Hva skal journalføres?
Etter arkivforskriften § 2-6 er det journalføringsplikt for korrespondanse med eksterne parter/adressater når dokumentet må regnes som et saksdokument etter OFFL §§ 2 og 3.
Som dokument regnes en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring eller overføring
Et dokument regnes som saksdokument dersom
- dokumentet blir gjenstand for saksbehandling
- og har verdi som dokumentasjon.
Husk at også telefaks, e-post eller web-side skal journalføres dersom de kan regnes som et saksdokument.
Se for øvrig punktet om Arkivbegrensning (interne lenker).
For Høgskolen i Telemark bestemmes det i tillegg at følgende interne dokumenter skal registreres dersom disse regnes som et saksdokument og har verdi som dokumentasjon:
- Korrespondanse mellom beslutningsnivåer eller internt på det enkelte nivå
- Saksforelegg til styrings- og beslutningsorganer
- Notater, oppsummeringer o.l. så langt det er tjenlig for å dokumentere/belyse en sak.
Interne notat journalføres kun en gang. Registreringen skjer hos avsender, mottaker kvitterer.
