Enhetene skal arbeide i henhold til NTNUs sentrale HMS-system. Det kan likevel være behov for å utarbeide noe lokal HMS-dokumentasjon i forbindelse med enhetenes systematiske arbeid med HMS. Når det gjelder endring, oppdatering, godkjenning, distribusjon og arkivering av HMS-dokumenter, se HMSR-01.
Enhetens HMS-dokumentasjon arkiveres under kapittel 4 i HMS-håndboka, og gjøres tilgjengelig via Intranett/eventuelle lokale HMS-permer. Enheten skal kun utarbeide egne HMS-dokumenter der det er behov for å utdype sentrale retningslinjer.
Som nevnt i kapittel 3.3.1, skal enhetene opprette en eventuell tilleggsoversikt over lover og forskrifter og andre krav som er aktuelle for enhetens virksomhet. Denne må gjøres kjent og tilgjengelig for alle ansatte og studenter.
Fakulteter og institutter som har stor mengde dokumentasjon, kan gjøre dette tilgjengelig i tråd med følgende inndeling (egen perm eller på intranett):
Her kan enhetene legge inn egne HMS-dokumenter som er utarbeidet i tråd med HMS-systemet (retningslinjer, rutiner, sjekklister, ulike hjelpemidler, skjema osv.).
Her kan enhetene legge inn årlige HMS-rapporter, samt annen HMS-relatert rapportering. Enhetens årsrapport for HMS bør som minimum være tilgjengelig på nett for alle ansatte og studenter ved enheten..
Retningslinjer med vedlegg
For å forenkle enhetenes arbeid er det laget ulike maler, sjekklister, skjema som vedlegg til de ulike retningslinjene.
Alle dokumentene er i pdf.format med unntak av skjema og maler som er beregnet for utfylling. For å lese dokumentene i pdf-format på disse sidene, må du ha installert programmet Acrobat Reader.
