Diverse

Hvordan fungerer fraværsmarkering i Groupwise?

Novell Groupwise på Høgskolen har noe som heter "prefiks" i kalenderen. Dette er små koder som man fyller inn i emnefeltet på en avtale eller et møte. Bruken av prefiksene har to hovedmål:
1) Telefonen din blir automatisk koblet videre til sentralbordet (NB: har du to telefoner? (f.eks. en vanlig og et håndsett) SE HER!).
2) Sentralbordet kan lese dine avtaler, og fortelle de som ringer hvorfor din telefon er viderekoblet.
SEMIKOLON MÅ VÆRE MED blant de 4 første tegnene i emnefeltet. Det er semikolon som "trigger" sentralbordprogrammet slik at fraværet kommer opp på skjermen der.

Prefiksene er som følger:

avs; avspaserer
fer; ferie
møt; møte
per; permisjon
syk; syk
tjr; tjenestereise
und; undervisning
ute; ute

Prefiksene brukes i emnefeltet på følgende måte "MØT; Jeg er i et møte".

PS: Du kan bruke : også i emnefeltet, men da blir apparatet stengt for innkommende samtaler. Det anbefales å bruke semikolon. Samtaler går da til sentralbordet (evt avdelingsekspedisjon) etter 5 ring.

Jeg har to telefoner, hva gjelder da?

Hvis en bruker har flere apparater med samme nummer (hovedsaklig freeset i tillegg til kontortelefon), kan IKKE : (kolon) brukes da det ikke er sikkert at stenging blir opphevet.

Telefonsentralleverandøren sier at en slik kobling som vi har, ikke supporteres på brukere med fler en ett apparat.

IT jobber videre med å finne en løsning, men inntil videre kan de som har fler en ett apparat ikke bruke fraværskoder i Groupwise med : (kolon).

MEN, bruker man ; (semi-kolon) gjelder det samme som med : (kolon), men telefonen blir ikke stengt. Dette kan derfor brukes for de med to telefoner på ett nummer. Samtaler går da til sentralbordet (evt avdelings ekspedisjon) etter 5 ring.

Hvis du har koblet om telefonen, og du tror dette kan ha skjedd:
Sjekk om du har sperretone i freesettet, trykk på rør av, og hør på summetonen.
Hvis den har en "tute tone" burde det være i orden. Hvis den har 2 forskjellige toner ("bæ-bu") så si i fra. Da må vi slette apparatet og legge det inn på nytt. Kontakt i så fall Haakon Meland.

Finnes det en ”autosvar” funksjon i Groupwise?

Ja, det finnes en slik funksjon, men vi anbefaler ikke at den blir brukt. Grunnen til dette er: Hvis man får en spam e-post i postkassen sin, så vil Groupwise automatisk svare denne, og som regel finnes ikke den e-posten som spammen er sendt fra.

Hvordan legger jeg til Vedlegg?

Hvis man vil ha filer som vedlegg i e-posten, eller avtalen, klikk på denne knappen, i den øvre verktøylinjen.
Når man trykker her vises en dialogboks som lar deg velge vilke filer du vil sende.
Når du har valgt filer klikker du ”OK”. Vedleggene vil da vises som ikoner i bunnen av e-post meldingen din.

Kan jeg logge meg på Groupwise når jeg er hjemme?

Ja, det kan du. Du kan enten bruke webklienten, eller du kan installere Groupwise klienten på datamaskinen din hjemme.

Når du skal bruke webklienten, så går du inn på https://post.hive.no/, trykker på "Ja" (yes) på dialogboksen som kommer opp, velger språk og trykker "Gå" (Go), og logger deg inn med brukernavn og passord (Det samme du bruker i vanlig Groupwise).
Mer informasjon finner du i groupwise brukermanualen

Sikkerhet

Hvordan kan jeg få GroupWise til å huske passordet mitt?

Det går dessverre ikke. Man må alltid skrive inn passord for og starte opp Groupwise.
Dette er for at ingen skal kunne misbruke Groupwise-kontoen din.

Jeg mottar mye spam, er det mulig å forhindre det?

Kommer...

Hvordan setter jeg lesertilgang i egen kalender/avtalebok?

I GroupWise, velg Verktøy –> Alternativer.
Dobbeltklikk Sikkerhet, i Tilgangsliste, velg Tilgang for alle. I tilgangsrettigheter, kryss av for "Lese i Avtaler".
Alle groupwisebrukere kan nå se din avtalebok. Gå inn og se i en annens kalender slik: I gw-klienten, over globussymbolet oppe til venstre er det et person-ikon som det står online eller buffer ved siden av. Bruk valget "stedfortreder" og finn riktig person – ikonet skifter navn til stedfortreder – retur til egen konto samme vei.

Signatur

Hvordan setter jeg opp en automatisk tekst/signatur etter e-posten min?

Det kan man selv enkelt sette inn, velg først ”Verktøy”, så trykker du på ”Alternativer”. I boksen som dukker opp velger du Miljø. I Miljø finnes en såkalt tab som heter Signatur, pek på den og fyll ut din signatur. Til høyre for denne boksen velger du ”Spør før det legges til”, slik at du kan velge hvilke e-post du skal få signaturen på. På dette bildet ser man Miljø -> Signatur instillingene. Her kan man fylle inn hvilken signatur man vil bruke, og om den skal komme automatisk, eller om man vil velge når den skal brukes.

Går det an å ha flere signaturer i Groupwise (f.eks. en engelsk og en norsk)?

Det går dessverre ikke. Man kan bare ha den ene signaturen. Men man kan som sagt velge når man skal bruke den, og ikke bruke den.

Varsling

Hvordan slår jeg på en varsling når det kommer en ny e-post?

For at man skal få opp et varslingsvindu må man kjøre et program som heter ”notify”. Det finnes i mappen på startmenyen hvor GroupWise ligger (Start -> alle programmer -> Novell GroupWise) For at man skal slippe og kjøre opp dette programmet hver gang man starter datamaskinen, så kan man flytte denne filen inn i ”oppstarts mappen (startup på eng.)” (på start -> alle programmer). Når dette programmet kjører, får man opp en meldingsboks hver gang man får e-post/avtaler.

HTML visning

Hvordan kan jeg sette GroupWise til å automatisk åpne mottatt e-post i HTML?

Gå til Verktøy -> Alternativer -> Miljø -> Visninger.
Nederst ser man to ruter, "standardvisning for lesing" og "standardvisning for skriving".

Hvordan kan jeg sette GroupWise til å automatisk skrive ny e-post i HTML?

Se forrige svar.