Dokumentbeskrivelse
Dokumentbeskrivelsen utformes mest mulig dekkende for dokumentets innhold.
Husk at det er brevets innhold som skal beskrives, og IKKE brevets overskrift.
Dokumentbeskrivelsen skal normalt ikke være identisk med sakstittelen, men denne kan brukes som utgangspunkt.
Dokumentbeskrivelsen bør opplyse om dokumentets funksjon, men ikke innhold:
Eksempler:
- Svar på søknad om .....
- Ber om tilbakemelding på....
Tenk "søkefunksjonen" - dvs. det er de første ordene i beskrivelsen som vil komme frem på resultatlista (på skjermen) ved senere søk.
Tegn skal som hovedregel IKKE brukes i beskrivelsesfeltet - bruk mellomromstasten!
Dato registreres ddmmåå, f.eks. 080201 (8. februar 2001).
Engelsk eller annet språk skal så langt det lar seg gjøre oversettes til norsk bokmål. I tillegg kan original tekst føres opp.
Interne notat
- Notat fra FA til avdelingene skal alltid starte med: Til Avd/avdelingene
- Notat fra FA til samtlige driftsenheter skal alltid starte med: Til Avd/avdelingene
(i "Till.oppl." skrives: Sendt driftsenhetene) - Notat fra FA til en (el. flere) avdelinger skal alltid starte med: Til + avd.forkortelsen
- Notat fra en avdeling til FA skal alltid starte med: Fra + avd.forkortelsen
Bruk aldri "Til FA/Fra FA i beskrivelsen!
Saksframlegg (x-notat)
Start alltid med betegnelsen på utvalgssaken, for eksempel S-sak 55/01 + "Overskrift på sak" + "Saksframlegg".
