Fellesadministrasjonen / Arkivet / Arkivplan for HiT / Regelverk/rutiner / Interne retningslinjer og veiledninger / Skikk og bruk med elektronisk post / TF - rutiner for mottak/utsending av e-post

TF - rutiner for mottak/utsending av e-post

Hovedregel: Arkivverdig e-post skal behandles som "vanlig" post.

Arkivverdig e-post skal printes ut og oppbevares på papir.

E-postadressen til avdelingens arkiv er tf-arkiv@hit.no

MOTTAK AV E-POST

UTSENDING AV E-POST

E-post mottatt på egen adresse (eget navn):

E-posten videresendes tf-arkiv@hit.no

Arkivet sørger for viderebehandling

(pkt. 1 under).

Unntak:
Mottatt e-post som inneholder større vedlegg printer sakbehandler selv ut og leverer arkivet.

Arkivet sørger for viderebehandling
(pkt. 1 under)

E-post mottatt på tf-arkiv@hit.no:

Arkivet sørger for viderebehandling
- (pkt. 1 under).

Arkivverdig e-post:

E-postmeldinger skal regnes som arkivverdig (saksdokument) når e-posten

· inneholder opplysninger eller vurderinger som kan sies å ha betydning for en forvaltningssak.

· innholdet er ment eller egnet til å påvirke en avgjørelse

· innholdet er gjenstand for saksbehandling

· innholdet anses å ha verdi som dokumentasjon

VIKTIG: Saksnummer skal alltid påføres før utsending (i feltet "Emne").

E-post til andre saksbehandlere på Avdeling TF:

Til:
Vedk. saksbehandler(e) på TF

Kopi til:
tf-arkiv@hit.no

E-post til fellesadministrasjonen (FA):

Til FA:
postmottak@hit.no

Kopi til:
Vedk. saksbehandler(e) i FA +

tf-arkiv@hit.no

E-post til andre avdelinger ved HiT:

Til:
af-arkiv@hit.no,
efl-arkiv@hit.no,
hs-arkiv@hit.no,

Kopi til:
Vedk. saksbehandler(e) på annen
avdeling/andre avdelinger +

tf-arkiv@hit.no

Unntak:

Utsendt e-post som inneholder større vedlegg printer sakbehandler selv ut og leverer arkivet.

Arkivet sørger for viderebehandling
(pkt. 2 under)

Ekstern e-post til andre offentlige organ:

Til: Organets offisielle e-postadresse

Kopi til: Ved. saksbehandler(e) (om ønskelig) +
tf-arkiv@hit.no

For alle utsendinger nevnt over:

Arkivet sørger for viderebehandling (pkt. 2 under)

1.Postbehandling inngående post

2.Postbehandling utgående post

· E-posten printes ut

· Stemples

· Journalføres

· Legges i "dagens post"

· Evt. bilegging av saksmappe eller oppretting av ny mappe

· Leveres vedkommende saksbehandler

· E-posten printes ut

· Ekstern e-post skal settes i kopibok (hvis dokumentet også sendes pr. brev benyttes kopien av brevet)

· Stemples

· Journalføres

· Legges i arkiv (saksmappe følger evt. med ved innlevering)

Publisert av Jorunn Pedersen - 09.12.2004