HMS-bok del II - spesiell del - JBI

1. Innledning
2. Organisering
3. HMS-arbeidet ved avdelingen
4. Mål og strategier
5. Oversikt over lover; forskrifter og krav som omfattes av HMS-forskriften
6. HMS-arbeid ved avdeling JBI
7. Systemrevisjon
8. Rutiner

1. Innledning

I HMS-håndbokens generelle del er ledelsens, og de tilsattes ansvar vedrørende HMS-arbeid beskrevet. For den enkelte enhet (den sentrale administrasjonen og avdelingene) gjelder de samme prinsippene.

1.1 Ledelsens ansvar for HMS-arbeidet

Det overordnede ansvaret for HMS-arbeidet i avdelingen ligger hos administrativ leder.

Administrativ leder har ansvaret for å:

• Sette helse-, miljø- og sikkerhetsmål for virksomheten på samme måte som for andre driftsområder med resultatforventning.
• Sette sikkerhetskrav til produkter som tilvirkes, importeres eller omsettes.
• Sørge for løpende vurdering av avdelingens rutiner og produkter i lys av ny kunnskap.
• Sørge for at det utarbeides strategier og konkrete fremdriftsplaner for å nå avdelingens mål.
• Sørge for god informasjon til alle tilsatte vedrørende mål, strategier og planer.
• Pålegge alle sine underordnede ledere et ansvar for helse, miljø og sikkerhet på samme måte som for alle andre driftsområder.

1.2 De tilsattes ansvar for HMS-arbeidet

Se [HMS-håndbokens generelle del, kapittel 1.]

1.3 Opplæring av de tilsatte i HMS-arbeid

Avdelingen skal sende avdelingens verneombud på de kurs som blir arrangert av HiO sentralt for verneombud. Medlemmer og varamedlemmer av LAMU skal ha gjennomgått HiOs grunnkurs i HMS-arbeide.

2. Organisering

2.1 Beskrivelse av avdelingen

• Avdelingen har ca. 60 fast og midlertidige tilsatte, fordelt på 25 menn og 35 kvinner i hel- og deltidsstillinger.
• Avdelingen har tre utdanninger: bibliotek- og informasjonsutdanning, fotojournalist- og journalistutdanning.
• Avdelingen har to hovedfag: sivilbibliotekarstudiet og hovedfag i journalistikk.
• Avdelingen driver i tillegg oppdragsvirksomhet.

2.2 Ledelse og HMS-ansvarlige ved avdelingen

• Trine Sofie Mathiesen: avdelingsdirektør
• Simen Hustad: Personalkonsulent og HMS-saksbehandler
• Hanne Landen: Personalkonsulent

3. HMS-arbeidet ved avdelingen

3.1 Generelt om verneombud og verneområder

Verneombudets oppgaver er beskrevet i Arbeidsmiljølovens (AML) § 26. [HMS-håndbokens generelle del, kapittel 2, punkt 3.2] gir en nærmere beskrivelse av verneområder, verneombud og hovedverneombud. Tilsvarende prinsipper gjelder for den enkelte avdeling.

3.2 Verneombud og verneområder ved avdelingen

Avdeling JBI har i motsetning til de fleste andre avdelinger bare et verneområde.

3.3 HMS-saksbehandler

Simen Hustad er HMS-saksbehandler ved avdelingen.

3.4 Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU)

Det lokale arbeidsmiljøutvalget ved avdelingen består av to representanter fra arbeidsgiversiden og to representanter fra arbeidstakersiden. Det lokale arbeidsmiljøutvalget skal avholde minst to møter pr. semester/fire møter pr. studieår. Innkalling og saksliste skal sendes ut en uke før møtet. Leder for det lokale arbeidsmiljøutvalget sender ut saksliste og referat til utvalgets representanter og vararepresentanter. Det lokale arbeidsmiljøutvalget ved avdeling JBI har følgende representanter og varaprepresentanter:

Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU) ved avdeling JBI:

4. Mål og strategier

4.1 Generelle mål og strategier

HMS-arbeidets generelle mål og strategier er beskrevet i [håndbokens generelle del, kapittel 4, punkt 4.1, 4.2 og 4.3.] Tilsvarende mål og strategier gjelder også for avdeling JBI.

4.2 Spesielle mål og strategier

• A: Fysisk arbeidsmiljø

A1:   Det skal tas nye initiativ for å kartlegge og eventuelt bedre luftforholdene

Ansvar: Avdelingsdirektør.

A2:Følge opp renholdet.

Ansvar: HMS-saksbehandler. Gjennomført.

A3:Forhold rundt bruk og oppbevaring av kjemiske stoffer i fotolaboriatorene skal være gjennomgått og i henhold til forskrifter

Ansvar: Rådgiver/HMS-saksbehandler. Gjennomført.

A4:HMS-informasjon for avdelingen skal være oppdatert og legges på nett.

Ansvar: HMS-saksbehandler. Gjennomført.

A5:Opplegg for systematisk evaluering av HMS-arbeidet ved avdelingen skal foreligge.

Ansvar: Avdelingsdirektør. Gjennomført.

• B: Psykososialt arbeidsmiljø

B1:Følge opp høgskolens retningslinjer for medarbeidersamtaler, både for faglige og administrativt ansatte.

Ansvar: Alle ledere med personalansvar. Gjennomført.

B2:Nytt program for introduksjon av nye medarbeidere iverksettes.

Ansvar: Avdelingsdirektør. Gjennomført.

B3:Iverksette tiltak som tar sikte på å forbedre samarbeidsforholdene i administrasjonen.

Ansvar: Avdelingsdirektør. Gjennomført.

5. Oversikt over lover; forskrifter og krav som omfattes av HMS-forskriften

5.1 Generelle krav

Generelle krav til HMS-arbeidet er beskrevet i [HMS-håndbokens generelle del, kapittel 5, punkt 5.1 til 5.7.] Tilsvarende krav gjelder for HMS-arbeidet i avdelingen. I tillegg kan avdelingens egenart tilsi at spesielle forhold må vektlegges for å sikre helse, miljø og sikkerhet for de tilsatte ved avdelingen.

5.2 Lover, forskrifter og krav for avdelingen

5.2.1 Eksterne krav

5.2.2 Interne krav

Høgskolen i Oslo har en rekke rutiner og prosedyrer som gjelder ulike sider av driften. En del av disse regulerer forhold som også går inn under begrepet helse, miljø og sikkerhet. For avdelingen er følgende instrukser/prosedyrer særlig relevante:

5.3 Saksgangen i HMS-saker

5.3.1 Generell saksgang i HMS-saker

Saksgangen i HMS-saker er beskrevet i [HMS-håndbokens generelle del, kapittel 5, punkt 5.6.] Tilsvarende prinsipper gjelder for HMS-arbeidet ved avdelingen.

5.3.2 Saksgangen i HMS-saker ved avdelingen

Saksgangen i HMS-saker ved avdelingen følger tilsvarende prinsipper som i HMS-saker generelt. Arbeidsgiver i lovens forstand på avdelingsnivå er avdelingsdirektør Trine Sofie Mathiesen.

5.4 Årskalender for avdeling JBI studieåret 2002-2003

For å sikre et helhetlig og systematisk HMS-arbeid ved avdeling JBI skal følgende årskalender følges for gjennomføring av arbeidet:

5.5 Dokumentasjonen

I forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter av 1. januar 1997 (internkontrollforeskriften) stilles det krav om dokumentasjon. Dokumentasjonen skal ivareta to funksjoner:

Fungere som virksomhetens protokoll og arbeidsjournal i den praktiske og fortløpende kontroll av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet.

Dokumentere for tilsynsmyndighetene at virksomheten har et HMS-system med kartlegging og tiltak som revideres jevnlig.

Skjemaer og sjekklister som dokumenterer de systematiske aktivitetene må derfor arkiveres som en del av HMS-håndboken.

Likeledes må det fremgå av HMS- håndboken hvilken grunnlags-dokumentasjon som ligger til grunn for de systematiske aktivitetene.

5.5.1 HMS-dokumentasjon ved avdelingen

Se vedlegg 1: ["Skjema for HMS-dokumentasjon."]

5.5.2 Grunnlagsdokumentasjon ved avdelingen

Se vedlegg 2: ["Skjema for grunnlagsdokumentasjon."]

6. HMS-arbeid ved avdeling JBI

6.1 HMS-arbeid generelt

Se [HMS-håndbokens generelle del, kapittel 6.] [Missing Link] Tilsvarende prinsipper gjelder for avdelingen.

6.2 HMS-arbeid ved avdelingen

Se skjemaene som benyttes, [vedlegg 1-7.] [Missing Link]

7. Systemrevisjon

7.1 Systemrevisjon generelt

Systemrevisjonen er nærmere beskrevet i [HMS-håndbokens generelle del, kapittel 6, punkt 6.5.]

7.2 Systemrevisjon ved avdeling JBI

Systemrevisjon ved avdelingen gjennomføres en gang hvert studieår. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved HiO vedtar hva systemrevisjonen skal vektlegge. Det avholdes først et formøte på avdelingen hvor HMS-koordinator og hovedverneombud ved HiO, og eventuelt en representant utpekt av AMU, administrativ leder ved avdelingen, HMS-saksbehandler ved avdelingen og avdelingens verneombud deltar. Etter formøtet foretas det befaring. HMS-koordinator ved HiO utarbeider deretter en skriftlig rapport der eventuelle avvik spesifiseres med referanser til de krav det er avvik fra. I ettertid blir det avholdt et ettermøte hvor rapporten diskuteres.

Se også skjemaene som benyttes, [vedlegg 8-13]

8. Rutiner

8.1 Introduksjonsprogram for nytilsatte

8.1.1 Introduksjonsprogram for nytilsatte ved HiO

Introduksjonsrutinene for nytilsatte ved HiO er beskrevet i [HMS-håndbokens generelle del, kapittel 7, punkt 7.1.]

8.1.2 Introduksjonsprogram for nytilsatte ved avdeling JBI

Det er viktig at nye medarbeidere blir tatt i mot på en god måte. Så vel den nye medarbeiderens arbeidsmiljø og trivsel som hensynet til raskt å kunne bli en operativ medarbeider, tilsier at forholdene bør være godt lagt til rette når vi tar i mot vår nye kollega. Erfaringene viser også at en god innføring i forholdene på den nye arbeidsplassen kombinert med klar formidling av krav og forventninger, gjør at nye medarbeidere får et positivt førsteinntrykk som kan bidra til høyere kontinuitet og til arbeidsglede.

Avdeling JBI har innført et eget introduksjonsprogram for nytilsatte ved avdelingen. Høgskolen i Oslo utarbeidet i 1999 et introduksjonsprogram for nytilsatte ([Sentrale dokumenter nr. 1/99]). Dokumentet bygger på høgskolens program, men er tilpasset forholdene i avdelingen.

Avdelingens introduksjonsprogram består av tre deler; en sjekkliste som viser tiltak som skal gjennomføres på ulike tidspunkter i tiltredelsesprosessen, en fadderordning og en sentral introduksjonssamling for nyansatte ved HiO. Det er den enkelte leder som har ansvar for å peke ut en fadder. Denne skal hjelpe den nyansatte til rette første arbeidsdag og de nærmeste dagene og være den som den nyansatte kan ta kontakt med når han eller hun lurer på noe. Sjekklisten omfatter også angivelse av hvem som er ansvarlig for det enkelte tiltaket og hvem som skal utføre det når det ikke er den som har ansvaret.

[Mangler en tabell her]

8.2 Rutiner ved sykefravær/langtidsfravær

8.2.1 Generelle rutiner

Se [HMS-håndbokens generelle del, kapittel 7, punkt 7.2.1.] Tilsvarende prinsipper gjelder for avdelingen.

8.2.2 Rutiner ved avdeling JBI

Første dag

Orientere vedkommendes leder og andre om sykefraværet

Skjema: Skjema for egenmelding

Innen 2 uker

Ring (kontakt) den som er sykmeldt. Finn ut:

• Hva som kan gjøres for vedkommende
• Om vedkommende regner med å være syk lenge.
• Om det isteden for sykelønn kan ytes reisetilskudd.
• Om delvis sykemelding kan benyttes.
• Om vedkommende tror at fraværet helt eller delvis skyldes arbeidet.
• Tilby eventuelt en samtale med tillitsvalgt, verne-ombud, bedriftshelsetjenesten eller nærmeste overordnede.

Sykemelding skal mottas. Er det hensiktsmessig så kan man avtale og gjennomføre møtet "innen 4 uker" allerede nå.

Skjema: Sykmelding

Innen 4 uker

Ta kontakt og gjennomfør et møte med den som er sykmeldt. Tillitsvalgt kan være med på dette møtet. På møtet skal man bl.a. diskutere:

• Eventuell tilrettelegging av arbeidsplassen/arbeidsoppgavene.
• Andre arbeidsoppgaver på eget arbeidssted.
• Hvordan arbeidsgiver/bedriftshelsetjenesten kan hjelpe til.

Skjema: Eventuelt nytt sykmeldingsskjema, Eventuelt friskmeldingsskjema, Standardbrev til den sykmeldte

Innen 8 uker

Det holdes løpende kontakt med den sykmeldte.

• Undersøk hvilke arbeidsmuligheter den sykmeldte har utenfor eget arbeidsenhet.
• Fyll ut skjemaet "Melding fra statsvirksomhet om sykmeldt arbeidstaker (RVT-blankett 3.14 A) og send det til vedkommendes trygdekontor.

Dersom den sykmeldte har blitt frisk skal melding om dette sendes til trygdekontoret (RTV-blankett 3.14 B).

Skjema: RTV-blankett 3.14 B

12 uker

Dersom trygdekontoret ber om det skal det gjøres rede for mulige tiltak på arbeidsplassen for å få den sykmeldte tilbake i arbeid.

6-8 måneder

Send brev til den sykmeldte om mulighetene for uførepensjon fra Statens Pensjonskasse (SPK). Når det har gått 6 måneder:

• Fyll ut arbeidsgivers del av registreringsskjema på skjemaet "Søknad om uførepensjon" Fra SPK.
• Send brosjyre og søknadsskjema til den sykmeldte. Husk å fortelle at vedkommende selv er ansvarlig for å sende det inn.

Pensjonsmeldingsskjema må sendes inn til SPK. På grunn av lang behandlingstid i SPK må det sendes ved 8 måneders sykmelding.

Skjema: Standardbrev til sykmeldte, Skjema for søknad om uførepensjon fra SPK, Pensjonsmeldingsskjema til SPK.

8-12 måneder

Gjør den sykmeldte oppmerksom på muligheten til å søke permisjon uten lønn i ett år dersom vedkommende blir innvilget uførepensjon.

1 år

Uførepensjon igangsettes:

• Uførepensjon igangsettes alltid fra den 1. i måneden.
• Permisjon uten lønn starter fra samme dato.

Stans vedkommendes lønn ved innvilgelse av uførepensjon og permisjon uten lønn.

Ved friskmelding

Hvis/når den sykmeldte er tilbake i arbeid:

• Skjemaet "Melding fra statsvirksomhet om friskmeldt arbeidstaker" (RTV-blankett 3.14 B) fylles ut og sendes trygdekontoret.
• Sykefravær over to uker av gangen registreres med tanke på avbrudd i "karantenetid" på 6 måneder, jf. Fellesbestemmelsenes § 18
• Avbrytes denne må man starte på en ny periode

Skjema: RTV-blankett 3.14 B.

Innen 2 år

Status må gjøres opp:

• Uførepensjonisten sier opp selv
• Vedkommende må sies opp
• Vedkommende har rett til påskjønnelse i tråd med HiOs retningslinjer for gaver og påskjønnelser