Det systematiske HMS-arbeidet ved NTNU følger av modellen illustrert i figur 3.1. Modellen legger opp til forbedringsspiralen også innen HMS.
HMS-modellen er utarbeidet med tanke på å illustrere HMS-årshjulet. Arbeidsmåten skal gjøre det enklere å iverksette NTNUs HMS-politikk, jfr. kapittel 1, samtidig som det tas hensyn til lover, forskrifter og andre krav.
Styret og Rektor har ansvar for de deler av modellen som går på ”HMS-politikk” og ”Ledelsens gjennomgang”. Når det gjelder øvrig fordeling av ledelsesoppgaver og ansvar, vises til kapittel 2.
Fig. 3.1 NTNUs HMS-modell
3.2 HMS-politikk
NTNUs HMS-politikk består av de overordnede mål, satsningsområder og prinsipper for HMS som NTNUs styre har vedtatt, jfr. pkt. 1.1. Disse er førende for enhetene i arbeidet med å innarbeide HMS-mål og tiltak i sine handlingsplaner for perioden. HMS-politikken skal dokumenteres, iverksettes, holdes ved like og kommuniseres til ansatte, studenter og til allmennheten.
3.3 Planlegging
De sentrale aktiviteter i planleggingsarbeidet må være i tråd med kravene som fremkommer i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
Konkret gjelder dette:
Skaffe oversikt over aktuelle lover, forskrifter og andre krav.
Identifisere utfordringer knyttet til HMS.
Utvikle HMS-mål og handlingsplaner.
Sørge for nødvendig opplæring av betydning innen HMS.
Sørge for registrering av HMS-informasjon.
Sørge for rapportering og dokumentasjon.
Sørge for at nødvendige retningslinjer for HMS-arbeidet er implementert
Det er viktig at linjeleder sørger for at ansatte og studenter involveres i gjennomføringen av planleggingsarbeidet og i tråd med kapittel 2.
Enhetene har et selvstendig ansvar for å skaffe oversikt over hvilke lover, forskrifter og andre krav som gjelder for den lokale aktivitet de utøver. Enhetene det er aktuelt for, oppretter tilleggsoversikt som inngår som en del av enhetenes systematiske HMS-arbeid, jfr. kapittel 4. Det må etableres lokale retningslinjer for å sikre at krav i lov og forskrift etterleves, se HMSR-20
3.3.2 Identifisering av utfordringer knyttet til HMS NTNU har i hovedsak 3 ulike kartleggingsverktøy som benyttes for å identifisere utfordringene knyttet til HMS; HMS-runde, risikovurdering og medarbeidersamtale. Andre gode kilder som dokumenterer HMS-utfordringer, er tidligere års handlings-planer og årsrapporter.
I tillegg til selve kartleggingene bør det gjennomføres jevnlige møter mellom ledelsen og verneombud, jfr. kapittel 2. HMS-tema bør tas opp som en fast post på enhetenes ulike møter. Det er viktig at resultatene fra de ulike kartleggingene dokumenteres.
1. HMS-runde HMS-runden, se HMSR-12, er et verktøy som skal sette enhetene ved NTNU i stand til å gjennomføre egenkartlegginger innenfor HMS. Verktøyet oppfyller kravene i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
HMS-runden består av tre deler: Formøte, kartlegging og ettermøte. Gjennom HMS-runden skal enhetene kunne få et grunnlag for handlingsplan med prioriteringer og tiltak for forbedringer av HMS-forhold. I HMS-runden ligger verktøy for kartlegging av belastninger på ytre miljø og på et vidt spekter av arbeidsmiljø- og sikkerhetsfaktorer.
2. Risikovurdering Risikovurdering, se HMSR-26, er et verktøy for å vurdere i hvilken grad en aktivitet medfører fare for ulykke, utvikling av arbeidsrelatert sykdom eller forurensning/utslipp. HMS-avdelingen kan bistå enhetene ved behov for risikovurdering.
Ved å gjennomføre en risikovurdering i forkant av en konkret arbeidsoppgave eller prosess, kan tiltak iverksettes for å fjerne eller kontrollere risikoelementene før arbeidet starter. Man får også mulighet til økt kontroll med forhold som må ivaretas under gjennomføringen av arbeidsoppgaven/prosessen..
3. Medarbeidersamtale Medarbeidersamtalen er et ledelsesverktøy som gir deler av grunnlaget for lederens helhetlige arbeid med strategisk og faglig utvikling, og organisasjons- og personalutvikling. Enhetene kan henvende seg til Personalavdelingen for å få informasjon og bistand.
3.3.3 HMS-mål Basert på identifisering av utfordringer knyttet til HMS, jfr. pkt. 3.3.2, formulerer enhetene egne mål. Enhetene innarbeider disse i sine handlingsplaner som konkret beskriver hvilke tiltak som skal iverksettes for å nå målet. Handlingsplanen er et viktig hjelpemiddel i det systematiske arbeidet og vil fungere som en del av dokumentasjonen for enhetens HMS-arbeid. Som en del av planleggingsprosessen må enhetene drøfte hvordan en skal måle og vurdere oppnåelse av HMS-mål. Indikatorer innen ulike HMS-områder kan gi grunnlag for å sammenligne prestasjonene fra år til år. Det bør fremkomme av handlingsplanen tiltakenes prioritet, kostnader, ansvarlig for gjennomføringen og tidsfrister. Handlingsplanen følges opp av linjeleder.
3.3.4 HMS-opplæring Som ledd i planleggingsarbeidet skal behov for HMS-opplæring identifiseres, se HMSR-16. Den enkelte linjeleder skal sørge for at nødvendig opplæringstiltak blir iverksatt. HMS-avdelingen kan bistå enhetene med tilrettelegging.
3.3.5 Registrering av HMS-informasjon Resultater fra HMS-kartlegginger, HMS-mål og handlingsplaner, gjennomført opplæring samt annen relevant informasjon i tilknytning til HMS, må registreres og oppbevares ved enheten sammen med øvrig HMS-dokumentasjon, jfr. kapittel 4.
Sentral administrasjon skal registrere og oppbevare HMS-registreringer i tilknytning til indikatorene for avfall (HMSR-22), innkjøp (HMSR-23), transport, herunder videokonferanser (HMSR-24), energi (HMSR-25) samt sykefravær og ulykker, jfr. kapittel 2.3 HMS-avdelingen er ansvarlig for koordinering og oppfølging av registreringene, blant annet til utarbeidelse av NTNUs miljøregnskap og til NTNUs årsrapport innen HMS, jfr. pkt. 3.3.6.
3.3.6 Rapportering og dokumentasjon Det rapporteres på 3 ulike nivåer ved NTNU. Rapporteringen skal dokumentere enhetenes og NTNUs samlede arbeid innen HMS, se HMSR-21:
Enhetene utarbeider lokale årlige HMS-rapporter som danner grunnlaget for NTNUs årsrapport.
Avdelingene i Sentral administrasjon utarbeider periodevise rapporter på HMS-prestasjonsindikatorene (avfall, energi, innkjøp, transport samt sykefravær og ulykker) som danner grunnlag for NTNUs HMS-regnskap, jfr. kapittel 2.3.
HMS-avdelingen utarbeider NTNUs årlige HMS-rapport på bakgrunn av enhetenes rapporteringer gjennom året.
HMS-rapportering samkjøres med øvrig rapportering ved NTNU.
3.4 Iverksetting og drift av HMS-systemet
Iverksetting og drift av NTNUs HMS-system skjer både sentralt i avdelingene i Sentral administrasjon og lokalt ved den enkelte enhet, i tråd med det som er beskrevet i denne håndboken, lokale håndbøker og vedtatte retningslinjer for HMS-arbeidet:
1. Sentral iverksetting og drift: Ansvar for drifting og organisering av NTNUs HMS-system ivaretas av sentral administrasjon innefor deres oppgave- og ansvarsområder, jfr. kapittel 2.3. Oppgavene gjennomføres i tråd med de gitte retningslinjer.
2. Lokal iverksetting og drift: Når handlingsplanen er vedtatt, skal det avtales en gjennomgang mellom leder eller dennes representant og VO for å sikre at tiltakene gjennomføres som planlagt, og at det systematiske HMS-arbeidet ved enheten fungerer godt.
Enhetene skal gjøre nødvendige endringer i aktuelle HMS-dokumenter, evt. utvikle nye i tråd med endringer i lov, forskrift og andre krav, jfr. kapittel 3.3.1.
3.5.1 Måling og vurdering av registrert HMS-informasjon Enhetene skal sørge for å gjennomføre målinger som er nødvendige for å innhente HMS-informasjon, jfr. pkt. 3.3.5. Enhetene må vurdere om registrert HMS-informasjon er tilstrekkelig for en effektiv styring av virksomheten.
Når det gjelder måling og vurdering av styrets satsningsområder innen ytre miljø, avfall, energi, innkjøp, transport og sykefravær og ulykker, ligger ansvaret for dette hos sentral administrasjon, jfr. kapittel 2.3.
3.5.2 Avviksbehandling3.5.2.1 Registrere og avdekke avvik Enhetene skal dokumentere og beskrive håndtering av og tiltak ved systemavvik, se HMSR-03. Dette er avvik i forhold til praktisering av krav, dvs. retningslinjer, i HMS-systemet. Avvik fra normal bruk og vedlikehold av måleinstrumenter for måling av HMS-faktorer (brannsikring, helse, ytre miljø, stråling, inneklimafaktorer osv.) regnes også som systemavvik.
For å avdekke avvik, virkelige og potensielle, skal enhetene ta utgangspunkt i egne kartlegginger og observasjoner fra:
Rapportering av ulykker, brann og branntilløp, nestenulykker, uønskede hendelser, uhell.
3.5.2.2 Korrigerende og forebyggende tiltak Så snart et avvik er registrert, skal det settes i verk korrigerende eller forebyggende tiltak. Ethvert korrigerende og forebyggende tiltak som er satt i verk for å fjerne årsakene til virkelige og mulige avvik, skal være tilpasset problemets størrelse og svare til den påvirkningen som er oppstått. I den grad det er mulig, må uheldige forhold som avdekkes rettes opp umiddelbart.
3.5.3 Revisjon av HMS-systemet Revisjon av HMS-systemet skal verifisere at systemet stemmer overens med handlingsplaner og er ordentlig iverksatt og vedlikeholdt. HMS-revisjoner skal gjennomføres i henhold til retningslinjer for interne revisjoner. Det skal lages revisjonsplan som angir revisjonsprogram og tidsplan for revisjonen. Avvik skal håndteres som beskrevet i pkt. 3.5.2. Rapport fra gjennomførte revisjoner skal inngå i ledelsens gjennomgang.
NTNUs øverste ledelse skal gjennomgå NTNUs HMS-system for å sikre at det er velegnet, tilstrekkelig og virkningsfullt.
Ledelsens gjennomgåelse skal omfatte mulige behov for å endre HMS-politikken, målene og andre elementer i HMS-systemet, i lys av resultater fra revisjon av HMS-systemet, endrede forhold og forpliktelsen til kontinuerlig forbedring.Nødvendig informasjon skal samles inn for å gi ledelsen mulighet til å utføre gjennomgangen. Ledelsens gjennomgang skal dokumenteres.
Retningslinjer med vedlegg
For å forenkle enhetenes arbeid er det laget ulike maler, sjekklister, skjema som vedlegg til de ulike retningslinjene.
Alle dokumentene er i pdf.format med unntak av skjema og maler som er beregnet for utfylling. For å lese dokumentene i pdf-format på disse sidene, må du ha installert programmet Acrobat Reader.
