Avskriving av mottatt dokument
Det skal alltid framgå både av papirdokumentet og av journalen på hvilken måte dokumentet har blitt behandlet, når det ble sluttbehandlet, og hvem som hadde ansvaret for behandlingen. Dette kalles avskriving.
Fra et arkivsynspunkt er det tre måter å avskrive et dokument på:
1 Skriftlig svar
Når det utarbeides et skriftlig svar på en henvendelse, avskriver arkivet inngående mot utgående dokument i journalen ifm. journalføringen. Henvendelsen blir da ikke stående ubesvart i journalen.
Ved svar på en henvendelse skal saksbehandler alltid:
- kontrollere at saksnummer på inngående og utgående dokument er likt
- påføre "Deres ref" hvis det er oppført i det mottatte dokument
- vise til dato på mottatt brev
- etter utsending, returnere originalt innkommet dokument til arkivet sammen med kopi av utgående dokument og saksmappa. Husk at eventuelle vedlegg som ikke allerede er i saksmappa også må leveres arkivet.
- sørge for at 1 kopi av utgående dokument blir satt i kopibok
2 Dokumentet tas til etterretning
TE (Til Etterretning) brukes når saksbehandler bare leser et innkommet dokument (når det ikke kreves svar). Dokumentet påføres da TE, dato og egne initialer i rubrikken for "Avskr." i journalstempelet.
Hvis brevet ikke krever svar, og TE o.s.v. ikke er påført, kan ikke arkivet vite om saksbehandler har sett dokumentet!
Når saksmappen er returnert arkivet, påføres TE + dato i journalen slik at dokumentet ikke blir stående ubesvart i journalen.
Arkivpersonalet legger saksmappen tilbake i arkivet, og fjerner utlånskortet.
3 Besvart pr telefon eller i møte
Er henvendelsen besvart pr telefon eller i et møte, kan saksbehandler på selve dokumentet skrive hvem han/hun snakket med og hva de ble enige om. Er det dårlig plass kan det stiftes fast et eget ark på dokumentet (Ikke bruk Post-it lapper!).
På journalstempelet påføres TLF/dato og egne initialer.
Når saksmappen er returnert arkivet, påføres TLF+ dato i journalen slik at dokumentet ikke blir stående ubesvart i journalen.
Arkivpersonalet legger saksmappen tilbake i arkivet, og fjerner utlånskortet.
