Tilsettingssaker på rosa papir – hvorfor og hva innebærer det?

personaldirektør Grethe S. Bratlie

Rektor har bedt om at styrets medlemmer og varamedlemmer nå ved styreperiodens start får en skriftlig orientering om hva det innebærer når styret får tilsettingssaker på rosa papir. Med dette notatet ønsker vi å følge opp vår informasjonsplikt etter forvaltningsloven og gjøre kjent de reglene som gjelder.

Til møtet 28. september 2005 får det nye styret for første gang tilsettingssaker til behandling.
Tilsettingssaker trykkes alltid på rosa papir. Av sakslisten og sakens dokumenter framgår at saken er unntatt offentlighet i henhold til offentlighetsloven § 6, 2a). Ved UMB brukes rosa papir til saker som er unntatt offentlighet eller underlagt bestemmelsene om utsatt offentlighet.

Behandlingen av tilsettingssaker er regulert av
- forvaltningsloven (http://www.lovdata.no/all/nl-19670210-000.html)
- offentlighetsloven (http://www.lovdata.no/all/nl-19700619-069.html)
- forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning (http://www.lovdata.no/for/sf/jd/jd-19801121-0013.html)

Nedenfor redegjøres for
1. Den taushetsplikt som etter forvaltningsloven (fvl) er pålagt alle personer som har en tjenstlig rolle i forbindelse med saker om innstilling og tilsetting og
2. Taushetspliktens konsekvenser for behandling av dokumenter i saker om innstilling og tilsetting
3. Forvaltningslovens bestemmelser om habilitet.

Bestemmelsene om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning regulerer partenes, dvs søkernes rett til innsyn i dokumentene. Disse bestemmelsene blir ikke nærmere gjennomgått i dette notatet.

Bestemmelsene om taushetsplikt
1. Tjenestemannens taushetsplikt
Forvaltningsloven pålegger taushetsplikt i § 13:
”Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om […] noens personlige forhold […]”.

Loven definerer videre hva som ikke regnes som personlige forhold:
”Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige.”

I statens personalhåndbok er det drøftet hva som anses som personlige forhold: slektskap, familie- og hjemforhold, fysisk og psykisk helse, karakter og følelsesliv.

”Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.”

”Vedkommende forvaltningsorgan skal sørge for at taushetsplikten blir kjent for dem det gjelder, og kan kreve skriftlig erklæring om at de kjenner og vil respektere reglene.
Dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal forvaltningsorganet oppbevare på betryggende måte.”

Taushetsplikten gjelder enhver som utfører oppgaver i tilknytning til tilsettingssaker, uavhengig av om de er gitt direkte taushetspålegg. Etter opplysninger fra Moderniseringsdepartementet, er det ikke påkrevd at ansatte undertegner taushetserklæring dersom det ikke kreves taushet ut over forvaltningslovens § 13.

For studenter gjelder bestemmelsene i universitets- og høgskoleloven § 4-6:
”En student som i studiesammenheng får kjennskap om noens personlige forhold, har taushetsplikt etter de regler som gjelder for yrkesutøvere på vedkommende livsområde. Institusjonen skal utarbeide taushetserklæring som må underskrives av de studenter dette er aktuelt for.”

2. Behandling av dokumenter med opplysninger underlagt taushetsplikt etter fvl § 13
Forvaltningsloven har følgende bestemmelse om dokumentbehandling:
”Dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal oppbevares på betryggende måte.”

I henhold til offentlighetsloven §2 er forvaltningens saksdokumenter offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Loven gir adgang til å unnta dokumenter fra offentlighet bl a dersom de inneholder opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt, offl § 5a og på grunn av dokumentets innhold, bl a dersom unntak er påkrevd av hensyn til bl a forsvarlig personalforvaltning, offl § 6, 2a) og i saker om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste, offl § 6 4).

Bestemmelsen i offl § 6 har følgende ordlyd:
Følgende dokumenter kan unntas fra offentlighet
[……]
4) Dokument i sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste. Unntaket gjelder ikke søkerliste. Søkerliste skal settes opp snarest etter søknadsfristens utløp og skal foruten søkernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har.

Dokumenter i saker om innstilling og tilsetting inneholder opplysninger som er underlagt taushetspliktbestemmelsene i forvaltningsloven og er derfor unntatt offentlighet. Det er avgjørende for tilliten til at personalforvaltning ved UMB skjer på en betryggende måte at alle som har en rolle i arbeidet med tilsettingssaker overholder taushetsplikten.

Når det gjelder søkerliste, har administrasjonen lagt seg på en praksis som innebærer at UMB imøtekommer en søkers anmodning om at hans eller hennes navn unntas offentlighet når man er søker til lederstillinger. Det er i den sammenheng lagt avgjørende vekt på hensynet til å sikre et bredest mulig tilfang av gode søkere og til ikke å miste søkere fordi offentliggjøring av navnet kan være til skade eller vesentlig ulempe i den stilling/arbeidssituasjon de har på søknadstidspunktet.

Det fører for langt å gå nærmere inn i debatten i dette notatet om hva som bør være UMBs policy mer generelt når søkere til ulike stillinger anmoder om konfidensialitet.

Hva er de praktiske konsekvensene av bestemmelsene?
Kort sagt er de praktiske konsekvensene av taushetspliktbestemmelsene at styremedlemmene kun kan drøfte tilsettingssaker med innad i styret og med administrerende direktør og hans medarbeidere på personalområdet. Styremedlemmene og ansatte i administrasjonen som arbeider med sakene, plikter å hindre at andre få innsyn i sakenes dokumenter.

For å sikre en forsvarlig oppbevaring av dokumentene, har administrasjonen valgt å benytte rosafargede ark slik at styremedlemmene lett kan identifisere de dokumentene som det må utvises særlig aktsomhet overfor. Saksmapper med rosa dokumenter skal fortrinnsvis oppbevares i låste skuffer/skap når man ikke selv bruker mappen.

Dokumenter trykket på rosa papir rives ut av mappen og samles inn for makulering etter styrebehandlingen/ved styremøtets slutt.

Offentlighet og informasjon om tilsettingsbeslutninger mm
I tilsettingssaker er beslutningen om hvem som er tilsatt offentlig.

I henhold til Hovedavtalen i staten, kapittel 4 Former for medbestemmelse, § 11 Informasjon, plikter arbeidsgiver å gi de tillitsvalgte som kommer inn under avtalen, informasjon om bl a
1. Virksomhetens regnskap og økonomi
2. Vedtak i styringsorgan og administrasjon av betydning for de tilsatte
3. Hvem som tilsettes

Kravet til informasjon og offentliggjøring ivaretas på to hovedmåter overfor de ansatte og de tillitsvalgte:
- Vedtak i styret om hvem som er tilsatt offentliggjøres gjennom protokollen, som legges på UMBs nettside så snart administrerende direktør og rektor har gjennomgått den.
- Personal- og organisasjonsdirektøren har et kort møte med de hovedtillitsvalgte dagen etter styremøtet for å informere om styrets vedtak.

Habilitet
Avslutningsvis gjengis forvaltningslovens bestemmelser om habilitet, fvl § 6:
”En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak
a) når han selv er part i saken;
b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;
c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;
d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;
e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken.
Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.
Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan.
Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete.”

Videre i § 8 om avgjørelse av habilitetsspørsmålet:
”Tjenestemannen avgjør selv om han er ugild. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller tjenestemannen ellers selv finner grunn til det, skal han forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede til avgjørelse.
I kollegiale organ treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om ugildhet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta.
Medlem skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham ugild. Før spørsmålet avgjøres, bør varamann eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad.”

Avslutning
Administrasjonen håper dette er avklarende for styrets saksbehandling og det enkelte styremedlems arbeid med saker underlagt lovbestemt taushetsplikt. Ta gjerne kontakt dersom det er ønske om mer utfyllende informasjon eller svar på andre spørsmål.

Med vennlig hilsen

Grethe S. Bratlie
Personal- og organisasjonsdirektør

Oppdatert: 30.09.05
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn