Arkivkode (klassering)
Høgskolenes arkivnøkkel er inndelt i disse klassene:
Klasse 0 - 2: Egenforvaltningssaker
Klasse 3: Faglig samarbeid innen høgre utdanning og forskning
Klasse 4-6: Fagsaker angående studier/studenter/forskning.
Det er saken som skal angi arkivkode, og ikke de enkelte dokumentene.
Saken skal plasseres på emnet det dreier seg om, og ikke korrespondansepartneren!
I nøkkelen nevnes en del lover. Her skal dokumenter der loven i seg selv er emnet ligge, for eksempel melding om at loven er under revisjon. Saker som behandles i henhold til lovens bestemmelser plasseres under sine respektive emner.
En sak angående innkjøp, innhenting av tilbud, inngåelse av kontrakter, serviceavtaler plasseres på emnet (varen) det dreier seg om. Serviceavtale angående kopimaskin gis for eksempel arkivkode 052 Kontorteknisk utstyr.
Hvis saken består av flere emner, er hovedprinsippet at saken legges på ett av emnene, med henvisninger eller kopier lagt på de andre emnene.
Klassering av dokumenter kan gjøres enten av saksbehandler eller av arkivar. Innkomne dokumenter bør klasseres av arkivaren. I tvilstilfeller skal du rådføre deg med saksbehandler. Er saksbehandler ikke enig i klasseringen, må eventuelle rettinger skje i samråd med arkivet.
