Vanlige oppgaver i Outlook

Logge inn

Lage og sende e-post

Vedlegg
Legge ved en fil
Åpne et vedlegg
Lagre et vedlegg
Skrive ut et vedlegg

Opprette kontakter og distribusjonslister
Kontakter
Distribusjonslister

Utskrift
Alternativ1
Alternativ 2
Alternativ 3
Alternativ 4
Vedlegg

Opprette mapper

Opprette regler for e-post
Flytte meldinger fra noen direkte inn i en mappe
Videresending
Slette regler for e-post

Opprette signaturer
Legge inn HiSTs logo i signaturen

Gi andre tilgang

Problemer og spørsmål
Feilmeldingen: "Kan ikke leveres"
Er det mulig å få en kort e-postadresse i tillegg til fullt navn?
Er det begrensninger på hvor store e-post jeg kan sende og motta?
Er det begrensninger på lagringsplassen for e-post?
Outlook starter ikke automatisk
Hvordan gjenopprette e-post som er slettet fra mappa Slettede elementer
Hvordan sender man bilder med e-post?
Hva gjør man for å slippe at legitim e-post havner i mappa for Useriøs e-post?
Hva gjør man for å slippe søppelpost?
Hvordan fjerner man mottakere fra en liste?

Logge inn

Hvis din PC er installert for det nye systemet, så trenger du ikke å logge inn i Outlook.
Hvis ikke, så får du opp dette vinduet da du starter programmet. Fyll ut feltene som bildet viser:

Lage og sende e-post

Hvis du valgte å søke etter en person eller en distribusjonsliste, får du dette vinduet:

Vedlegg

Legge til et vedlegg

Hvis du ønsker å legge ved en fil (et dokument, et bilde eller noe annet), gjør du følgende:

For å fjerne et vedlegg gjør du slik:

Åpne vedlegg

For å åpne vedlegg i meldinger du mottar gjør du slik:

Lagre vedlegg

For å lagre vedlegg i meldinger du mottar gjør du slik:

Skrive ut vedlegg

For å skrive ut vedlegg i meldinger du mottar gjør du slik:

Opprette kontakter og distribusjonslister

Kontakter

Distribusjonslister

Hvis du valgte Legg til medlemmer, så får du dette vinduet:

Hvis du valgte Legg til ny, så får du dette vinduet:

Utskrift

Det finnes flere måter å skrive ut en e-post på. Hvordan vinduet ser ut avhenger av om du har Automatisk forhåndsvisning aktivert eller ikke, men prinsippet er det samme.

Alternativ1

Meldingen blir skrevet ut til din standardskriver. Dette fungerer kun på meldinger som ikke innholder HTML-kode

Alternativ 2

Dette fungerer for alle meldinger. Meldingen blir skrevet ut direkte til din standardskriver.

Alternativ 3

Dette fungerer for alle meldinger. Meldingen og eventuelle vedlegg blir skrevet ut direkte til din standardskriver.

Alternativ 4

Dette fungerer for alle meldinger. Men her får du velge hvilken skriver og innstillinger du vil bruke (for eksempel tosidig utskrift).

Opprette mapper

Fraværsmelding

Husk at dette gjør at du svarer på all søppelpost du får, i tillegg til at du svarer på legitim e-post. Dette gjør at de vet at adressen er i bruk og da kan det hende at de sender mer til deg.

Opprette regler for e-post

Flytte meldinger fra noen direkte inn i en mappe

Du må først se til at mappen er opprettet. Hvordan du gjør dette finner du under Opprette mapper lengre opp i dette dokumentet.

Videresending

Dersom du ønsker å videresende all e-post til en annen e-postadresse (enten din egen eller til noen andre) kan dette gjøres ved å lage en regel som ordner dette.

Slette regler for e-post

Opprette signaturer

Legge inn HiSTs logo i signaturen

NB: Å benytte bilder i e-post vil øke lagringsbehovet på e-postsystemer. Ønsker du å bruke HiST-logoen i e-postsignaturen din, anbefaler vi at du oppretter ulike signaturer for intern og ekstern e-post, og at du normalt kun benytter logo i signaturer for ekstern e-post.

For å legge inn HiST-logoen i en signatur gjør du følgende: Start en nettleser og last ned logo som kan brukes i e-post her: http://www.hist.no/content.ap?thisId=5026&offset=3 

Deretter åpner du signaturen hvor du vil sette inn logoen (eller oppretter en ny signatur hvis du ønsker det). (se Opprette signatur for fremgangsmåte). I vinduet "Rediger signatur" velger du "Avansert redigering".

Finn logo-fila og velg "Sett inn". Lukk så Word og klikk OK på alle åpne vinduer i Outlook.

Gi andre tilgang

Løsning 1: Dersom personen bare skal ha tilgang til e-post som kommer fra nå av, kan du sette opp videresending av e-post. Hvordan du gjør dette, finner du under Opprette regler for e-post.

Løsning 2: Dersom du ønsker at den som tar over skal kunne lese din e-post, både eksisterende og det som måtte komme framover, kan du dele ut mappene du ønsker å dele i Outlook. I tillegg må den andre personen sette opp at han eller hun skal koble til en ekstra e-postboks. Den ekstra e-postboksen vil da komme opp som en egen postboks nederst i trestrukturen på venstre side i Outlook.

Gjenta dette for alle aktuelle mapper, for eksempel Innboks, Sendte elementer, Slettede elementer, Useriøs e-post og Utboks.

Legg til e-postboksen i en den andre personens Outlook

Hos brukeren som skal ha tilgang til e-postboksen, gjøres følgende i Outlook:

Deretter må du avslutte Outlook og starte programmet på nytt igjen for at endringene skal tre i kraft.

Løsning 3: Dersom du ønsker at den som tar over skal ha full tilgang til all e-post og også kunne svare på e-post på vegne av deg, bruker du funksjonen Representanter i Outlook.

I tillegg må den andre personen sette opp at han eller hun skal koble til en ekstra e-postboks. Den ekstra e-postboksen vil da komme opp som en egen postboks nederst i trestrukturen på venstre side i Outlook.

1. Del ut e-postboksen
   For at andre skal få tilgang til e-postboksen, må den deles. Gjør som i veiviseren for Løsning 2. Eneste forskjellen er at du gir personen tilgangsnivå "Ansvarlig redaktør"
2. Angi representanter
   For at andre skal kunne svare på e-post til din postboks, må du angi hvem som kan opptre som representant for deg.

Legg til e-postboksen i en den andre personens Outlook

Gjøres som i veiviseren for Løsning 2.

Problemer og spørsmål

Feilmeldingen: "Kan ikke leveres"

Dersom Exchange ikke kan levere en melding, kan det komme et svar som ligner dette til avsenderen:

Fra: Systemansvarlig
Sendt: 15. januar 2007 13:11
Til: Contact Gunnar Dørum
Emne: Kan ikke leveres: Oppdatert: Møte nett/servergruppa!

Meldingen kom ikke frem til noen av eller alle mottakerne.
Emne:     Oppdatert: Møte nett/servergruppa!
Sendt:    15.01.2007 13:10

Følgende mottaker(e) ble ikke nådd:
      Contact  Gunnar  Dørum den 15.01.2007 13:10
      E-postkontoen eksisterer ikke hos organisasjonen meldingen ble sendt til. Kontroller e-postadressen, eller kontakt mottakeren direkte for å få den riktige adressen.

En slik feilmelding kan ha flere årsaker. Her listes noen mulige årsaker til feilen.

Husk alltid i slike tilfeller å sjekke om meldingen kommer fra Exchange hos HiST eller hos andre. Det kan du se av den siste linja i e-posten. EX-VS01.ad.hist.no betyr at feilmeldingen kommer fra HiST sin Exchange-server. Hvis den kommer fra mottakerens server, ligger problemet hos dem.

I eksempelet ovenfor ser du at e-posten er forsøkt sendt til "Contact Gunnar Dørum". Contact-adresser er noe vi har benyttet i en overgangsperiode. Det kan derfor hende at Contact-adressen er slettet og dermed ikke finnes lenger.

Løsning: Let opp personen på nytt i adresselista i Outlook. Hvis man har brukt Contact-adressen tidligere, kan det hende denne kommer opp automatisk når man skal sende e-post. I så tilfelle kan den slettes ved å merke adressen og trykke "Delete".

Er det mulig å få en kort e-postadresse i tillegg til fullt navn?

For ansatte er dette mulig. For alle er standard e-postadresse en variant av fornavn.etternavn@hist.no. I tillegg tillater vi at det opprettes en kortvariant på formen brukernavn@hist.no. Denne blir ikke opprettet automatisk, det må gjøres manuelt når det kommer ønske om dette. Slike ønsker se

Studenter tillates bare å ha én e-postadresse. Den er på formen brukernavn@stud.hist.no.

Er det begrensninger på hvor store e-post jeg kan sende og motta?

Ja, det er det. Grensen er på 25 MB både på e-post som sendes og e-post som mottas, og grensen gjelder for alle brukere, både ansatte og studenter.

Vær oppmerksom på at andre e-postsystemer kan ha andre grenser, og at det derfor kan hende at e-post ikke kommer fram selv om størrelsen er under 25 MB.

Er det begrensninger på lagringsplassen for e-post?

Her er det forskjell mellom studenter og ansatte.

For studenter er det satt følgende grenser:

• 750 MB brukt: Det sendes en advarsel til brukeren om at det er lite plass igjen på e-postkontoen.
• 850 MB brukt: Brukeren får ikke lov å sende e-post, men kan fortsatt motta e-post.
• 950 MB brukt: Verken sending eller mottak av e-post er mulig.

For ansatte finnes det foreløpig ikke noen øvre grense for hvor mye e-post som kan lagres. Hvor vidt en slik grense bør innføres vil være til løpende vurdering og kan derfor bli endret.

Vær for øvrig oppmerksom på at det er en god vane å rydde og slette e-post som kan slettes i e-postboksen slik at mengden av e-post ikke blir alt for stor. I tillegg til at diskplass utgjør en kostnad for HiST, vil mye e-post gjøre at veksling mellom mapper og søk etter e-post går tregere.

Outlook starter ikke automatisk

På PC-er for ansatte og studenter som har fått distribuert HiSTs standard PC-oppsett for oppkobling mot domenet ad.hist.no, skal Outlook normalt starte opp uten spørsmål om brukernavn og passord hvis brukeren er innlogget i domenet.

I noen få tilfeller har vi opplevd at dette ikke har virket, men at brukeren blir spurt om brukernavn og passord.

Erfaring viser at følgende løser problemet:

Lukk Outlook.

Svar Avbryt hvis du får meldingen Ikke tilgang til Microsoft Exchange Server.

Noter deg navnet som står i feltet: "Lever ny e-post til følgende plassering:" og send dette navnet og hva navnet skulle vært til ole.gunnar.moen@hist.no. Dette gjøres bare for at vi skal få et grunnlag for å finne ut hvorfor det er feil navn for enkelte brukere.

Start Outlook igjen og sjekk om du nå blir automatisk innlogget.

"Kontakter" mangler i adresseboka

På det nye PC-oppsettet vil innslaget "Kontakter" mangle dersom man ikke har benyttet Outlook mot Exchange før man fikk det nye PC-oppsettet. For å legge til "kontakter i adresseboka gjør man følgende:

Start Outlook på nytt.

Hvis e-posten er slettet fra "Slettede elementer", kan du likevel i ytterligere to uker etter at de er slettet gjenopprette dem selv i Outlook. Det gjøres ved å først åpne mappa "Slettede elementer" og deretter i menyen i Outlook velge Verktøy > Gjenopprett slettede elementer. Dersom valget "Gjenopprett slettede elementer" er grået ut, skyldes det at man ikke har valgt mappa "Slettede elementer" først.

"Gjenopprett slettede elementer" er også tilgjengelig i Outlook Web Access under "Alternativer".

Hvordan sender man bilder med e-post?

Hvis du ønsker å sende bilder pr. e-post, er dette enkleste måten. Start Windows Utforsker og gå til den mappen der du har lagret bildene (ofte "Mine bilder" under "Mine dokumenter")

.

Hva gjør man for å slippe at legitim e-post havner i mappa for Useriøs e-post?

Hvis du opplever at e-post fra en du kjenner havner i søppelpostfilteret, kan du bruke denne veiviseren for å forhindre at det skjer.

Hva gjør man for å slippe søppelpost?

Det er startet en prosess for å finne ut hvordan vi kan bedre filtreringen på våre systemer. Men inntil videre er følgende enkleste måte for å blokkere avsendere:

Hvis du har spørsmål utover dette eller synes noe mangler i denne veiviseren, vennligst kontakt Brukersenteret på telefon 59900 eller send en e-post til brukersenter@hist.no.

Husk å oppgi navn, kontornummer, telefonnummer du kan nåes på og PC-nummer.