samkjøring av info. som allerede ligger lagret elektronisk på forskjellige steder.""Tiltak nr: 117 Utforme og gjennomføre et systematisk opplæringstilbud i forbindelse med innføring av nye datasystemer. Ansvar for iverksetting/ oppfølging: Div. prosj.gr. i samarb. med Pers-/ org.avd. "
"Tiltak nr: 118 Det bør foretas en vurdering av Info.avdelingens rolle og oppgaver for info.virksomheten ved universitetet som helhet."
"Tiltak nr: 119 Samarb. mellom Info.avd., IT-avd. og UB bør utvikles og ansvars- og oppgavefordelingen må avklares."
I innstillingen "Evaluering og kvalitetsutvikling ved Universitetet i Bergen" heter det:"I IT-strategiplanen for 1992 peker (Dyrvik-) utvalget på at den datatekniske infrastrukturen skal imøtekomme behovene for funksjonalitet, stabilitet og fleksibilitet. For å nå disse målene, mente utvalget at UiBs grunnleggende teknologiske struktur måtte bygges over en felles "åpen" plattform. Ved siden av ambisjonen om å bygge en desentralisert driftsorganisasjon, er dette det viktigste punktet i IT-strategien ved UiB"."IT-avdelingen vil foreslå at det i 1996 settes i verk et prosjekt som tar sikte på at alle brukerne av elektronisk post ved UiB benytter det samme programsystemet – uavhengig av maskinplattform – og som gir alle brukerne det samme verktøyet for å arbeide på Internett gjennom WWW (en felles WWW-browser)".
"Bruk av moderne informasjonsteknologi (IT) vil ha en betydelig og stadig sterkere innvirkning på kvaliteten av universitetets virksomhet. Utvalget vil i denne forbindelse spesielt vise til ELIN-prosjektet, (...)" (punkt 5.2.6 Informasjonsteknologi som kvalitetsforbedrer).
2. INNSTILLINGENS FOKUS
Verdensveven er en viktig markedsførings- og kommunikasjonskanal. Det er viktig at Universitetet utnytter og styrker de mulighetene dette gir. I tillegg vil ELIN-prosjektet i denne rapporten fremme anbefalinger om en utvidet satsing på to bestemte områder for elektroniske informasjonstjenester ved Universitetet i Bergen; innen forvaltningsinformasjon og innen informasjon til studenter og studiesøkende.
Med elektroniske tjenester forstås i denne sammenheng tjenester basert på informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), herunder:
ELIN-prosjektet vil understreke at alle former for elektronisk informasjonsarbeid ved Universitetet vil ha nytte av en utvidet satsing i tråd med forslagene i denne innstillingen, selv om tilrådingen i første omgang hovedsakelig er begrenset til de områder som er nevnt over. Forslaget vil medføre en fastere organisering av arbeidet med elektronisk informasjon som vil gi Universitetet fastere rammer for kompetanseoppbygging innenfor elektronisk informasjon. En slik organisasjonsenhet skal blant annet utføre de arbeidsoppgaver som i dag inngår i ELIN-prosjektet.
3. FORVALTNINGSINFORMASJON
Det finnes i dag flere elektroniske systemer ved Universitetet som har til hensikt å effektivisere det daglige arbeidet i administrasjonen. Det finnes også elektroniske systemer som gir økt tilgang til faglige ressurser, samt systemer som øker tilgangen til spesifikk studieinformasjon og generell informasjon om Universitetet. Disse er alle bygd ut som isolerte systemer med få eller ingen muligheter for å kommunisere mellom systemene.
De aller fleste av de store systemene i sentraladministrasjonen er i dag elektroniske. Det gjelder f.eks. økonomi-, innkjøps-, personal- og lønnssystemet. Av de systemene som nyttes i sentraladministrasjonen i dag er det bare faktureringssystemet som fortsatt drives manuelt (ikke-elektronisk). I administrasjonen ellers har man begynt å ta i bruk universitetenes nye felles driftssystemene "Felles studentsystem" (FS) og "Felles doktorgradssystem" (FD), og her gjør man regelmessig bruk av det elektroniske arkiv- og saksbehandlersystemet.
Når det gjelder mer generelle administrative fellesressurser bør det nevnes at Forvaltningshåndboken, HMS-håndboken, SEPs Prosjekthåndbok, Reglementsamling og Innkjøpsguiden foreligger i vevutgaver. For øyeblikket arbeides det med å få integrert de fire førstnevnte ved hjelp av vevteknologi.
Ved Informasjonsavdelingen finnes det en rekke elektroniske tjenester som eksisterer side om side med papirbaserte løsninger. Avdelingens publikasjoner, På Høyden og UiB-Magasinet, den interne meldingstjenesten, pressetjenesten, Undervisningskatalogen og diverse håndbøker er eksempler på dette. Avdelingen vurderer å tilby flere nye elektroniske informasjonstjenester.
Universitetsbibliotekets overordnete mål er å yte informasjonstjenester for den forskning, undervisning og kunnskapsformidling som drives ved Universitetet. UBs tjenester vil dermed i all hovedsak måtte tas opp i den etterfølgende innstilling om bruken av elektroniske tjenester innen forskning og fagformidling. I forvaltningssammenheng er det imidlertid naturlig å påpeke følgende forhold: UBs administrasjon må ses på linje med fakultetssekretariatene når det gjelder administrative fellesløsninger både på veven og ellers. Det er en god del å hente på å samordne studentregistrering med låntakerregistering i BIBSYS, gjerne slik at studiekort kan nyttes som lånekort i biblioteket.
I tilknytning til UB finner man også Paraplyprosjektet for forskningsdokumentasjon, som bl.a. har ansvaret for å utvikle et elektronisk basert system for forskningsinformasjon ved Universitetet. Prosjektet har til nå konsentrert sitt arbeid om å få innarbeidet et system for rapportering av forskningsresultater. I dag kan statistiske data til årsmeldingsbruk og rapportering til departementet tas direkte fra databasen FORSKDOK i BIBSYS. Paraplyprosjektet benytter vevteknologi både til innsamling av data og i informasjon- og presentasjonsarbeidet.
Ved IT-avdelingen formidles informasjon, brukerstøtte, programvare og tekstmateriell via veven, i tillegg til tradisjonell papirbasert formidling. Den interne telefonkatalogen og registre over epost-adresser er også tilgjengelig i begge formater. Når det gjelder brukeradministrasjonen er denne i dag kun manuelt drevet, men også dette er et område som i fremtiden vil bli vevbasert.
I tillegg kommer alle de eksterne informasjonskildene som er i daglig bruk via veven i forvaltningen av Universitetet. Dette gjelder eksempelvis informasjon fra det statlige elektroniske informasjonsorganet ODIN - Offentlig dokumentasjon og informasjon i Norge hvor informasjon fra departementene og direktoratene er samlet. Andre eksempler på nasjonale aktører er Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) med blant annet Database for statistikk om høgre utdanning, BIBSYS, Norges Forskningsråd og Statistisk sentralbyrå. Internasjonalt finnes det en lang rekke slike tilbud som f.eks. den europeiske forskningsdatabasen CORDIS.
3.2 Et teknologisk generasjonsskifte
Universitetet er inne i et teknologisk generasjonsskifte for de sentrale administrative informasjonssystemene. Fra å være systemer på ulike teknologiske plattformer samles systemene nå på Oracle databaser. Systemene skal også gjøres tilgjengelig for institutter og avdelinger slik at ulike skyggesystemer hos disse brukerne kan fjernes. Systemskiftene innebærer også effektivisering og automatisering av rutiner.
Brukergrensesnittet har stor betydning for hvor stor effekt systemskiftene vil få i forhold til de overordnede mål Universitetet ønsker å oppnå. Er ikke informasjonen i systemet tilgjengelig på en enkel og forståelig måte, vil brukerne neppe ta systemene i bruk slik som forutsatt selv om systemet inneholder all ønskelig informasjon. Bruk av systemene (og dermed også opplæringen) vil forenkles om brukergrensesnittet er mest mulig likt og gjenkjenbart i alle systemene. Vevgrensesnitt er etterhvert kjent for et stort antall av de aktuelle brukerne, og derfor godt egnet som en framtidig standard. Prosjektgruppen ser at en i praksis må skille mellom behovene til ulike brukergrupper som f.eks. saksbehandlere som bruker systemet daglig og andre som kun en sjelden gang skal legge inn informasjon. Brukergrensesnittene bør derfor kunne være varieres etter brukernes behov innefor etablerte standarder.
Systemskiftene innebærer også at et stort antall personer ved alle organisasjonsenheter skal ha tilgang til systemene for å utføre oppgaver de er autoriserte for. De samme personer skal ofte ha tilgang til flere systemer (og maskiner). Dette stiller flere krav til Universitetet. Vi må blant annet ha et effektivt og sikkert system for registrering og vedlikehold av brukere, effektive brukerstøtteordninger og opplæringsprogrammer. Videre bør arbeidsplasser og brukerutstyr være tilpasset funksjonene.
De sentrale administrative systemene ivaretar en rekke funksjoner for en rekke brukergrupper. I første omgang kan et vevgrensesnitt være velegnet for spørring og rapportuttak der en på forhånd har definert ulike utvalgskriterier, eksempelvis kontoutskrifter og statusrapporter. Database for statistikk om høyere utdanning (DBH) har alt en tid benyttet vevgrensesnitt til slike rapportuttak. DBH har også nyttet veven for institusjonenes registrering av data til databasen. I framtiden kan dette også være aktuelt for de sentrale administrative driftssystemene, men her er en del krav til sikkerhet og dokumentasjon som må avklares.
En rekke av dagens funksjoner og rutiner kan endres ved bruk av veven. Eksempler er papirbaserte skjema for registrering, beregning, kontering og anvisning. En annen kandidat er omlegging av innkjøpsrutiner ved bestilling av varer etter rammeavtaler med leverandører, som i dag gjøres pr. faks. Vi kan også overføre papirbasert informasjon til billedform, f.eks. ved å skanne bilag. På denne måten kan behovet for tilgang til papirbasert lager bli mindre. Dette gjelder selvsagt for korrespondanse og saksbehandling i et framtidig arkivsystem. Over tid vil dette også endre arbeidsmetodene og -rutinene i administrasjonen. Mulighetene er mange og prosjektgruppen tør ikke ta på seg å gi et heldekkende framtidsbilde av utviklingen.
Prosjektgruppen vil her vise til Paraplyprosjektets erfaringer når det gjelder bruk av vevteknologi. Disse viser at medvirkning av forskerne i dataregistreringsarbeidet i praksis er vanskelig å få til uten brukervennlige systemer basert på vevteknologi. Det er et mål for Paraplyprosjektet framover å utvikle dokumentasjonsopplegg via veven som både tilgodeser institusjonens behov for administrative data for eksternt rettet forskningsinformasjon og som på samme tid kan tilby forskerne et tjenlig redskap for individuell forskningsplanlegging/prosjektadministrasjon/resultatrapportering.
3.3 Forslag til system for elektronisk forvaltningsinformasjon
Det er en utfordring for Universitetet å følge med i den teknologiske utviklingen som nå foregår. Det er liten tvil om at denne teknologien – tatt i bruk på en gjennomtenkt og systematisk måte – vil bidra sterkt til effektivisering og kvalitetsheving av forvaltningen og danne grunnlag for nye tjenestetilbud.
Prosjektgruppen ser et klart behov for en koordinering av og vevbasert tilgang til de store sentrale informasjonssystemene ved Universitetet. Dette gjelder eksempelvis nytt personal- og økonomisystem, felles studentsystem, felles doktorgradssystem og rombooking, som alle kjennetegnes av at de skal kunne benyttes av et stort antall brukere som kommuniserer elektronisk seg i mellom. Bedre koordinerte systemer vil kunne skape et helt nytt nivå i intern bruk av forvaltningsinformasjon.
ELIN-prosjektet vil anbefale at en koordinerer utbyggingen av disse informasjonssystemene og å etablere brukergrensesnitt basert på vevteknologi for å forenkle bruken for store brukergrupper. Disse bør samles og integreres i ett eller flere intranett for UiB. Slike intranett vil kunne gi rom for stadig nye tjenestetyper. Dette vil trolig bli et av hovedkommunikasjonsmidlene internt på Universitetet. Opprettelsen av slike nett kan gjøres uten at det skaper praktiske vansker for brukere som er tiltenkt tilgang til nettverket, mens andre stenges ute. Dette har vi eksempler på allerede i dag; f.eks. Forvaltningshåndboken som kun er tilgjengelig for interne brukere. IT-avdelingen benytter i dag vevteknologi til arbeidsoperasjoner på avdelingen som kun et begrenset antall personer har tilgang til.
Det er allerede i bruk en rekke elektroniske databaser og tjenester som dekker viktige deler av forvaltningsområdet på alle administrative nivåer ved Universitetet. Karakteristisk for situasjonen nå er imidlertid at systemene stort sett foreligger som isolerte deltjenester, også der systemene etter sitt formål skal kunne dra nytte av kopling til og datadeling med andre administrative systemer. Overgang til bruk av nett-tjenester basert på vevteknologi, gir Universitetet mulighet til å nå et nytt nivå i sin IT-bruk gjennom en rasjonell samordning og presentasjon av sine tjenester. Samtidig vil kravene om en regulert adgang for bestemte brukergrupper kunne ivaretas gjennom intranett-løsninger.
Nye elektroniske kommunikasjonstjenester og nye felles driftssystemer gir grunnlag for utvikling av helt nye typer ledelsesinformasjon. Mens ledelsesinformasjon tidligere besto i å utvikle spesielle typer oversyn og rapporter for toppledelsens bruk, vil viktig ledelsesinformasjon i framtiden være tilgjengelig i primærform og som ordinære funksjoner i de administrative systemer. Dette åpner for sambruk av ledelsesinformasjon, bl.a. slik at toppledere og administrative ledere på ulike nivåer kan ha tilgang til samme informasjon og på samme tid. Prosjektgruppen regner med at dette er funksjoner som både vil effektivisere og gi høgere kvalitet i administrativt arbeid, samtidig som tilgangen til strategisk informasjon kan utvides til flere grupper administrative medarbeidere og derved styrke det internte samarbeidet.
4. STUDIEINFORMASJON
Studentene er Universitetets viktigste brukergruppe. For mange vil deres første møte med studiestedet skje gjennom den informasjon som formidles om studiestedet via Verdensveven. Gjennom denne informasjonskilden vil de få oversikt over de ulike fagtilbud, Universitetets oppbygning, de ulike studieløp, gradsstruktur, bibliotek, ansatte, forskning, arbeidsmuligheter, kulturtilbud m.m. Verdensveven vil også gjøre det mulig for den enkelte student å kommunisere med studieveiledere, organisasjoner, studentsamskipnad og medstudenter både før de begynner på studiet og i studietiden.
Studieinformasjon er et satsingsområde for Universitetet i Bergen. Å bedre kommunikasjonen med studentgruppen gjennom elektronisk informasjon over Verdensveven er en viktig faktor i denne satsingen. Vi viser her til utkastet til prosjektbeskrivelse for Utviklingsprosjektet for studieinformasjon til potensielle og nye studenter:
"Formålet med utviklingsprosjektet er at informasjonstiltak rettet mot potensielle og nye studenter blir innarbeidet som et effektivt virkemiddel i UiBs arbeid for å rekruttere og beholde studenter".ELIN-prosjektet har allerede gjort Undervisningskatalogen tilgjengelig elektronisk og hjulpet til med å opprette epostadresser til studieveilederne ved fakultetene. I fortsettelsen bør også arbeidet med å oppdatere og endre katalogen gjøres lokalt i en database.
En stor utfordring er systematisk å gå gjennom studieinformasjon og lage en liste over den utlagte informasjonen som bør være tilgjengelig fra det enkelte institutt og fakultet. Denne informasjon skal gjøres tilgjengelig elektronisk, slik at hver enkelt student kan nyttiggjøre seg den, eller de personer som er satt til å svare på spørsmål fra studentene. Det vil det være det enkelte institutts og fakultets ansvar å sørge for at denne informasjonen er oppdatert til enhver tid.
4.2 Rekruttering og markedsføring av UiB som studiested
I årene som kommer vil det være viktig å sikre at Universitetet har et tilstrekkelig antall søkere for å holde oppe studenttallet på det nåværende nivå. Det er god grunn til å anta at Verdensveven blir en viktig markedsføringskanal i konkurransen om de kommende ungdomskullene. Verdensveven vil ofte være studentenes aller første møte med Universitetet. Det vil være av avgjørende betydning at Universitetet og Bergen fremstår som attraktiv og på høyde med den teknologiske utviklingen.
Et mulig virkemiddel her vil være å opprette et startsted på Verdensveven for potensielle studenter. Det vil videre være viktig å signalisere at Universitetet er interessert i studentene og i å ønske dem velkommen med å tilby et godt faglig, kulturelt og sosialt tilbud.
4.3 Aktuelle nye studieinformasjonstjenester
Vi nøyer oss i denne innstillingen å peke på noen tjenester det er aktuelt å satse på:
5. KOST-NYTTE-VURDERING
5.1 Avhengighet av tilgjengelighet
Som vist i kapitlene foran, vil elektroniske tjenester i fremtiden influere på de aller fleste arbeidsprosesser på Universitetet. På samme vis vil informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) i tiden som kommer bestemme utformingen av de utover-rettede informasjonstjenester - og i stigende grad også profileringen av undervisningstilbud og fagkompetanse.
Den desentraliserte karakteren ved ny teknologi gjør det vanskelig for ELIN-prosjektet å gi en tradisjonell kost/nytte-analyse av de elektroniske tjenestene. Gjennom bruk av IKT vil vi tvert om bli vitne til en kontinuerlig utvikling av nye tjenestetilbud initiert av forskjellige enheter på Universitetet.
På den annen side vil det være områder der det vil være av stor betydning å koordinere den elektroniske tjenesteutviklingen og ved ulike initiativ søke å lede utviklingen i bestemte retninger.
ELIN-prosjektet vil framheve at data og informasjon står i en særstilling blant de mange ressurser UiB rår over. De enkelte avdelinger er avhengig av tilgjengeligheten til data og informasjon for å kunne drive en effektiv og forsvarlig administrering av andre ressurser.
Nedenfor vil vi drøfte noen grunner til at UiB vil ha nytte av en forsterket innsats innen elektronisk tjenesteutvikling:
På samme vis blir elektroniske tjenester rettet mot fagprofilering, forskningsdokumentasjon og forskningsformidling mer og mer etterspurt, både i det nasjonale og internasjonale forskersamfunnet og hos brukerne av forskningskompetanse i offentlig forvaltning og næringsliv.
5.3 Vevteknologi vurdert opp mot andre alternativer
Prosjektet vil her kort diskutere to muligheter
for vurdering av kost/nytte i forhold til:
a) Ikke å foreta en ekstra satsning
innenfor disse områdene.
b) Å bruke andre hjelpemidler enn
vevteknologi for å nå målene.
a. Ingen ekstra satsning innen området
Vi vurderer her kostnadene ved en organisert
satsning på vevbasert informasjon internt og eksternt i forhold til
kostnadene UiB har i dag uten denne satsningen.
Kost:
Vi legger til grunn at infrastrukturen,
nettverket ved Universitetet og datamaskinene til de ansatte i stor grad
vil være til stede enten vi foretar en utvidet satsning på
veven eller ikke (Vi vil diskutere dette nærmere i avsnittet om usikre
faktorer). Kostnadene vil derfor dreie seg om personellutgifter i prosjekt
og driftskostnader, og eventuelle utvidelser av sentrale tjener-ressurser.
Nytte:
I noen tilfeller er det uansett nødvendig å bruke spesialprogrammer. For eksempel vil de daglige brukerne av de administrative programsystemene (regnskap, lønn, personal, arkiv, o.s.v.) primært bruke de spesialprogrammene som er laget til de respektive databasene. Det vil ikke komme på tale å erstatte disse programmene med vevgrensesnitt før man eventuelt har en løsning som totalt sett er like god.
De områdene som er beskrevet i punktoversikten over, vil i noen tilfeller best kunne finne sin løsning ved hjelp av veven. I andre tilfeller eksisterer det likevel alternative løsninger som også kan velges. Eksempler er gruppevareprogrammer som Lotus Notes, som kan benyttes for spredning av informasjon internt, og for samarbeidsformål. Det finnes videre administrative systemene der man kan bruke spesialprogrammer, og opplæring som også kan skje ved hjelp av spesiell programvare.
Kost:
For å kunne nytte vevteknologi mot
administrative databaser, kreves programutvikling og ekstra sikring av
tilgangen til data fordi veven i utgangspunktet er åpen mot hele
verden.
Utgifter til programutvikling vil også bli nødvendig for spesialprogrammene, og det er ikke uten videre gitt hvor man vil komme billigst ut.
Nytte:
Kostnadene ved innkjøp av spesielle
klientprogrammer er relativt stor, mens vevlesere er tilnærmet gratis.
I flere tilfeller stiller også spesialprogrammene større krav
til maskinvaren hos brukeren.
Oppgradering av systemer basert på veven vil bli mye enklere enn for spesialprogrammer. Man kan nesten gå så langt som å si at arbeidet med programdistribusjon vil bortfalle. Vevbaserte systemer er uavhengig av program- og maskinvare hos brukeren. Vevgrensesnittet er enkelt å bruke, og vil etterhvert bli kjent av alle. Dermed vil det ikke være behov for mye opplæring i å bruke vevbaserte systemer. Noen oppgaver (som spredning av informasjon utenfor organisasjonen) er vanskelig å utføre uten veven.
Kost-/nyttevurdering
| Kost |
Nytte
|
||||||
| Nettverk,
Servere, Klienter |
Program-
vare |
Personell | Adm. informasjon | Interaktiv informasjon | Inter-
kollegial Info. og komm. |
Presentasjon utad | |
| Fortsette som nå* |
|
|
|
|
|
|
|
| Dediserte applikasjoner |
|
|
|
|
|
|
|
| Verdensveven |
|
|
|
|
|
|
|
Verdiene i kolonnene representerer årsverk pr. år eller en pengeverdi som tilsvarer et årsverk (ca. kr. 250 000,-).
På Kost-siden føres merkostnader for alternativet i forhold til ingen innsats i det hele på dette feltet. På Nytte-siden føres inntekter (eller reduserte utgifter) enten som penger, sparte årsverk eller mer vanskelig målbare verdier som bedre kvalitet på studenter som søker og bedre ansikt utad overfor myndigheter, kolleger og samarbeidspartnere.
* Verdiene knyttet til å fortsette som nå har en kostnad og nytte som er over null på grunn av at det vi sammenligner med, er "ingen innsats". Vi har tross alt relativt stor innsats på feltet i dag.
** Verdien for personellkostnader får relativt høy verdi på grunn av at det under dette alternativet vil tvinge seg fram lokale initiativ i miljøene. Trolig vil det bli brukt minst like mye personellinnsats under dette alternativet som under alternativet Verdensveven, på grunn av mangelen på koordinering.
Innholdet i tabellen er tentativt og bør gjøres til gjenstand for en grundigere analyse.
5.4. Erfaringer med intranett andre steder
Det synes klart at investering i intranett i de fleste tilfeller er lønnsomt.. Det snakkes om (Se Referanser) at 80 prosent av de som har analysert sitt arbeid, har klare økonomiske fordeler ved å bruke intranett. Størst besparelse får man ved reduserte utgifter til publisering, personell og applikasjonsutvikling. Interaktive applikasjoner gir de største besparelsene. Man snakker ofte om årlig "return of investment" på over 30 prosent. Ofte er utgiftene innspart på mindre enn ett år.
Man anbefaler å ha egne personer som har ansvar for helheten i informasjonsbasen, mens man kan gjøre tilgjengelig enkle verktøy for brukerne slik at de selv kan skape innholdet i informasjonsbasen.
Det kan være skjulte kostnader i dette bildet som ikke kommer klart i dagen i første omgang. Vi kan nevne noen til slutt:
6. KOMPETANSEOPPBYGGING VED UiB
De fellesfunksjoner som er blitt utført til i dag, er i hovedsak blitt utført gjennom ELIN-prosjektet. Prosjektet har hatt begrensede ressurser og en kort tidshorisont for sitt arbeid. Det har derfor vist seg vanskelig både å planlegge på lengre sikt og å bygge opp varig kompetanse som blir i organisasjonen. Det har imidlertid hele tiden vært en forutsetning at ELIN-prosjektet skulle erstattes av en annen form for organisering av arbeidet knyttet til utviklingen av elektroniske informasjonstjenester.
Prosjektgruppen ser det slik at utfordringene knyttet til elektroniske informasjonstjenester på faglig-administrativt nivå vil bli store fremover. Derfor må Universitetets fellesinnsats på området økes betydelig. Skal en slik satsing ha mening, må den føre til en varig oppbygging av kompetanse i organisasjonen.
Dette betyr imidlertid ikke at det foreslås bygget opp en større, fast organisasjon som arbeider med utvikling av elektroniske informasjonstjenester. Det feltet som det her gjelder, er preget av rask teknologisk utvikling, samtidig som viktige forutsetninger for suksess er knyttet til at mange aktører medvirker ved utvikling, drift og vedlikehold av de elektroniske tjenestene. Relevant IT-kompetanse for utviklingsarbeid på området finnes dessuten spredt rundt på ulike deler av Universitetet. Det må derfor være et viktig mål ved planleggingen av fellestjenester at det bygges opp en fleksibel kompetanseenhet som gjør bruk av bredden av den kompetanse som finnes ved vår institusjon. Kompetanseenheten bør bygge videre på det gode samarbeidet som er blitt utviklet mellom Universitetsbiblioteket, Informasjonsavdelingen og IT-avdelingen gjennom ELIN-prosjektet.
7. TILRÅDING
Prosjektgruppen foreslår at Universitetet utvider sin satsing på elektroniske informasjonstjenester. I første omgang bør forvaltnings- og studieinformasjon prioriteres som to hovedområder innenfor en slik satsing. De elektroniske tjenestene vil med tiden bli den primære kilde til presentasjon av UiB utad. Dette krever at innhold, form og kvalitet på informasjonen gis høy prioritet. Dette arbeidet må ses på som en vesentlig del av markedsføringen av Universitetet.
Prosjektgruppen foreslår følgende
målsetting for arbeidet:
| Innen fire år skal Universitetet
ha tilgjengelig et bredt spekter av elektroniske tjenester slik at disse
tjenestene vil være den primære kommunikasjonskanal for allmenrettet
informasjon ved UiB. Tjenestene skal være enkle å bruke, være
løpende oppdaterte og dekke sentrale informasjonsbehov både
hos studenter, ansatte og eksterne brukere av UiB-informasjon.
I tillegg skal forholdene legges til rette for å benytte elektroniske tjenester internt innen Universitetet for interne informasjons- og samarbeidsformål (intranett). Elektronisk informasjon skal presentere Universitetet utad (også på engelsk) på en måte som er saklig, informativ og attraktiv for eksisterende og potensielle studenter, kontakter og samarbeidspartnere. |
ELIN-prosjektet tilrår at Universitetet oppretter en kompetanseenhet som leder arbeidet med utvikling av fellestjenester på nettet, og de tilknyttede konsulent- og informasjonsoppgaver. Enheten opprettes fra samme dato som ELIN-prosjektet legges ned (ELIN-prosjektets nåværende mandat utløper ved kommende årsskifte). Enheten gis navnet Elektronisk informasjonsenhet (ELINE).
ELINE skal ivareta Universitetets behov for en sentralt organisert drifts- og utviklingsenhet som kan lede arbeidet på sitt felt, stimulere de respektive miljøer, støtte utviklingen av ulike tjenestetyper og ha et overordnet redaksjonelt og teknisk ansvar for de allmennrettede og brukerrettede elektroniske informasjonstjenestene. ELINE skal utvikle tjenestene etter en desentralisert modell hvor ansvaret for innlegging, kvalitetskontroll og løpende oppdatering av informasjon legges så langt ut i organisasjonen som mulig. ELINE opprettes for en prosjektperiode på fire år.
ELINE etableres som en felles ressursenhet ved UiB og samlokaliseres med en av de tre enhetene Informasjonsavdelingen, IT-avdelingen eller Universitetsbiblioteket. Gruppen sammensettes slik at den både sikres en god IT-kompetanse, herunder om vevteknologi, og solid informasjons- og formidlingsfaglig kompetanse.
Kompetanseenheten bør ha en kjerne av faste personer, og ressurser tilsvarende to årsverk, til iverksettelse av delprosjekter i samråd med universitetsledelsen. Kjernen i ELINE bør ha en minimumsbemanning på tre personer som samlet har:
| Delmål for ELINE
Delmål 1: Tradisjonell informasjon
Delmål 2: Administrative systemer
Delmål 3: Nye former for informasjon
Delmål 4: Støtte for lokale
miljøer
Delmål 5: Organisering
|
| Driftsoppgaver
ELINE skal i tillegg videreføre ELIN-prosjektets driftsoppgaver som: - Redaksjonelt arbeid med hjemmesidene ved UiB. - Redaktøransvar for elektronisk informasjon sammen med ansvarlig redaktør. - Videreutvikle Universitetets felles informasjonsarkitektur på veven. - Kartlegge opplæringsbehov i samarbeid med Personal- og økonomiavdelingen. - Kontaktpunkt mot de andre universitetene i Norge. - Kompetansebygging i forhold til internasjonal utvikling av feltet. - Ta imot henvendelser om veven og spørsmålsstillinger som juridisk ansvar, lenkeansvar, kopiering, reklame etc. |
Til støtte for ELINE opprettes det en prosjektgruppe og en styringsgruppe etter modell fra ELIN-prosjektet. Prosjektgruppen vil fungere som en faglig støttegruppe for medarbeiderne i enheten som sikrer god kontakt med de mest aktuelle fagmiljøene ved UiB. Prosjektgruppen bør få oppdraget med å lage en ny delinnstilling, og sammensettingen bør vurderes ut fra dette.
Prosjektgruppen anbefaler videre at det opprettes en styringsgruppe satt sammen av representanter fra Informasjonsavdelingen, IT-avdelingen, Sentraladministrasjonen og Universitetsbiblioteket samt en studentrepresentant. Styringsgruppen får seg forelagt utviklingsplaner for elektroniske informasjonstjenester ved UiB, rapporter om utført og igangværende arbeid, og utformer sammen med ELINE prosjektforslag innenfor tjenesteområdet, som forelegges universitetsdirektøren til behandling.
En vesentlig del av arbeidet foreslås utført ved at ELINE i samarbeid med av fagpersoner fra ulike deler av universitetsmiljøet i arbeidet med bestemte, tidsavgrensede prosjektoppgaver. Slike utviklingsprosjekter bør skje innenfor rammen av en overordnet strategisk plan og med basis i en utarbeidet informasjonsarkitektur for Universitetet.
Erfaringsmessig vil det være mest heldig at det er satt av økonomiske midler til internt frikjøp av slikt personale slik at de fullt ut kan vie seg til sine prosjektoppgaver. ELIN-prosjektet vil derfor foreslå at det settes av økonomiske midler til slike utviklingsprosjekter i størrelsesorden to årsverk, men at bruken av disse ressursene vedtas ved igangsetting av det enkelte prosjekt. Disse midlene skal blant annet brukes til å frikjøpe aktuelt fagpersonell fra andre enheter til å jobbe konsentrert og målrettet med utviklingsprosjektet i en begrenset periode Slik vil universitetsledelsen få anledning til å uttale seg om det enkelte utviklingsprosjekt, og prioritere mellom disse. I og med at det på forhånd er satt av ressurser til slike prosjekter vil en ikke måtte prioritere knappe goder mellom mange gode formål utenom budsjettprosessene. Det vil da være vanskelig å prioritere denne typen prosjekter opp imot mer preserende behov.
7.4 Fordeling av ansvar for de elektroniske tjenestene ved UiB
Prosjektgruppen forslår å bygge videre på de prinsippene for desentralisert elektronisk informasjon som ELIN-prosjektet har bygget på. Det vil si at hver enkelte enhet på Universitetet har ansvaret for innholdet i og driften av informasjonstjenestene på sine respektive ansvarsområder. Noen avdelinger har imidlertid et bestemt ansvar. Det gjelder:
IT-avdelingen
har ansvar for drift av sentrale IT-ressurser
og de administrative systemene. I tillegg har avdelingen ansvar for brukerstøtte
hos sentraladministrasjon, og andre-linje-brukerstøtte av institutter
og avdelinger via IT-driftsansvarlige i miljøene. Det vil være
IT-avdelingens ansvar å skaffe og overvåke tilgangen til data
fra de administrative systemene som beskrives i denne rapporten. Avdelingen
har også ansvar for at hele IT-arkitekturen utvikles og tilpasses
den teknologisk utviklingen.
Informasjonsavdelingen har ansvar for generell informasjon om Universitetet i Bergen, og har et overordnet redaktøransvar for all informasjon fra Universitetet som presenteres til allmennheten og til brukerne av Universitetet. I tillegg vil de være rådgivende og koordinerende for andre enheter av Universitetet som ønsker å gi generell informasjon.
Universitetsbiblioteket har primært ansvar for kataloginformasjon, generelle oppslagstjenester og forskningsinformasjon. I tillegg vil de være rådgivende og koordinerende for andre enheter av Universitetet som ønsker å publisere tilsvarende former for informasjon.
Prosjektgruppen foreslår at Utviklingsenheten etableres ved at Informasjonsavdelingen, IT-avdelingen og Universitetsbiblioteket sammen tilfører tiltaket de nødvendige stillingsressurser til kjernen i ELINE. UiB sentralt forutsettes skaffe til veie de nødvendige midler til teknisk og administrativ drift, og prosjektmidler til bestemte utviklingstiltak.
Prosjektgruppen peker her på at det er et uttalt ønske om nærmere samarbeid mellom administrasjonsavdelingene, og ærlig de tre avdelingene det her er snakk om. Elektronisk informasjonstjenester er det desidert mest aktuelle området for et slikt samarbeid, noe erfaringene fra ELIN-prosjektet underbygger. Gruppen finner det naturlig at et slikt samarbeid som i stor grad finansieres som et spleiselag mellom avdelingen takket være harde interne prioriteringer ved de tre avdelingene, også får sentral støtte til å få initiativet i havn på en god måte.
Prosjektgruppen anbefaler at Universitetet fortsetter dette arbeidet som her er gjort i denne innstillingen med å be ELIN- eller ELINE-prosjektet ta initiativ til en ny innstilling som belyser bruken av elektroniske tjenester innen forskning og fagformidling. En slik innstilling vil naturlig omhandle flere typer elektroniske informasjonstjenester ved Universitetet. Dette gjelder eksempelvis informasjon fra fagenheter og vitenskapelig personale, bruk av elektronisk informasjon i undervisning og en rekke sentrale fellesfunksjoner som ivaretas av blant annet Universitetsbiblioteket og Bergen Museum.
Prosjektgruppen vil videre anbefale at Universitetet utvikler en helhetlig strategi for elektronisk informasjon basert på en slik innstilling og innstillingen som her legges fram.
Kostnader
Kostnadene ved prosjektgruppens forslag
er relativt sett små med tanke på utvidede kostnader for Universitetet.
Dette kommer først og fremst av at de tre stillingene i ELINE foreslås
dekket ved at de tre avdelingene Informasjonsavdelingen, IT-avdelingen
og Universitetsbiblioteket stiller med ressurser tilsvarende ett årsverk
hver. Videre vil belastningene forslagene medfører på Universitetets
IT-infrastruktur som nettverk, servere etc. stort sett enten være
dekket allerede eller dekkes inn av de utskiftninger og utbygginger Universitetet
uansett vil foreta i årene som kommer.
Den største utgiften i prosjektgruppens forslag er avsettingen til delposjekter for å kunne frikjøpe personell fra andre enheter ved Universitetet. Prosjektgruppen har her anslagsvis beregnet behovet til å tilsvare to årsverk a 350 000 kroner eller totalt 700 000 kroner som en øvre ramme. Dette vil avhenge av hvilke delprosjekter som besluttes i gang satt, og det er således vanskelig å anslå det nøyaktige behovet før det er lagt planer for slike delprosjekter og når de skal iverksettes. Behovet vil trolig være mindre i noen perioder. Prosjektgruppen foreslår at det ikke iverksettes delprosjekter i 1998, men at dette året brukes til å planlegge slike prosjekter med oppstart fra januar 1999. Det betyr at prosjektkostnadene vil være begrenset til tre år av den foreslåtte prosjektperioden.
Etablering av ELINE vil også kreve midler til etablering av tre nye arbeidsplasser og drift av disse i årene som kommer. Disse kostnadene anslås til kr. 75 000 i en engangsbevilgning til tre nye arbeidsstasjoner og 50 000 i årlig driftsstøtte i prosjektperioden. Videre bør det settes av midler til en større konferanse i 1998 dersom prosjektgruppens forslag om en ny innstilling støttes, og en tilsvarende konferanse ved avslutningen av ELINE i 2001. Ut fra et estimat basert på 70 - 80 deltakere vil en slik konferanse koste ca 30 000 kroner inkl lunsj, møterom og noen utgifter til foredragsholdere.
Tidsakse
Prosjektgruppen innser at det av flere
grunner vil være vanskelig for Universitetet å klare en satsing
som det her er snakk om for fullt allerede fra 1. januar 1998. Gruppen
vil derfor tilrå at satsingen bygges ut over tid som følger:
1. januar 1998: Stillingen som vevredaktør opprettes som et første skritt i etableringen av ELINE. Vevredaktøren rapporterer til informasjonsdirektøren som ansvarlig redaktør slik redaktørene av På Høyden og UiB-Magasinet gjør det i dag. Denne stillingen erstatter den halve ELIN-medarbeideren i dag. Prosjektgruppe planlegger i samarbeid med vevredaktøren den videre tjenesteutviklingen, i gangsetting av delprosjekter osv. Prosjektgruppen har et særlig ansvar for å lage en ny delinnstilling om fag og formidling slik det er skissert ovenfor.
30. juni 1998: Delinnstilling II om fag og formidling skal være ferdig. I arbeidet skal prosjektgruppen være i god kontakt med relevante miljøer ved UiB og arrangere et større fagseminar som skal gi grunnlagsmateriale til innstillingen.
1. august 1998: ELINE utvides med ressurser tilsvarende to årsverk overført fra IT-avdelingen og UB.
1. januar 1999: ELINE tilføres ressurser til prosjektarbeid slik at en kan frikjøpe medarbeidere fra andre avdelinger for kortere tidsrom. I perioden 1999 - 2001 settes det i gang nødvendige delprosjekter etter en strategisk plan for å nå delmålene for ELINE. Hvert delprosjekt godkjennes av universitetsledelsen.
1. januar 2001: Det tas initiativ til å få evaluert ELINE som prosjekt. Det skal også i løpet av året tas stilling til hvordan UiB skal fortsette arbeid med elektroniske informasjonstjenester etter prosjektperiodens utløp.
1. januar 2002: Prosjektperioden for ELINE utløper.
Aktiviteter og nye utgifter i prosjektperioden
| Dato | Aktivitet | Kostnadsoverslag |
| 1. januar 1998 | Stillingen som vevredaktør
opprettes.
Prosjektgruppe og styringsgruppen oppnevnes. Arbeidet med ny delinnstilling om fag og formidling settes i gang. |
1 PC 25 000
Drift 50 000
|
| Våren 1998 | Fagseminar arrangeres. | Seminar 30 000 |
| 30. juni 1998 | Delinnstilling II skal være ferdig. | |
| 1. august 1998 | To nye stillinger opprettes, ELINE etableres som enhet og det utarbeides en plan for delprosjekter. | To PC-er: 50 000 |
| 1. januar 1999 | ELINE setter i gang delprosjekter. | Prosjekter 700 000
Drift 50 000 |
| 1. januar 2000 | ELINE jobber videre med delprosjekter. | Prosjekter 700 000 Drift 50 000 |
| 1. januar 2001 | Det tas initiativ til å få evaluert ELINE i løpet av året med bl a et fagseminar. Resultatet presenteres sammen med en tilråding for videre arbeid med feltet. | Prosjekter 700 000
Seminar 30 000 Drift 50 000 |
| 1. januar 2002 | Prosjektperioden utløper. |
REFERANSER
Generelt:
Prosjektgruppen har sett på erfaringer med utbygging av intranett ved disse internettadressene: