FA - rutine for mottak/utsending av epost

E-post mottatt på egen adresse:

E-posten videresendes postmottak@hit.no

Arkivet i FA sørger for viderebehandling

(pkt. 1 under).

Unntak:

Mottatt e-post som inneholder vedlegg, printer saksbehandler selv ut og leverer til arkivet.

Arkivet sørger for viderebehandling
(punkt 1 under).

E-post mottatt på postmottak@hit.no:

Arkivet i FA sørger for viderebehandling (pkt. 1 under).

VIKTIG:Saksnummer skal alltid påføres før utsending (i feltet "Emne").

E-post til andre saksbehandlere i FA:

Til: Vedk. saksbehandler(e) i FA.

Kopi til: postmottak@hit.no

E-post til avdelingen(e):

Til: E-postadressen(e) til avdelingsarkivet/-arkivene :
af-arkiv@hit.no, efl-arkiv@hit.no,
hs-arkiv@hit.no, tf-arkiv@hit.no

Kopi til: postmottak@hit.no
+ vedk. saksbehandler på avdelingen(e)

Ekstern e-post til andre offentlige organ:

Til: Organets offisielle e-postadresse

Kopi til: postmottak@hit.no (arkivet i FA)
+ vedk. saksbehandler(e) (om ønskelig)

For alle utsendinger nevnt over:

Arkivet sørger for viderebehandling (punkt 2 under) for e-post som er videresendt postmottak@hit.no eller levert til arkivet som print (se "Unntak").

Unntak:

Utsendt e-post som inneholder større vedlegg, printer saksbehandler selv ut og leverer til arkivet.

Arkivet sørger for viderebehandling
(punkt 2 under).

· E-posten printes ut

· Stemples

· Journalføres

· Legges i "dagens post"

· Evt. bilegging av saksmappe eller oppretting av ny mappe

· Leveres vedkommende saksbehandler

· E-posten printes ut

· Ekstern e-post skal settes i kopibok (hvis dokumentet også sendes pr. brev benyttes kopien av brevet)

· Stemples

· Journalføres

· Legges i arkiv (saksmappe følger evt. med ved innlevering)