7. Rutiner

7.1 Introduksjonsprogram for nytilsatte

7.1.1 Introduksjonsprogram for nytilsatte ved HiO

Introduksjonsrutinene for nytilsatte ved HiO er beskrevet i [HMS-håndbokens generelle del, kapittel 7, punkt 7.1.]

7.1.2 Introduksjonsprogram for nytilsatte ved avdeling JBI

Det er viktig at nye medarbeidere blir tatt i mot på en god måte. Så vel den nye medarbeiderens arbeidsmiljø og trivsel som hensynet til raskt å kunne bli en operativ medarbeider, tilsier at forholdene bør være godt lagt til rette når vi tar i mot vår nye kollega. Erfaringene viser også at en god innføring i forholdene på den nye arbeidsplassen kombinert med klar formidling av krav og forventninger, gjør at nye medarbeidere får et positivt førsteinntrykk som kan bidra til høyere kontinuitet og til arbeidsglede.

Avdeling JBI har innført et eget introduksjonsprogram for nytilsatte ved avdelingen. Høgskolen i Oslo utarbeidet i 1999 et introduksjonsprogram for nytilsatte ([Sentrale dokumenter nr. 1/99]). Dokumentet bygger på høgskolens program, men er tilpasset forholdene i avdelingen.

Avdelingens introduksjonsprogram består av tre deler; en sjekkliste som viser tiltak som skal gjennomføres på ulike tidspunkter i tiltredelsesprosessen, en fadderordning og en sentral introduksjonssamling for nyansatte ved HiO. Det er den enkelte leder som har ansvar for å peke ut en fadder. Denne skal hjelpe den nyansatte til rette første arbeidsdag og de nærmeste dagene og være den som den nyansatte kan ta kontakt med når han eller hun lurer på noe. Sjekklisten omfatter også angivelse av hvem som er ansvarlig for det enkelte tiltaket og hvem som skal utføre det når det ikke er den som har ansvaret.

[Mangler en tabell her]

7.2 Rutiner ved sykefravær/langtidsfravær

7.2.1 Generelle rutiner

Se [HMS-håndbokens generelle del, kapittel 7, punkt 7.2.1.] Tilsvarende prinsipper gjelder for avdelingen.

7.2.2 Rutiner ved avdeling JBI

Første dag

Orientere vedkommendes leder og andre om sykefraværet

Skjema: Skjema for egenmelding

Innen 2 uker

Ring (kontakt) den som er sykmeldt. Finn ut:

• Hva som kan gjøres for vedkommende
• Om vedkommende regner med å være syk lenge.
• Om det isteden for sykelønn kan ytes reisetilskudd.
• Om delvis sykemelding kan benyttes.
• Om vedkommende tror at fraværet helt eller delvis skyldes arbeidet.
• Tilby eventuelt en samtale med tillitsvalgt, verne-ombud, bedriftshelsetjenesten eller nærmeste overordnede.

Sykemelding skal mottas. Er det hensiktsmessig så kan man avtale og gjennomføre møtet "innen 4 uker" allerede nå.

Skjema: Sykmelding

Innen 4 uker

Ta kontakt og gjennomfør et møte med den som er sykmeldt. Tillitsvalgt kan være med på dette møtet. På møtet skal man bl.a. diskutere:

• Eventuell tilrettelegging av arbeidsplassen/arbeidsoppgavene.
• Andre arbeidsoppgaver på eget arbeidssted.
• Hvordan arbeidsgiver/bedriftshelsetjenesten kan hjelpe til.

Skjema: Eventuelt nytt sykmeldingsskjema, Eventuelt friskmeldingsskjema, Standardbrev til den sykmeldte

Innen 8 uker

Det holdes løpende kontakt med den sykmeldte.

• Undersøk hvilke arbeidsmuligheter den sykmeldte har utenfor eget arbeidsenhet.
• Fyll ut skjemaet "Melding fra statsvirksomhet om sykmeldt arbeidstaker (RVT-blankett 3.14 A) og send det til vedkommendes trygdekontor.

Dersom den sykmeldte har blitt frisk skal melding om dette sendes til trygdekontoret (RTV-blankett 3.14 B).

Skjema: RTV-blankett 3.14 B

12 uker

Dersom trygdekontoret ber om det skal det gjøres rede for mulige tiltak på arbeidsplassen for å få den sykmeldte tilbake i arbeid.

6-8 måneder

Send brev til den sykmeldte om mulighetene for uførepensjon fra Statens Pensjonskasse (SPK). Når det har gått 6 måneder:

• Fyll ut arbeidsgivers del av registreringsskjema på skjemaet "Søknad om uførepensjon" Fra SPK.
• Send brosjyre og søknadsskjema til den sykmeldte. Husk å fortelle at vedkommende selv er ansvarlig for å sende det inn.

Pensjonsmeldingsskjema må sendes inn til SPK. På grunn av lang behandlingstid i SPK må det sendes ved 8 måneders sykmelding.

Skjema: Standardbrev til sykmeldte, Skjema for søknad om uførepensjon fra SPK, Pensjonsmeldingsskjema til SPK.

8-12 måneder

Gjør den sykmeldte oppmerksom på muligheten til å søke permisjon uten lønn i ett år dersom vedkommende blir innvilget uførepensjon.

1 år

Uførepensjon igangsettes:

• Uførepensjon igangsettes alltid fra den 1. i måneden.
• Permisjon uten lønn starter fra samme dato.

Stans vedkommendes lønn ved innvilgelse av uførepensjon og permisjon uten lønn.

Ved friskmelding

Hvis/når den sykmeldte er tilbake i arbeid:

• Skjemaet "Melding fra statsvirksomhet om friskmeldt arbeidstaker" (RTV-blankett 3.14 B) fylles ut og sendes trygdekontoret.
• Sykefravær over to uker av gangen registreres med tanke på avbrudd i "karantenetid" på 6 måneder, jf. Fellesbestemmelsenes § 18
• Avbrytes denne må man starte på en ny periode

Skjema: RTV-blankett 3.14 B.

Innen 2 år

Status må gjøres opp:

• Uførepensjonisten sier opp selv
• Vedkommende må sies opp
• Vedkommende har rett til påskjønnelse i tråd med HiOs retningslinjer for gaver og påskjønnelser