Er du ny saksbehandler i FA?

Mottak av post

Ekspedisjonen i 1. et. grovsorterer og legger i posthyllene. Post til HiT (FA) skilles ut og hentes av arkivet.

Legges uåpnet rett i din posthylle.

Leveres arkivet umiddelbart hvis det er sakspost. (dokumentet blir gjenstand for saksbehandling eller er viktig dokumentasjon i en sak)

Husk: Gjelder også epost og telefaks!

Post med HiT på 1. linje

Skal åpnes og vurderes av arkivet

Det er utarbeidet egne rutiner for FA, se internett (gå til lenke nederst på siden)

1. Arkivet åpner og vurderer journalføring/arkivbegrensning samt foreslår ansvarlig saksbehandler.
2. Høgskoledirektøren får all post samlet til gjennomsyn.
3. Høgskoledirektøren påfører ev. hvem som skal ha kopi.
4. Bente/Anita tar nødvendig kopiering samt fordeling av ikke journalført post.
5. Journalførte dokumenter returneres arkivet.
6. Arkivet viderefordeler til oppført saksbehandler - ev. med tidligere eller ny saksmappe.
   Utlånt saksmappe blir alltid erstattet med lånekort hvor saksbehandler er oppført.
   
7. Se også egne nettsider for Postbehandling (se intern lenke under).

Så lenge du har saksmappen til behandling, er du ansvarlig for oppbevaring.

Gir du saksmappen videre til en annen saksbehandler, gi da arkivet beskjed! (Gjelder ikke styresaker).

Husk også hvis det er dokumenter i saken som skal unntas fra offentlighet, at saksmappen ikke må ligge lett tilgjenglig på ditt kontor når du ikke er til stede.

• Hvis dokumentet tilhører en tidligere sak, er det ført på rett sak?
• Dokumentet du får til behandling er dokument nr 1 i ny sak.
  Burde saken vært ført på en tidligere sak?
  Er saken klassert riktig? (Jf. arkivkoden).
  

Det er 3 måter å avskrive et dokument på:

1. Skriftlig svar.
2. TE (Til etterretning) + sign. + dato.
   Dvs. at du har merket deg innholdet, men kun returnerer dokumentet til arkivet.
   
3. TLF + sign. + dato.
   Besvart pr telefon eller i møte.
   

• Høgskolens maler skal alltid brukes!
• Saksnummer og arkivkode skal alltid påføres.
• Dersom avsender har oppført referanse, bør dette påføres.
• Kontrollér at dato er rett.
• Brev som er ledd i behandlingen av en sak, skal adresseres til institusjonen/avdelingen, og ikke til enkeltpersoner.
• Du skal kun behandle en sak pr. dokument.
• Hvis dokumentet har svarfrist, uthev denne fristen på 1. side.

Se også Huskeliste - utarbeiding av dokumenter (intern lenke under)

• Underskrift - se egne Retningslinjer for behandling av dokumenter.
• Vedlegg: Hvis du benytter vedlegg som ligger i saksmappen, skal du alltid ta kopi før utsending. Originaldokumenter skal aldri tas ut av en saksmappe!

Vanligvis skal sekretæren for din seksjon sende ut dine brev/notat.

Utgående brev/notat (med ev. ferdigkopiert(e) vedlegg) leveres da sammen med ev. saksmappe for utsending.

1 kopi blir satt i kopibok.

1 kopi blir lagt i saksmappe som returneres arkivet for journalføring/bortlegging.

Du kan selv hente saksmapper i arkivet, men lånekort må alltid fylles ut!

Ved tilbakelevering, legges saksmappen i brevkurv på arkivrommet (kurven til høyre) (ikke ned i paternosteret).

Dokumentene skal ligge i kronologisk orden - det nyeste dokumentet øverst.
Binders må ikke følge med tilbake til arkivet (kan ødelegge maskineriet i paternosteret).

Hvis saken er ferdigbehandlet/avsluttet, skal plastmapper, gule lapper, strikk, kladdenotater o.l. fjernes.

Interne notat til andre i FA

Legges i inngående brevkurv på arkivrommet (kurven til venstre).

Arkivet journalfører, notatet går i dagens post, og leveres vedk.  saksbehandler.

Oppfølging fra arkivet

• Hver onsdag kjøres forfallslister for perioden f.o.m. mandag i inneværende uke t.o.m. tirsdag i neste uke.
• Du må foreløpig selv be arkivet legge inn ønsket OBS-dato.
• Restanselister skal kjøres 4 ganger i årer:
  15.01, 15.04, 15.07 og 15.10
  

Arkivplan for HiT

Eksisterende arkivplan for HiT er under revidering og omlegging til ny plattform.

Ny arkivplan (under utlegging):
http://www.hit.no/main/content/view/full/6253