PERSONALPOLITIKK

Utfordringer og strategier

INNLEDNING

Formålet med dette dokumentet er å gi en kort presentasjon av noen sentrale personalpolitiske utfordringer og tiltak ved Universitetet i Bergen.

Statens overordnete mål for personalforvaltningen, slik dette er nedfelt i lover og sentrale retningslinjer, budsjett- og andre plandokumenter, gir rammer for den lokale personalpolitikken. Lokalt må UiB i tillegg ta utgangspunkt i de utfordringer institusjonen til enhver tid står overfor.

Dokumentet omhandler følgende emner:

1. Personalforvaltning ved UiB: Hovedmål, organisering og lederansvar
2. Rekruttering
3. Kompetanseutvikling
4. Livsfase- og seniorpolitikk
5. Lokal lønnspolitikk
6. Likestilling
7. Arbeidsmiljø
8. Overgang til pensjon

En del sentrale bakgrunnsdokumenter er listet opp i høyre kolonne med link til originaldokumentet på www-nettet. Dokumenter merket med *) er ikke lagt ut på nettet, men kan lånes fra universitetets hovedarkiv. Noen detaljregler er bare linket opp mot stikkord i hovedteksten. Vi anbefaler leserne å benytte disse inngangene til utfyllende informasjon.

Bergen, År 2000

Bakgrunnsinformasjon
og regelverk:

* "Statens forvaltnings- og personalpolitikk".
St.meld. nr.35 (1991-92)
( lånes fra universitetets hovedarkiv)

* "Forvaltningsetikk". Verdier, holdninger og holdn.skap. arbeid i statsforvaltn. NOU 1993:15. Kap. 5.
( lånes fra universitetets hovedarkiv)

"Forskning ved et tidsskille". St.meld. 39 (1998-99)

"Frihet med ansvar". Mjøsutvalgets rapport. NOU 2000: 14

Regelsamlingen for UiB

Prosjekthåndbok for UiB

1. PERSONALFORVALTNING VED UiB:
   HOVEDMÅL, ORGANISERING OG    LEDERANSVAR

Det norske utdanningssystem er under endring for å møte arbeidslivets økende og mer skiftende krav til kompetanse og kunnskaper. For Universitetet i Bergen er det en utfordring å følge opp denne utviklingen, samtidig som universitetets samfunnsansvar for å drive langsiktig grunnforskning og utdanning på høyeste nivå blir ivaretatt.

I denne prosessen er personalet den viktigste ressursen. Riktig forvaltning av personalressursene, både de menneskelige og de økonomiske, er av vesentlig betydning for å mestre nye utfordringer.

Dette krever at universitetet fører en helhetlig og målrettet personalpolitikk. UiBs strategiplan har følgende hovedmål på dette området:

Ansvaret for personalforvaltningen ved UiB er fordelt på de tre organisatoriske nivåene etter følgende hovedprinsipper:

1. Det sentrale nivå har ansvar for utforming av personalpolitiske retningslinjer, definere premisser og tilrettelegge kvalitets- og rapporteringssystemer. Noen sentrale fellesfunksjoner knyttet til den løpende personalforvaltningen blir ivaretatt sentralt.

2. Fakultetsnivået forvalter personalressursene, ivaretar felles personalrutiner og har ansvar for kvalitetssikring.

3. Grunnenhetene ivaretar det daglige personalansvar overfor den enkelte tilsatte.

Det er satt i gang en rekke utviklingsprosesser med formål å effektivisere de administrative støttefunksjonene innen personal- og økonomifeltet. Gjennom delegasjon av myndighet i tilsettingssaker skal behandlingstiden i slike saker forkortes. (DAK-sak 47/2000 og 48/2000).

En operativ personalpolitikk forutsetter medvirkning fra de tilsatte. Samarbeidsordninger mellom ledelsen og tillitsvalgte er derfor organisert både sentralt ved universitetet og på fakultetsnivå.

Bakgrunnsinformasjon
og regelverk:

"Strategisk plan for Universitetet i Bergen 2000 - 2005", kap. 8

Prosjekter

"Hovedavtalen i staten"
(pkt. 10)

"Omstillingsavtale for Universitetet i Bergen. 1996"

"Tilpasningsavtale for UiB"

2. REKRUTTERING

Universitetets rekrutteringspolitikk må gjenspeile både faglige, organisatoriske og personalmessige oppgaver og utfordringer. De vurderinger som gjøres før utlysing av en stilling må ta utgangspunkt i universitetets langsiktige planer og målsettinger.

På en del fagområder har det i flere år vært markedskonkurranse om kvalifisert arbeidskraft. UiB benytter forskjellige personalpolitiske virkemidler for å sikre rekruttering innen markedsutsatte fag. Fleksibilitet ved lønnsfastsetting, tilsetting på kvalifiseringsvilkår, oppretting av stipendiat- og postdoktorstillinger, prioritering av stipendiaters barn ved tildeling av barnehageplasser, m.v. er virkemidler som brukes planmessig.

En annen utfordring er å bruke rekrutteringsprosessen til å styrke likestillingen innen stillingsgrupper der denne er skjev. Virkemidler som moderat kjønnskvotering, og i enkelte tilfeller også radikal kvotering (eller øremerking av stillinger), blir brukt.

Utlysings- og tilsettingsprosessen er lov- og regelbundet med krav om høy kvalitet i alle ledd, og må bygge på en godkjent stillingsstruktur.

Stillingsstrukturen for vitenskapelige stillinger er fastsatt av KUF ut fra et nasjonalt perspektiv. Strukturen skal være mest mulig harmonisert for å fremme mobilitet og samarbeid på tvers av institusjonsgrensene.

Stillingsstrukturen for adm.- / bibliotekar- / tekniske stillinger er utarbeidet av UiB i samarbeid med tjenestemannsorganisasjonene, og inneholder blant annet retningslinjer for stillingenes innhold og kvalifikasjonskrav. Etter- og videreutdanning blir i økende grad vektlagt i konkurransesituasjoner, særlig med sikte på å sikre avansementsmuligheter for universitetets egne arbeidstakere.

Bakgrunnsinformasjon
og regelverk:

"Personaladministrative retningslinjer". Regelsamling for UiB

* "Felles stillingsstruktur for undervisnings- og forskn.stillinger ved høg-skoler og universiteter."
KUF: rundskriv F-14-95
( lånes fra universitetets hovedarkiv)

"Stillingsbeskriv. og kval.krav for adm. -, bibliotekar- og tekniske stillinger." UiB 1999

* "Universitetets tilsettings-politikk – TA-stillinger". DAK-sak 214/1993 (lånes fra universitetets hovedarkiv)

3. KOMPETANSEUTVIKLING

Målrettet og kontinuerlig kompetanseutvikling for de tilsatte er en viktig del av Universitetet i Bergens utviklings- og omstillingsstrategi. Betydningen av dette er organisatorisk markert ved oppretting av en sentral Seksjon for kompetanse og organisasjonsutvikling.

Avdelings- og instituttledelsen er tillagt ansvar for å følge opp den enkelte tilsattes faglige utviklingsbehov, blant annet gjennom medarbeidersamtaler. Slike samtaler er innført som en fast ordning for administrativt og teknisk tilsatte.

Den nye etter- og videreutdanningsreformen er en stor utfordring for UiB. På det personalpolitiske område vil det blant annet bli en viktig oppgave å tilrettelegge for hensiktsmessige utdanningspermisjons-/ stipend-/ vikarordninger, slik at de tilsatte blir stimulert til målrettet etter- og videreutedanning.

Etterutdanning på områder som er særlig viktig for UiBs utvikling og drift blir arrangert i regi av Opplæringsutvalget. Tiltakene omfatter både institusjons- og lederutvikling, HMS-arbeid og IT-bruk.

Forskningstermin for vitenskapelig tilsatte skal gi mulighet til sammenhengende forskningsvirksomhet og fordypning. Forsknings-terminen skal brukes til konsentrasjon omkring forskningsprosjekter, utvikling av internasjonale forskningskontakter og faglig fornyelse.

Det samme gjelder ordningen med faglige tilskottsreiser.

Innen fakultetenes totalbudsjett forutsettes det at midler blir avsatt til både faglige tilskottsreiser for vitenskapelig personale og til kurs / seminarer m.v for adm. / teknisk personale.

Bakgrunnsinformasjon
og regelverk:

Medarbeidersamtaler

"Etter- og videreutdanningsreformen"

"Kompetanseutvikling"

4. LIVSFASE- OG SENIORPOLITIKK

Livsfaseorientert personalpolitikk innebærer at arbeids- og velferdsordninger tilrettelegges ut fra personalets behov i forskjellige faser av livet. Formålet er økt trivsel og effektivitet til beste for både den enkelte og for institusjonen.

Kollegiet har satt fokus på introduksjonsfasen for nye medarbeidere ved UiB. Et eget introduksjonsprogram er utviklet for å sikre kvalitet i innføringsfasen slik at nye medarbeidere finner seg raskt til rette.

Kollegiet har også vedtatt at seniorpolitiske hensyn skal integreres som en naturlig del av universitetets personalpolitikk. Arbeidsorganiseringen må tilpasses seniorenes behov, og det er et ansvar for alle som har lederfunksjoner å gjøre aktiv bruk av seniorenes faglige kompetanse og andre positive ressurser. Faglig utvikling må være en kontinuerlig prosess også for seniorene, og Kollegiet anbefaler at medarbeidersamtaler brukes systematisk til å planlegge målrettete utviklingstiltak.

Trivselstiltak og anerkjennelse er personalpolitiske virkemidler som må tilrettelegges slik at de passer ut fra de livsfaser personalet representerer. UiB har blant annet etablert ordninger for påskjønning og gaver etter lang tjeneste/runde år. Tre velferdshytter er til disposisjon, og det arrangeres en rekke sosiale sammenkomster av forskjellig karakter for de tilsatte.

Bakgrunnsinformasjon
og regelverk:

"Introduksjonsprogram for nytilsatte"

"Seniorpolitikk ved UiB". DAK-sak 114/1999

Velferdsmidler og velferdstiltak

5. LOKAL LØNNSPOLITIKK

Lønn er universitetets viktigste personalpolitiske virkemiddel til å rekruttere, utvikle og beholde godt kvalifisert personale. Lønnspolitikken står sentralt også i omstillingsprosesser og i likestillingsarbeidet.

Rammene for UiBs lokale lønnspolitikk blir lagt gjennom de sentrale lønnsforhandlingene i staten. Innenfor disse rammene skal det lokale lønnsarbeidet dekke flere forskjellige formål.

Innen fagområder der det er problemer med å rekruttere eller beholde godt kvalifisert personale er markedstilpassing av lønn et av flere nødvendige tiltak. UiB har blant annet inngått egne særavtaler om lønn for spesielle stillingsgrupper. For å stimulerer personalet til utvikling og innsats er det på den annen side behov for en mer helhetlig og forutsigbar lønnspolitikk. Både markedstilpassing og stabilitet er viktige personalpolitiske hensyn som institusjonen må ivareta gjennom en fleksibel lønnspolitikk.

For å skape mest mulig åpenhet om det lokale lønnsarbeidet er det i "Lønnspolitikk ved UiB" gitt retningslinjer for prosessen og satt opp kriterier som skal legges til grunn ved stillings- og personvurdering.

I tillegg er det tilrettelagt en spesiell, nasjonal ordning for tilsatte i vitenskapelige stillinger. Disse kan få stillingsopprykk etter kompetansevurdering. Utgangspunktet er den felles stillingsstruktur for undervisnings- og forskningsstillinger som er fastsatt for høgskoler og universiteter, med tilhørende regler for bedømming og opprykk.

Bakgrunnsinformasjon
og regelverk:

Særavtaler om lønn ved UiB

Lønnspolitikk ved UiB 1996

"Lokal lønnspolitikk i staten"

6. LIKESTILLING

Likestillingsarbeidet har pågått ved UiB i mange år og på flere forskjellige personalpolitiske områder, såsom i tilsettingsarbeidet, lønnsforhandlinger, kompetanseutvikling m.v. Fortsatt gjenstår en del problemområder i forhold til målsettingen om full likestilling mellom kjønnene i sentrale aspekter ved universitetets virksomhet.

Kollegiet har gjennom en ny handlingsplan for likestilling satt opp følgende mål og tiltak knyttet til likestillingsarbeidet i perioden 2000-2002:

• Tiltak for å øke rekrutteringen av kvinner til utdanning, forskning, undervisning og ledende administrative stillinger.
• Tiltak for å sikre kvinner og menn like muligheter til å gjøre karriere ved universitetet.
• Integrere kvinne- og kjønnsperspektiv i de ulike fagområdene.

UiB deltar også i et nasjonalt lederutviklingsprogram for kvinner i vitenskapelige stillinger.

Bakgrunnsinformasjon
og regelverk:

Handlingsplan for likestilling ved UiB, 2000 - 2002

7. ARBEIDSMILJØ

Utvikling og vedlikehold av et godt arbeidsmiljø for studenter og tilsatte er en kontinuerlig utfordring for alle som har lederansvar ved universitetet. Det er et mål at arbeidsmiljøet skal fremme helse, jobbtrivsel, motivasjon og sikkerhet. Dette er en fast organisatorisk oppgave og skal være integrert i UiBs virksomhet på alle områder.Retningslinjer for gjennomføring av tiltak er inntatt i HMS-håndboken.

Kollegiet har nå vedtatt en ny handlingsplan for utvikling av helse, miljø og sikkerhet ved UiB, 2000-2002. Planen har fire satsingsområder:

- HMS – organisasjon og ledelse.
- Psykososialt arbeidsmiljø.
- Fysisk/kjemisk arbeidsmiljø og sikkerhet.
- Studentenes arbeidsmiljø.

Enkelte områder er særlig vanskelige, blant annet konflikthåndtering, attførings- og AKAN-arbeidet. Egne retningslinjer for håndtering av slike oppgaver er derfor utarbeidet. Verneombudene fungerer som personalets representanter i HMS-saker.

UiB har vært "røykfritt universitetet" fra 1994.

Bakgrunnsinformasjon
og regelverk:

"Mål og Handlingsplan for HMS ved UiB 2000-2002". HMS-håndboken

HMS-håndboken

"Konflikthåndtering"

"AKAN"

8. OVERGANG TIL PENSJON

Universitetet i Bergen legger vekt på at overgang til pensjon skal skje i verdige former for den enkelte senior.

UiB har tilrettelagt tiltak som skal sikre at alle tilsatte over 62 år får god informasjon om både retten til å fortsette i arbeid, men også om hvilke muligheter de har til hel eller delvis overgang til pensjon i årene fram til fylte 70 år. Dette blir organisert gjennom kurstilbud, skriftlig studiemateriell og personlig veiledning. Et økende antall tilsatte vil de nærmeste årene være i denne aldersgruppen. Det er derfor en utfordring for UiB å styrke og holde høy kvalitet i dette opplærings- og veiledningsarbeidet.
For øvrig er avslutting av tjenesteforhold regulert gjennom lover, forskrifter m.v.

Bakgrunnsinformasjon
og regelverk:

"Seniorpolitikk ved UiB". DAK-sak 114/1999
- Sakslisten
- Protokoll

"Lov om Statens Pensjonskasse"

"Lov om statens tjenestemenn m.m. m/forskrifter"