I dette kapittel beskrives nærmere organiseringen av HMS-arbeidet og hvilket ansvar og hvilke oppgaver de ulike aktørene har, jfr. figur 2.1.
Samarbeidspartnere for ledelsen er verneombudene ved NTNU. Verneombudene er de ansattes representanter i HMS-saker. Vernelinjens oppgaver beskrives i pkt. 2.4. Fakultetstillitsrepresentantene er studentenes representanter. Studentenes oppgaver fremkommer i pkt. 2.5.
NTNU deler flere steder lokaler/aktiviteter med andre virksomheter (eksempelvis SINTEF og St. Olavs Hospital Universitetssykehuset). I slike tilfeller skal ansvarlig leder sørge for at det inngås skriftlig avtale mellom virksomhetene, hvor det skal fremgå hvilken virksomhet som regnes som hovedbedrift med ansvar for samordning av HMS-arbeidet i felles lokaler/aktiviteter (jfr. Arbeidsmiljølovens (AML) § 2-2 og Forskrift om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (F.HMS) §6.
HMS-tilrettelegging ved institutt- og fakultetsspesifikke studentarealer inngår i de respektive enhetenes ansvar. For øvrige studentarealer (auditorier, undervisningsarealer o.l.) legges ansvaret på den avdeling som er ansvarlig for arealene.
Ledere på alle nivå ved NTNU har ansvar for at bestemmelsene gitt i AML (spesielt i § 2 -1) og øvrig lovgivning innen HMS, blir overholdt. Ansvaret kan ikke overføres til andre. Definerte oppgaver knyttet til ulike deler av HMS-arbeidet kan delegeres til ansatte ved enheten, for eksempel HMS-koordinator, lokal strålevernskoordinator o.l. All fordeling av oppgaver skal dokumenteres skriftlig i følge F.HMS § 5.
2.2.1 Styret Styret vedtar overordnede mål, strategier og planer for arbeidet med HMS, fører tilsyn gjennom årlig rapportering slik at disse følges opp, og sørger for at det avsettes ressurser til å følge opp de mål og strategier som er vedtatt.
2.2.2 Rektor Rektor har ansvar for at mål og gjeldende regelverk innen HMS realiseres ved NTNU. Rektor har ansvar for å etablere, utvikle og vedlikeholde det systematiske HMS-arbeid. Rektor skal sørge for at nødvendig opplæring og bistand til enhetene blir gitt, legge fram årlige rapporter over HMS-tilstanden ved NTNU og påse at det gjennomføres tiltak slik at Styrets og overordnede myndigheters mål for HMS-arbeidet nås.
2.2.3 Linjeleder Linjeleder har etter delegering fra Rektor eller annet overordnet nivå, ansvar for HMS-arbeid innenfor eget ansvars- og arbeidsområde. Linjeleder har ansvar for realisering av enhetens og NTNUs mål, strategi og planer innen HMS. Dette innebærer å koordinere HMS-arbeidet ved enheten og føre tilsyn med at dette utføres i tråd med lover, forskrifter, krav og NTNUs bestemmelser. Linjeleder rapporterer periodevis og årlig om enhetens HMS-tilstand til overordnet nivå.
Ha oversikt over lover, forskrifter, andre krav og NTNUs bestemmelser som gjelder for virksomheten og sørge for at disse overholdes.
Systematisk identifisere utfordringer knyttet til HMS, registrere og følge opp HMS-informasjon, utarbeide handlingsplaner,og gjennomføre tiltak.
Holde seg oppdatert og tilegne seg nødvendig kunnskap innen HMS, jfr. AML § 3-5.
Utarbeide og evt. endre lokale retningslinjer der dette er påkrevd.
Sørge for at sentrale og lokal retningslinjer gjøres kjent og følges opp lokalt.
Sørge for tilstrekkelig opplæring innen HMS for ansatte ved enheten.
Koordinere enhetens HMS-arbeid med eventuelt andre arbeidsgivere i samme lokale.
Utbedre forhold som er knyttet til HMS-situasjonen ved enheten.
Holde løpende kontakt med enhetens verneombud (VO), ansatte og studenter i HMS-saker og eventuell lokal strålevernsansvarlig.
Følge opp og besvare de henvendelser VO gjør om HMS-forhold.
Opprette kontakt mot HMS-avdelingen når enheten har behov for bistand, samt følge opp rapportering i tråd med gitte retningslinjer.
2.2.4 HMS-koordinator HMS-koordinatorens oppgaver avtales med ansvarlig leder, jfr. 2.2.3. Normalt er HMS-koordinatoren knyttet til en annen stilling ved enheten og benytter så mye tid til HMS-arbeid som situasjonen til enhver tid tilsier. HMS-koordinatoren rapporterer til lederen av enheten og skal holde denne informert om vesentlige forhold som angår HMS-arbeidet.
Leder skal legge til rette for at HMS-koordinatoren kan tilegne seg den nødvendige kunnskap for å utøve sin funksjon og sine oppgaver. HMS-koordinatoren bør gjennomføre grunnopplæring i HMS-arbeid (40-timers kurs). HMS-koordinator deltar i HMS-matrisen.
2.2.5 Strålevernskoordinator Strålevernskoordinatorens oppgaver avtales med ansvarlig leder i tråd med Strålevernforskriften og NTNUs organisering av strålevern (RX). Normalt er strålevernskoordinatoren knyttet til en annen stilling ved enheten og benytter så mye tid til strålevernsarbeid som situasjonen til enhver tid tilsier. Strålevernskoordinatoren rapporterer til lederen av enheten og skal holde denne informert om vesentlige forhold som angår strålevernsarbeidet.
Leder skal legge til rette for at strålevernskoordinatoren kan tilegne seg den nødvendige kunnskap for å utøve sin funksjon og sine oppgaver. Strålevernskoordinatoren deltar i strålevernsmatrisen.
2.2.6 Ansatt Alle som utfører arbeid i NTNUs tjeneste betegnes som ansatte (AML §1-8). Studentassistenter, lærlinger og doktorgradsstipendiater som har arbeidsavtale betraktes som ansatte. Der det foreligger tvil om NTNU er arbeidsgiver for en ansatt, skal dette i hvert enkelt tilfelle avklares og avtales skriftlig.
AMLs bestemmelser i §2-3 om arbeidstakers medvirkningsplikt, gjelder for alle ansatte ved NTNU:
”1. Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av arbeidsgivers systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø.
2. Arbeidstaker skal:
bruke påbudt verneutstyr, vise aktsomhet og ellers medvirke til å hindre ulykker og helseskader,
straks underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når man blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet,
avbryte arbeidet dersom arbeidstaker mener at det ikke kan fortsette uten å medføre fare for liv eller helse,
sørge for at arbeidsgiver eller verneombudet blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen,
melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet,
medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner ved helt eller delvis fravær fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende,
rette seg etter påbud fra Arbeidstilsynet.
3. Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planleggingen og utførelsen av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde.”
2.2.7 Student Studentene plikter å innrette seg i henhold til de mål og planer som gjelder for HMS-arbeid ved NTNU, og som angår dem.
Arbeid som utføres som praktisk opplæring av studenter med undervisning eller forskning som formål, skal være underlagt Arbeidsmiljølovens bestemmelser når arbeidet foregår under forhold som kan innebære fare for liv og helse.
Dette gjelder når det i undervisningen brukes maskiner eller stoffer som kan innebære fare for liv og helse, f. eks. i laboratoriefag, undervisning på verksted og feltarbeid/tokt.
Studentenes rettigheter og plikter i det systematiske HMS-arbeid blir i disse tilfellene som for ansatte, jfr. kapittel 2.2.5 (jfr Kgl. res. av 17. juni 1977).
I studiesituasjonen for øvrig (lesesaler, auditorier, datalab. o.s.v.) gjelder ikke Arbeidsmiljølovens bestemmelser for studentene. Universitets- og høyskolelovens § 4-3 gir en beskrivelse av hvordan det fysiske arbeidsmiljøet for studentene skal utformes.
I dette kapittel beskrives hvordan Rektor har delegert myndighet og fordelt oppgaver innen HMS til en del av avdelingene, også når det gjelder studentenes læringsmiljø.
2.3.1 Organisasjon og informasjon Vedlikeholder og utvikler NTNUs system for beredskap og innsats.
2.3.2 Helse-, miljø- og sikkerhetsavdelingen HMS-avdelingen gir råd og yter bistand til ledere på alle nivå, ansatte, verneombud, Arbeidsmiljøutvalget (AMU) og Læringsmiljøutvalget (LMU) i deres arbeid for å skape et sunt og trygt arbeids- og læringsmiljø, og for å gjøre NTNU til en miljøvennlig organisasjon:
Vedlikeholder og utvikler NTNUs sentrale HMS-system og HMS-register, inkludert rapportering, evaluering og intern revisjon.
Bistår enhetene i deres HMS-arbeid; ved etablering, vedlikehold og endring av arbeidsplasser, lokaler og utstyr, tilpasning av arbeidet for den enkelte ansatte, løpende kartlegginger, attføringsarbeid, oppfølging av sykefravær, rusforebyggende arbeid, konflikthåndtering og arbeid med psykososialt arbeidsmiljø.
Legger tilrette for og gir opplæring og informasjon innen: arbeidshelse, yrkeshygiene, ergonomi, ytre miljø, kjemikalier og generelt verne- og miljøarbeid, se HMSR-16.
Fremmer forslag om forebyggende og helsefremmende tiltak ved NTNU. Gjennomfører helseovervåking av spesielt risikoutsatte ansatte, se HMSR-13.
Følger opp meldinger om ulykker/hendelser vis a vis enhetene, se HMSR-14.
Utarbeider NTNUs årsrapport innen HMS, se HMSR-21.
Bistår ved ledelsens gjennomgang av HMS-systemet.
Administrerer og koordinerer NTNUs stoffkartotek, strålevern, miljøregnskap og HMS-matrisen, handlingsplaner for HMS.
Utarbeider og vedlikeholder sentral oversikt over aktuell lovgivning , se HMSR-20.
Medlem i AMU og AMUs byggearm, samt observatør i LMU.
Sekretariatsfunksjon for AMU; saksbehandler på vegne av Rektor i saker knyttet til spørsmål innen HMS.
Har ansvar for oppbygging og vedlikehold av beredskapsplan.
Utarbeider veileder for gjennomføring av medarbeidersamtaler.
Bistår ansatte og ledere ved behov for omplassering.
Bistår i arbeidet med tilrettelegging av bedriftsintern attføring i de tilfeller der enheten ikke har mulighet for å tilrettelegge dette selv. Er på vegne av Rektor saksbehandler ved søknad om økonomisk støtte i forbindelse med bedriftsintern attføring.
Veileder og tilrettelegger for studenter med funksjonsnedsettelse.
Registrerer og holder oversikt over studier og fagtilbud ved NTNU med miljøfaglig profil.
Registrerer og rapporterer bruk av videokonferanseutstyr ved Multimediesenteret, se HMSR-24 og holder oversikt over hvilke enheter som har eget utstyr.
Etablerer og vedlikeholder sentrale retningslinjer innen brannvern og branndokumentasjon, se HMSR-06.
NTNUs kontakt mot branntilsyn og el-tilsyn.
Organiserer NTNUs lokale representanter for elektrisitetstilsynet, NTNUs beredskapsgruppe, brannvernleder og bygningsansvarlige ved brann/katastrofesituasjoner.
Gjennomfører bygningsmessige tiltak i forhold til forebygging av brann og eksplosjoner og skadebegrensning ved eventuelle branner og eksplosjoner.
Etablerer og vedlikeholder sentrale retningslinjer for internkontroll av elektriske anlegg og fører tilsyn med hvordan el-forskriftene etterleves.
Etablerer og vedlikeholder retningslinjer for håndtering av avfall, se HMSR-18
Registrerer og rapporterer mengden avfall som produseres ved NTNU, se HMSR-22, samt energi- og vannforbruk, se HMSR-25.
Inngår avtaler med eksterne leverandører vedrørende håndtering av farlig avfall, sørger for registrering av mengden farlig avfall som produseres ved NTNU, og utarbeider felles retningslinjer for håndtering av farlig avfall.
Gjennomfører bygnings- og driftsmessige tiltak, for å forebygge forurensning av ytre miljø.
Innhenter samtykke fra Arbeidstilsynet ved oppføring av bygning eller ved bygningsmessig endring som er meldepliktig etter AML §18-9. Sørger for at sakene blir behandlet av Arbeidsmiljøutvalget.
Påser at eksterne firma som Teknisk avdeling leier inn, har et tilfredsstillende system for HMS i tråd med NTNUs bestemmelser, se HMSR-17.
Planlegger, budsjetterer, utfører utbedring og vedlikehold av bygningsmassen (eksempelvis ventilasjon, renhold og brannforebygging). Tilrettelegger for personer med funksjonsnedsettelse og gjør ulykkesforebyggende tiltak. Forhold som er beskrevet med bakgrunn i miljøenes kartlegginger av HMS danner en viktig del av bakgrunnsinformasjonen i dette arbeidet.
2.3.6 Økonomiavdelingen
Utarbeider NTNUs sentrale retningslinjer og hjelpemidler i tilknytning til innkjøp.
Sørger for at det av rammeavtaler, anbudsunderlag eller ordre, fremgår hvilke konkrete miljøkrav som stilles til leverandør.
Sørger for at anbudsgrunnlag og teknisk kravspesifikasjon inneholder en kortfattet beskrivelse av produktets miljøvennlighet (bruk av materialer, utskifting av deler, lydnivå, evt. gassutslipp, resirkulering, etc.).
Registrerer og rapporterer NTNUs innkjøpsdata, se HMSR-23.
Vara for VO, LHVO og HVO ivaretar funksjonen i dennes fravær.
2.4.1 NTNUs hovedverneombud (HVO) HVO utpekes av arbeidstakerorganisasjonene i fellesskap eller velges av og blant LHVO, se HMSR-28. HVO ved NTNU er frikjøpt i 100 % stilling. HVOs oppgaver:
Samordner LHVOs virksomhet, støtter og veileder disse i deres arbeid.
Er sentral pådriver i HMS-spørsmål.
Representerer ansatte og VO i sentrale fora, og i det sentrale arbeidet med etablering og vedlikehold av systematisk HMS-arbeid.
Er fast medlem og representant for VO i AMU, og ansattes representant i AMUs byggearm.
Deltar i SESAM, og har anledning til å møte som observatør med talerett ved drøfting og forhandling av HA-saker (Hovedavtale-) som er nevnt i AML.
Samarbeider med og rapporterer til Rektor.
2.4.2 Lokale hovedverneombud (LHVO) LHVO velges blant VO i sitt område, se HMSR-28. Inndeling av områdene for LHVO fremkommer av oversikt over verneombudene ved NTNU. LHVOs oppgaver i det systematiske HMS-arbeid er:
Samordner verneombudenes virksomhet i sitt hovedverneområde, støtter og veileder disse i deres arbeid.
Representerer ansatte i arbeidet med etablering og vedlikehold av det systematiske HMS-arbeid innen sitt hovedverneområde.
LHVO representerer de ansatte når linjeleder vil fremme forhold angående eget arbeidsmiljø.
Deltar i LOSAM og har anledning til å møte som observatør med talerett ved drøfting og forhandling av HA-saker som nevnt i AML.
Samarbeider med og rapporterer til leder for LHVOs område (prorektor, dekan, direktør, administrativ leder (Vitenskapsmuseet)).
2.4.3 Verneombud (VO) Hovedoppgaven til VO er å være ansattes representant i saker som angår HMS og ivareta deres interesser i slike saker. VO skal sørge for å rapportere tilbake til ansatte.
Alle HMS-saker tas opp med linjeleder for enheten eller dennes representant, og VO forholder seg til linjeleder på samme nivå. VO har varslingspliktomforhold som kan medføre ulykke eller helsefare, og har rett til å stanse farlig arbeid om detforeligger umiddelbar fare for ansattes liv eller helse. VO velges ved hver enhet og for to år om gangen, se HMSR-28.
Linjeleder skal sørge for at VO får nødvendig opplæring, slik at vervet kan utføres på en forsvarlig måte. VO har rett til å delta på grunnopplæring i HMS (40-timers kurs) og skal gjøre seg kjent med gjeldende verneregler, instrukser, pålegg og henstillinger som er gitt av ledelsen eller tilsynsmyndigheter innen HMS, se HMSRV-20/01.
2.5 Fakultetstillitsrepresentant (FTR) for studenter
Representanter for ansatte og ledelse har hver fire medlemmer med varemedlemmer i utvalget. Representantene for ledelsen utpekes av Rektor.
Representantene for ansatte er hovedverneombudet og 3 representanter som oppnevnes av LO-Stat, YS-Stat, Akademikerne og Unio. Øvrige medlemmer uten stemmerett: en student-representant utpekt av Studenttinget, to representanter fra HMS-avdelingen NTNU, en observatør fra HMS-seksjonen SINTEF, en observatør fra SiT. Se for øvrig AML kapittel 7, Hovedavtalen og Tilpasningsavtalen (TA).
2.6.2 Lokale HMS-utvalg Fakultetene/sentral administrasjon kan velge å opprette lokale HMS-utvalg som skal arbeide for å bedre HMS-forholdene og for å samordne det systematiske HMS-arbeidet. Utvalget behandler HMS-saker og er et samarbeidsforum og rådgivende utvalg under fakultetet/avdelingen. Informasjon som tilflyter HMS-utvalget, skal formidles til berørte personer og instanser innen fakultetet/avdelingen. Utvalget bør ha møte minst 1 gang per semester.
Utvalget kan bestå av prorektor/dekan/direktør eller den som bemyndiges, linjeledere ved underliggende enheter eller de disse har bemyndiget (for eksempel HMS-koordinatorer), LHVO og VO for underliggende enheter, og studentrepresentant(er) fra miljø der AML gjelder for studenter (verksted, laboratorier, feltarbeid).
Aktuelle oppgaver:
Samordne, videreutvikle og effektivisere HMS-tiltakene.
Organisere kartlegging av HMS-forhold.
Gjennomgå resultatene fra kartleggingene og handlingsplanene og komme med forslag til hvilke tiltak og satsninger som bør prioriteres og koordineres.
Ta initiativ til at ledere, deres representanter og verneombud blir gitt nødvendig opplæring i forhold til HMS.
Kan bidra ved utredning av saker vedrørende HMS.
Har rett og plikt til selv å ta opp saker som anses som relevante.
Verifikasjoner: Myndighetene besøker virksomhetene for å forsikre seg om at det er samsvar mellom det dokumenterte HMS-arbeidet og praksis, sammenholdt med kravene i lover og forskrifter.
Ved mangler ved virksomhetenes systematiske HMS-arbeid kan tilsynsmyndighetene kreve endringer. Ved overtredelse av HMS-lovgivningen kan tilsynsmyndighetene reagere med ulike midler som pålegg, tvangsmulkt eller stans. Valg av reaksjonsmiddel er avhengig av skjønn og av hvilken lov eller forskrift som er overtrådt.
Retningslinjer med vedlegg
For å forenkle enhetenes arbeid er det laget ulike maler, sjekklister, skjema som vedlegg til de ulike retningslinjene.
Alle dokumentene er i pdf.format med unntak av skjema og maler som er beregnet for utfylling. For å lese dokumentene i pdf-format på disse sidene, må du ha installert programmet Acrobat Reader.
