1.       ANSETTELSESFORHOLD

1.1.    Arbeidstager er formelt ansatt som konsulent ved Høgskolen i Østfold, avd fellesadministrasjonen. Oppdragsgiver og bruker av stillingen er kun Studentparlamentet ved Høgskolen i Østfold.

1.2.    Stillingen er en fast 100 % stilling som organisasjonskonsulent.

1.3.    Stillingen lønnes som konsulent i høgskolens lønnssystem, lønnsplassering gjøres etter nærmere avtale og gjeldende avtaleverk.

1.4.    Organisasjonskonsulentens nærmeste overordnede i arbeidsforhold er Studentparlamentets Arbeidsutvalg ved leder, som har et praktisk arbeidsgiveransvar i den daglige driften.

1.5.    Organisasjonskonsulenten forventes å ha et nært samarbeid med leder.

1.6.    I tvister om ansettelsesforhold eller arbeidsrettslige spørsmål er Høgskolen i Østfold ved direktør øverste overordnede.

1.7.    Ansettelsesforhold for øvrig følger Høgskolen i Østfold sine regler for ansettelse.

2.       ARBEIDSTID

2.1.    Organisasjonskonsulentens kjernetid følger fleksitidsavtale for administrativt og teknisk personale ved Høgskolen i Østfold, så fremst dette ikke strider mot kjernetiden til studentparlamentet.

2.2.    Studentparlamentets kjernetid er fra kl 09.00 - 15.30 og kl 09.00 - 15.00 (15. juni til 15. august). Arbeid utover fast kjernetid føres på egne lister, jfr pkt 2.5.

2.3.    Det må regnes med noe overtid i hektiske perioder, blant annet kveldsmøter og inntil fire helger i semesteret i forbindelse med kurs, konferanser og seminarer.

2.4.    Overtidsbetaling og/eller avspasering følger regler for fleksitidsavtale for administrativt og teknisk personale ved Høgskolen i Østfold.

2.5.    Organisasjonskonsulenten skriver selv lister over opptjent arbeidstid og avspasering, noe som til enhver tid skal avtales og godkjennes av leder av studentparlamentet.

3.       OPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER

3.1.    GENERELLE OPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER

3.1.1. Organisasjonskonsulenten skal stå for den administrative driften av studentparlamentets kontor.
Dette innebærer generelle kontorrutiner, eksempelvis: arkivering, databehandling, kopiering og behandling av telefoniske og øvrige henvendelser.
I tillegg hører andre administrative oppgaver inn under organisasjonskonsulentens ansvar, som eksempelvis kan være utforming av brev, saksfremlegg, utredningsarbeid og sekretærarbeid for Studentparlamentet og dets Arbeidsutvalget og komiteer, møteforberedelse og informasjonsarbeid.

3.1.2. Organisasjonskonsulenten skal brukes som ressurs og være tilgjengelig for utredning og rådgivning overfor leder og Arbeidsutvalget i studentpolitiske og organisatoriske saker.
For øvrig skal organisasjonskonsulenten yte service og være behjelpelig ovenfor parlamentets komiteer og utvalg, samt alle som henvender seg til Studentparlamentet, så lenge dette ikke går på bekostning av kjerneoppgavene til organisasjonskonsulenten.

3.1.3. Organisasjonskonsulenten skal være oppdatert på vedtak og vedtekter/reglement i studentparlamentet og høgskolen, og sammen med leder sørge for utøving og iverksetting av Studentparlamentets og Arbeidsutvalgets vedtak.

3.1.4. Organisasjonskonsulenten skal holde seg løpende orientert og oppdatert i aktuelle studentpolitiske og utdanningspolitiske saker.

3.1.5. Organisasjonskonsulenten skal sammen med leder av studentparlamentet være en organisatorisk kontaktperson for studentparlamentet opp mot interne og eksterne ledd. Organisasjonskonsulenten skal fungere som en infostasjon opp mot studentorganisasjonen i Østfold, administrasjonen ved Høgskolen i Østfold og andre ledd i høgskolesystemet. Organisasjonskonsulenten skal sammens med leder være kontakt for studentparlamentet ut mot eksterne ledd utenfor høgskolen i Østfold.

3.2.    STUDENTPARLAMENTETS MØTER

3.2.1. Organisasjonskonsulenten skal være referent og sekretær på studentparlamentets møter. Organisasjonskonsulenten er administrativ ansvarlig for Studentparlamentet, og møter på møtene med talerett.

3.2.2. Organisasjonskonsulenten skal sende ut innkalling til studentparlamentets møter. Organisasjonskonsulenten skal renskrive Arbeidsutvalgets saksliste og sakspapirer til studentparlamentets møter. Organisasjonskonsulenten har også ansvaret for skriving og utsendelse av protokoll fra studentparlamentets møter.

3.2.3. Organisasjonskonsulenten skal ved behov kalle inn varaer ved forfall til studentparlamentets møter.

3.3.    STUDENTTILLITSVALGTE

3.3.1. Organisasjonskonsulenten skal administrativt arbeide med å legge forholdene til rette for at tillitsvalgte kan gjøre en best mulig jobb i sine respektive tillitsverv. Organisasjonskonsulenten skal gjennom administrative rutiner ha ansvar for å kurse tillitsvalgte, og i samarbeid med leder av studentparlamentet forberede / legge til rette og bistå for kurs som arrangeres av studentparlamentet.

3.3.2. Organisasjonskonsulenten skal jobbe med praktisk tilrettelegging og informasjonsvirksomhet i forbindelse med studentvalgene.

3.4.    INFORMASJONSARBEID

3.4.1. Organisasjonskonsulenten skal være ansvarlig for drift og oppdatering av studentparlamentets og studentorganisasjonens hjemmesider.

3.4.2. Organisasjonskonsulenten skal være ansvarlig for annet informasjonsarbeid, herunder utvikling av brosjyrer og plakater, og arbeid jfr pkt. 3.3.2.

3.5.    ØKONOMI

3.5.1. Organisasjonskonsulenten har budsjettdisponeringsmyndighet og kontrollfunksjon for oppfølging av budsjett og budsjettramme, og skal sørge for at det er samsvar mellom budsjett og regnskap.

3.5.2. Organisasjonskonsulenten skal føre løpende internt skyggeregnskap på inn/utbetalinger som går gjennom studentparlamentets budsjettenhet ved Høgskolen i Østfold. Høgskolen i Østfold fører ordinært regnskap.

3.5.3. Organisasjonskonsulenten skal konterer/underskrive og stå for inn/utbetalinger og kontroll av regninger, reiseregninger og fakturaer som studentparlament, studentråd og fadderordning sender til Høgskolen i Østfold.

3.5.4. Hver tredje måned skal organisasjonskonsulenten sende ut økonomirapport til Arbeidsutvalget og studentråd, og oftere ved behov. Hvert halvår skal organisasjonskonsulenten legge frem et halvårsregnskap med forslag til revidert budsjett. Etter endt regnskapsår sender organisasjonskonsulenten årsregnskap til Arbeidsutvalget.

3.5.5. Organisasjonskonsulenten har ansvar for at eventuelle vesentlige avvik i forhold til budsjett umiddelbart blir rapportert til Arbeidsutvalget og økonomiseksjonen.

3.5.6. Hver tredje måned skal organisasjonskonsulenten ha et kontrollmøte med økonomiseksjonen på fellesadministrasjonen for å gjennomgå tre siste måneders regnskap og budsjettdisponeringer.

3.5.7. Organisasjonskonsulenten skal bistå Arbeidsutvalget med å sette opp budsjett.

 4.       Arbeidsforhold til leder av Studentparlamentet

4.1.    Leder er oppdragsgiver for organisasjonskonsulenten, og organisasjonskonsulenten samarbeider med leder i det daglige arbeidet.

4.2.    Organisasjonskonsulenten skal være leders nærmeste medarbeider i arbeidsforhold.

4.3.    Organisasjonskonsulenten skal arrangere, sammen med leder, årlig styreseminar og Fellesseminaret. 

4.4.    Organisasjonskonsulenten skal sammen med leder være ansvarlig for kursing av studentparlamentets og studentrådenes medlemmer.

4.5.    Det skal tilstrebes at enten leder eller organisasjonskonsulenten er tilstede på kontoret i kjernetiden. Ferie/avspasering bør primært planlegges slik at studenter og andre som ønsker å komme i kontakt med kontoret blir berørt i minst mulig grad.

4.6.    Ved organisasjonskonsulentens ferieavvikling utfører leder enklere administrative oppgaver som behandling av inn- og utgående post og epost, forespørsler, betjening av telefon og lignende.

5.       BEGRENSINGER

5.1.    Organisasjonskonsulenten skal ikke inneha verv/stillinger innen andre organisasjoner som kan ventes å komme i konflikt med organisasjonskonsulenten arbeid.

5.2.    Organisasjonskonsulenten skal ikke ha studenttillitsverv innen Høgskolen i Østfold.

5.3.    Organisasjonskonsulenten skal ikke påta seg /pålegges oppgaver som naturlig hører inn under andre organer eller er utenfor stillingsinstruksen uten at dette er avklart med Arbeidsutvalget.

5.4.    Det understrekes at studentpolitiske, fagkritiske og velferdspolitiske spørsmål tilhører Studentparlamentets ansvarsområde, mens organisasjonskonsulenten har det administrative ansvaret for Studentparlamentet.

5.5.    Organisasjonskonsulenten har ikke stemmerett eller forslagsrett i studentparlamentet, kun talerett.

5.6.    Organisasjonskonsulenten har taushetsplikt i sensitive saker som omhandler enkeltstudenter, og andre saker som er taushetsbelagt.

6.       Opphør og/eller endring av instruks

6.1.    Instruksen kan bare settes ut av kraft ved innføring av ny stillingsinstruks. Dersom ny instruks ønskes tatt i bruk, eller det er ønskelig eller nødvendig med endringer i nåværende instruks mens stillingen er besatt, skal denne instruksen være gjort kjent for organisasjonskonsulenten minimum 3 måneder før iverksettelse.

6.2.    Organisasjonskonsulentens rett til medinnflytelse i endringer i egen stillingsinstruks og arbeidsområder samt andre arbeidstagerrettigheter følger vanlige regler ved Høgskolen i Østfold.

7.       Ikrafttreden og varighet

7.1.    Denne instruksen er fastsatt av Arbeidsutvalget i Studentparlamentet og gjelder fra 01.07.05 inntil ny instruks erstatter denne.